電子メールのマナー

こんにちは！クボタです！

今日はビジネスメールのマナーについて説明させていただきます。

文書だけでなく、データのやり取りや画像などの送受信もできる電子メール。

ビジネスをしている方であれば、一度は使ったことあると思います。

僕も朝起きたらまずはメールチェックします。

今回は、その毎日使う電子メールについて詳しく説明していきます！

お客様とのやりとりする上では主に、

○電話

○電子メール

○ファクス

○ビジネス文書

この４つの通信手段があると思います。

電話は主に緊急の用件、口頭で伝えるべき用件があるときに使います。

電子メールは履歴が残ると助かる用件だったり、文章でないと説明しづらいことがあった場合や、

相手側にデータを見てもらいたいとき・お渡ししたいとき等に使うのではないでしょうか。

様々な用途・適した使い方がありますが、この４つの中で

今は何が一番適切な通信手段なのかをその都度選ぶ必要があります。

その中で今回は電子メールをピックアップし、そのメリットデメリットから説明していきます。

電子メールのメリット・デメリット

まずは、電子メールのメリット…

・【手軽である】

・【履歴が残る】

・【映像や音楽、資料などがすぐに送れる】

・【世界中どこからでも送信受信ができる】

等でしょうか。

まず、時間や場所、相手の都合を気にせず送れるのはいいことですよね。

受信した相手はいつでも読めるので、緊急な要件でなければ

次に、電子メールのデメリットはどのようなものかと言うと…

・【感情が伝わりにくい】

・【セキュリティーが不安】

・【アドレスを間違いやすい】

・【届いたかどうか・見てもらえたかどうかの確認がしづらい】

以上のこのあたりだと思います。

ネットワークを介しての送受信なので、通信障害やエラーなどが発生してしまう危険性があります。

ちゃんとメールが届いたかどうかが厳密にはわからないところは、

毎度メールを送るたびに不安になりますよね…。

では次に、作例を通して電子メールの文面の確認をしていきましょう！

一通メールを作ってきましたので一緒に確認していきましょう。

差出人

まず、差出人名のところに注目してください。

こちらはあらかじめ設定が必要です。

とりあえずここではクボタ社長にしてますが、

本来であれば「○○会社××(氏名)」と記載します。

「CC」と「BCC」

続いて、宛先とCCとBCCについてです。

宛先はわかると思いますので省略しちゃいます。

CCとは「カーボンコピー」の略です。要は、メールの写しです。

○○さんに宛てたメールですが、CC欄に他の宛先を選択すると

その宛先にもこのメールが送られるようになります。

他の宛先の方にもメールの内容を参考程度に見てほしいときに使います。

CCは複数の宛先を選択することができます。

BCCは「ブラインドカーボンコピ」ーの略です。

要は「ブラインド」…非表示になるので、ここで選択した宛先は送信先の方には表示されません。

内容は見てほしいけど、この人に送ったことは他の受信者に知られたくない場合に使います。

件名

続いて件名です。

こちらはとにかく簡潔に、一目で内容がすぐに分かる件名にしてください。

「Re」は臨機応変につけましょう。

返信すると「re:」が件名につきますが、

同件のやりとりをする場合は消さずにそのままにし、話題が変わったら新たな件名を入れ直すようにしましょう。

本文

続いて本文です。

一番上には【宛先の方の会社名】と【名前】を記載します。

ここで間違いやすいのが「株式会社○○御中　○○様」

と書く方がいますが、それだと敬称が2つになってしまいますのでNGです。

この宛先はいただいた名刺通りに記載しましょう。

続いて中身の本文です。

時候の挨拶は必要ありません。

挨拶は「いつもお世話になっております。」程度に簡単に済ませ、すぐに本文に入りましょう。

ここで忘れてはならないのが、自分の名前を明記することです。

差出人が最後の署名を見ないとわからないのは困るので、文章の初めに自分の会社名と名前を書きます。

本文も長文にならないように簡潔にまとめましょう。

１行３５文字以内を目安に抑えるとちょうどいいです。

最後に署名を付けることを忘れずに！

ここまで記入できたら送信…ですが、

最後にもう一度読み返すことを忘れないようにしましょう！

真意がきちんと伝わる文章になっているかどうか？

タイピングミスはないか、添付資料はわすれてないか？

しっかり確認しましょう！

その他の注意すべきポイント

送信前の確認事項として、下記のものが挙げられると思います。

本文を打ち込んだ後は一旦間を置き、最終確認をしっかりとしてから送信ボタンを押しましょう♪

・【宛先やCCやBCC登録をする際に様を付けること】

登録したまま宛先の欄に表示されてしまうからです。

・【セキュリティー管理をすること】

メールからウィルス感染するケースはかなり多いです。

もし相手方のPCにウイルスを送ってしまった場合は当然お客様にも迷惑がかかってしまいます。

逆にウイルスつきのメールが送られてくる危険性もありますので、

ウィルス対策ソフトは常に最新のものにアップデートしておきましょう！

・【受信したらすぐに返信】

受信しても他の業務に気を取られてしまい、ついつい返信を送り忘れてしまう…そんな失敗も結構あります。

メールが来ていると気づいたらなるべく早く返信するように心がけましょう！

・【緊急性のものはメールより電話】

クレームやトラブルなど、緊急性の高いものはメールより電話で即対応することが大切です。

その時その時でどの通信手段を選ぶかはとても重要です。

すぐに確認したいことや急ぎの用件が発生した場合は、メールではなく電話で連絡を取りましょう！

まとめ

CCやBCCに関してはどんなものかよく知らないという人って結構多いと思います。

ですが、電子メールのちょっと難しい機能としてはそれくらいなんじゃないでしょうか。

文面のマナーは予め決められているので、それさえ習得してしまえばかなり気軽に扱えるようになります。

ですが、業務上の連絡は何でも電子メールで済ませられるとは限りません。

メールにはメールの、電話には電話の、ファクスにはファクスの役割があります。

それぞれの役割をしっかり把握し、適切なツールを選択できるビジネスマンになりましょう！