2023プロジェクトマネジメントを考える。ツールや同期や非同期。

こんばんは。今日はプロジェクト進行においての同期や非同期について考えた事やメモを書いてみます。私は見積作ったりと営業側面もありますが、プロジェクトマネージャーポジションが一番実務度が高い気がしています。

プロジェクトとは？

ここでのプロジェクトとは仕事は全てプロジェクト。と考えています。自社内で完結するものもあれば、外部の方との連携が必須のものもあります。
私の専門エリアであるシステム構築や、WEBサイト制作などは特にプロジェクトという意識が強いですが、企業のマーケティングの一環でNoteを始めよう！なんて事ももちろんプロジェクトですね。

プロジェクトを進行管理するには・・・

IT業界ではプロジェクト管理ツールはかなり早い段階から利用が始まっていました。もっと古くから利用されているケースもありましたが、機能面やブラウザからログインで誰もが利用可能になる下地が整ってきた2007〜2010年頃からの導入が多かった印象です。
未だにプロジェクト管理ツールに関しては、これが良い、正解だ！という状況にはならず、一旦はこのツールを導入して、こう運用しよう。でもまた考えよう。という状況です。
有名なところでは、Backlog、Trello、Notion、Redmine、Asana、Jira、Wrike、MS Projectなどがあります。
この中の半分くらいは利用したことがありますが、どこまでいってもツールはツールであるため、一長一短、組織や考え方、スタッフのツールへの学習コストなどで選定する形になるかと思います。

立場によるニーズの差

特に発生しやすいケースとしては、管理側と作業側など立場によって需要が異なるケースが多く見てきました。管理側としてはガントチャートをクライアントに提出したり、全体の進行を見たいので、ガントチャートが好ましく思える事が多々あります。私も気持ち的にはガントチャートは好きですし、作った時点で何か上手く進行していきそうな気すらします。
が、しかし・・・ガントチャートが正常に運用され上手くプロジェクトが進むケースはほぼ見た事がありません。毎週1回必ず全員で同時に更新する機会があればまだ良いですが・・・。という事でおおまかなスケジュールとして提出したりはするものの、あまり重要視はしていません。かなり小規模なプロジェクトではそのまま上手く行く事もありますが。。。

また、作業側としては○月○日〜○月○日となっていると、最初の日付からはまず着手しなくなります。当然他の仕事があったりもするので、優先度が下がるのは心情的には当然かもしれません。終了の日に間に合えばとなりますよね。

ガントチャート

そんな中登場したのが、Trelloを始めとしたかんばん型のタスク管理ツールです。こちらは「タスク」のリストから自分が作業開始したよ！という時に、「作業中」のリストに移動するだけです。これだけで他のメンバーには今誰が何をやっているかが伝わります。
また直感的なので、ツールに対しての学習コストが非常に低く、作業側に好かれやすい特徴があります。

かんばん型

ここまでツールの話ばかりしてしまいましたが、コロナ前ではまず考えられない「リモートワーク」「ミーティングをオンラインにするか、オフラインにするか」など働く場所が皆同じでは無くなりましたので、プロジェクト推進にツールはツールでほぼ必須とも言えるためです。

同期型とは？

オンライン・オフライン共に、ミーティングでは参加者が、同時に集まる形になります。これが同期になります。他にも電話など自分以外の相手と同時に時間を作るものは全て同期型になりますね。

非同期型とは？

メール、チャット、タスク管理ツールの更新など、自分以外の相手と同時に時間を使わなくて良いものになります。非同期はとても良いですが、ニュアンスが伝わりづらい事もあり、返って気をつかってしまったりといった面もありますので、心理的安心を双方で持つためにも電話やミーティングも適切な頻度やタイミングで実施するのが良いと考えています。

結局はアウトプットが重要

色々と書いては来ましたが、非同期だったり、リモートだったりすることによって、アウトプットが最も重要なモノになりました。このアウトプットには、見積、要件定義資料、提案書、設計書、デザイン、動くプログラム、バナー、何でも含まれるかと思います。

直近でなるべく行っている事としては、1枚のスライドでもなるべく作成して共有や送付する事です。特にメールはたくさん文章を書いても図では無いので理解が難しかったり、ズレが生じるため、なるべく資料化してスムーズでずれが少なくなるような進行を心がけています。

ガントチャートについて面白い動画がありましたのでご紹介いたします。

ここまで読んでいただきありがとうございます！
それでは今日のnoteも誰かに何か参考になったりすれば幸いです。

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