メールを打つ時間を早くする大切さとコツ。
こんにちは。江口邦広です。
どれだけSlackやチャットワーク、Teamsでのやり取りが増えたと言っても、メールを打つ機会がゼロにはならないと思います。
このメールを打つ時間。思っている以上に使っているようです。
この時間に関して面白い記事があったのでその紹介と、メールの打つ時間そのものを減らすにはどうするのが良いか？ということをnoteにします。
メールを打つ時間
ビジネスパーソンがメール1通書くのにかかる時間は平均「5分56秒」、1日81分メールを書いていることに【日本ビジネスメール協会調べ】
思った以上に1通にかける時間が長く、また１日にメールを作成する時間も合計81分と長いようです。
もっと言えば、1日のメール処理時間は平均2時間30分とのことです。
このことを知ると、不要なやり取りを減らすことはもちろんですが、一通一通にかける時間を短くすることも大事だと気付けます。
ここでは、メールの作成時間を短くするための工夫を以下に記します。
タイピングを早くする
まずは物理的にスピードを上げることです。
1文字1文字キーボードを見ている人と、ブラインドタッチできる人では大きく差が出ます。
また、入力ミスを減らす努力をすることも大切です。
入力スピードは早いけれど、入力の手戻りが多い人がよくいます。
確実な入力をする方が早いので、スピードとともに正確さを大事にしましょう。
ショートカットを覚える
文字入力に限らず、WindowsもMacも便利なショートカットが用意されています。
初歩的な話で言えば、太字にすることをControl+B、アンダーラインにすることをControl+Uだったりします。
自分がよくやる操作にショートカットキーは存在しないのか？ということは一度確認してみたほうが良いと思います。
辞書登録をうまく使う
お世話になっております。 ＝ おせ
お疲れさまです。江口です。 ＝ おつ
よろしくお願いいたします。 ＝ よろ
といった形で、よく使うものに関しては辞書登録をしておくと入力スピードが上がります。
「お世話になっております。」といった内容をそもそも書く理由が分からないという方がいます。その気持は分かります。
ただ、受け取った相手がこうしたことを書いている場合はあわせておいた方が無難です。
このワード一つないことによって、「失礼な人」といったレッテルをはられることがあります。
辞書登録しておけば手間ではないと思うので、辞書登録しておくことをおすすめします。
オートコンプリートをうまく使う
オートコンプリートをうまく使えると入力スピードは爆上がりします。
入力ミスも減る上にスピードもあがります。
最近このオートコンプリートにこだわった企業があるようで、以下のような記事がありました。
「5年後に平均的な人たちは書くときにすべてのワードをタイプしていない、と信じている。」このように以下の記事にはあります。
5年かけて思ったとおりに簡単にオートコンプリートで文字入力できるようになるかもしれません。
Google音声入力
意外と使えるのがこのGoogle音声入力です。
主にGoogleドキュメントの音声入力をメインに私は使っています。
話している話がその場で日本語で入力され、変換もされます。
微妙な変換ミスや音声入力ミスはありますが、何かをやりながら入力できたり、ざっくりと全体像を残すのには持ってこいの機能です。
まだメールへの応用は難しいかもしれませんが、議事録を創って、クライアントとのやりとりを残す、といったシーンでは役に立つのではないでしょうか。
まとめ
メールはあくまで相手に伝えるための手段です。
この小さいさな改善の積み重ねが大きな時間を創り出します。
色々と細かい方法を書きましたが、メールを打つというちょっとした作業時間が短くなることで他に当てる時間が増えます。
より本質的なことや、緊急でないけど重要なことに時間を充てれるようになります。
是非、一つ一つ工夫をしてみて、重要なことに割く時間が増えていけば幸いです。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？