GPT-4が考えるプレゼンのレイアウト（④プロジェクト進捗報告会）
前回「GPT-4が考えるプレゼンのレイアウト③」という記事で、「売上や業績の報告・分析会」の図解レイアウトを作成しました。今回は「プロジェクト進捗報告会」でよく使われる図解レイアウトを考えてみたいと思います。
「プロジェクト進捗報告会」の各スライドで使用すべき図解やグラフの名称:
1. タイトル: プロジェクト進捗報告
・図解やグラフは不要です。
2. プロジェクト概要
・オルガニゼーションチャート: メンバー構成と役割
・タイムライン: プロジェクト期間の可視化
3. 目標と進捗状況
・ゲージチャート: 目標達成率
・水平棒グラフ: 各目標の進捗状況
4. 成果物・達成内容
・チェックリスト: 完了したタスクと未完了タスク
・円グラフ: タスク完了状況の構成比
5. 問題点・課題
・ツリーマップ: 問題点・課題の優先度や影響力の可視化
・棒グラフ: 遅延要因の比較
6. 改善策・アクションプラン
・Priority Matrix（優先度行列）: タスクやプロジェクトを優先順位によって分類
7. リスク管理
・リスクマトリックス: リスク要因の評価と対策の重要度
・レーダーチャート: リスク対策の効果比較
8. 次回報告までのタスク
・タスクリスト: タスクの一覧、優先順位、期限
・ガントチャート: タスクの期限と進捗の可視化
今回も、GPTの出力結果に基づいて各スライドのレイアウトをイメージしていきます（通常はノートで手書きのラフ案を作るのですが、ここではパワポでざっくりとしたレイアウトを作っています）。
馴染みのない図解についてはプロのコンサルになりきって説明してもらい、各スライドの具体的な内容についても追加質問をして、プレゼン製作の助けになるような提案をしてもらおうと思います。
01_タイトル: プロジェクト進捗報告
まずタイトルについては、下記の指示に従ってレイアウトを作ります。タイトル案などが決まらない場合は、GPT-4にブレインストーミングしてもらうとよいでしょう。
1. タイトル: プロジェクト進捗報告
・図解やグラフは不要です。
02_プロジェクト概要
つぎにプロジェクト概要を説明する図解を作ります。
2. プロジェクト概要
・オルガニゼーションチャート: メンバー構成と役割
・タイムライン: プロジェクト期間の可視化
組織図やタイムラインを用いて、概要を説明しましょう。
03_目標と進捗状況
次は目標と進捗状況をグラフで表します。
3. 目標と進捗状況
・ゲージチャート: 目標達成率
・水平棒グラフ: 各目標の進捗状況
ここでは水平棒グラフを用いて各目標の進捗状況を比較します。グラフは正確に作りましょう。
04_成果物・達成内容
4. 成果物・達成内容
・チェックリスト: 完了したタスクと未完了タスク
・円グラフ: タスク完了状況の構成比
チェックリストでタスクの完了状況を可視化しましょう。
パワポ標準搭載のアイコンが可愛いです。
05_問題点・課題
問題点・課題について説明します。
5. 問題点・課題
・ツリーマップ: 問題点・課題の優先度や影響力の可視化
・棒グラフ: 遅延要因の比較
ツリーマップで優先順位を表現しましょう。
06_改善策・アクションプラン
6. 改善策・アクションプラン
・Priority Matrix（優先度行列）: タスクやプロジェクトを優先順位によって分類します。
優先度マトリクスの作り方についてGPTに聞いてみましょう。
GPT-4に「あなたはプロのコンサルタントです。プロジェクト進捗報告会における「優先度マトリクス」とは何か、EFFORTとVALUEを用いた定義と具体的な図解の作り方を教えてください。」と入力します。
「優先度マトリクス」は、プロジェクトのタスクや課題、戦略などを重要度と労力（またはコスト）で評価し、それを二次元グラフにプロットする手法です。これはプロジェクト管理において重要な意思決定ツールとして使用されます。特に、リソースが限られている場合や、どのタスクに着手すべきかが不明確な場合に有用です。
「EFFORT」と「VALUE」を軸にした優先度マトリクスの作成方法は以下の通りです。
１．タスクリストを作成：プロジェクトで行う必要がある全てのタスクをリストアップします。
２．タスクの評価：各タスクについて、「EFFORT」（労力またはコスト）と「VALUE」（価値または利益）を評価します。評価は主観的であることが多いですが、具体的な基準や評価尺度を設定することが有効です。
３．タスクをプロット：「VALUE」をx軸、「EFFORT」をy軸としたグラフに、各タスクをプロットします。
４．優先度の決定：一般的に、「VALUE」が高く、「EFFORT」が低いタスクが最優先されます。グラフを四等分し、各象限でタスクをカテゴライズすることが一般的です。
具体的な象限は次の通りです：
・第一象限（右上）：High Value, Low Effort - これらのタスクは最も優先度が高く、すぐに取り組むべきです。
・第二象限（左上）：Low Value, Low Effort - これらのタスクは労力は少ないが、価値も低いです。時間が余っている場合にのみ取り組むと良いでしょう。
・第三象限（左下）：Low Value, High Effort - これらのタスクは労力はかかるが、価値が低いため避けるべきです。
・第四象限（右下）：High Value, High Effort - これらのタスクは価値は高いが、大きな労力を必要とします。リソースと時間が許す場合に取り組むか、より効率的なアプローチが見つかるまで保留することが一般的です。
このように、優先度マトリクスを使用することで、タスクの重要性と労力を明確に理解し、リソースを最も効果的に使用することができます。
07_リスク管理
7. リスク管理
・リスクマトリックス: リスク要因の評価と対策の重要度
・レーダーチャート: リスク対策の効果比較
リスク管理をするためのマトリクスの作り方についてGPTに聞いてみましょう。
GPT-4に「あなたはプロのコンサルタントです。プロジェクト進捗報告会における「リスクマトリクス」とは何か、定義と具体的な図解の作り方を教えてください。」と入力します。
リスクマトリクスは、プロジェクト管理やリスク管理における重要なツールで、個々のリスクを評価し、そのリスクがプロジェクトに及ぼす可能性のある影響を視覚化する方法です。リスクマトリクスでは、一般的にリスクの「確率」（そのリスクが実際に起こる可能性）と「影響」（そのリスクがプロジェクトに及ぼす可能性のある損害の大きさ）を軸に考えます。
リスクマトリクスの一種であるSeverity（重大度）とLikelihood（可能性）のマトリクスを作成する場合、以下の手順を参考にしてください。
まず、「Severity」と「Likelihood」を評価するための尺度を設定します。一般的には1（低）から3（高）の3段階評価が用いられます。
１．リスクの識別：プロジェクトで発生する可能性のある全てのリスクをリストアップします。
２．リスクの評価：各リスクについて、「Severity」（リスクが発生した場合の損害の大きさ）と「Likelihood」（リスクが発生する可能性）を評価します。評価は1（低）から3（高）の3段階で行います。
３．リスクのプロット：3x3のマトリクスに「Severity」をx軸、「Likelihood」をy軸として、各リスクをプロットします。マトリクスは左上が「1,1」（低Severity, 低Likelihood）、右下が「3,3」（高Severity, 高Likelihood）となります。
４．リスクの分析：「Severity」と「Likelihood」が共に高いリスク（右下の区画）が最も注意を要し、リスク軽減の策を優先的に考えるべきです。一方、「Severity」と「Likelihood」が共に低いリスク（左上の区画）は比較的無視できます。
以下、マトリクスの各区画の一般的な解釈です。
・低Severity, 低Likelihood（左上）：リスクは低いため、特別な対策は必要ない場合が多いです。
・中Severity, 中Likelihood（中央）：これらのリスクについては、対策を検討し、リソースとリスクのバランスを考慮する必要があります。
・高Severity, 高Likelihood（右下）：これらのリスクは非常に高いので、すぐに対策を考える必要があります。
このようにリスクマトリクスを用いることで、リスクの性質とその影響力を視覚的に理解し、それに基づいて適切なリスク管理戦略を立てることが可能になります。
08_次回報告までのタスク
8. 次回報告までのタスク
・タスクリスト: タスクの一覧、優先順位、期限
・ガントチャート: タスクの期限と進捗の可視化
まとめ
今回もGPT4に質問しながら必要なレイアウトを提案してもらうことができました。プレゼンレイアウトや図解の勉強にぜひ使ってみてください。
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