正しく覚えよう！『封書』のマナー

こんにちは！クボタです。

今日は封書のマナーに関して説明させていただきます。

封書って社会人にならないと書く機会ってなかなかやって来ないですよね。

封書の書き方を忘れてしまった方や、

これから新社会人になる方も参考にしていただけると幸いです。

この封書で文書を送ることの良い点を挙げるなら、

・気持ちがこもっている感じがする

・写真やパンフレットなど現物のやりとりに便利

等でしょうか。

メールや電話よりも手間がかかりますが、丁寧な印象を与えることができます。

しかし、デメリットもあります。

・すぐに受け取れない

・手間がかかること

この二点が大きなデメリットかと思います。

配達に日時を要するため急ぎの用事には不適切ですし、

宛先を書いたり梱包の必要もありますので、作成にはまとまった時間が必要です。

時と場合を考えて、メール・電話・封書を使い分けていくのがいいと思います。

封書は主にビジネスシーンではお礼状やお詫び状、

パンフレット送付時にビジネス文書を送る際に使います。

【封筒と便箋を選ぶポイント】

次に、封筒と便箋を選ぶポイントをお話しします。

基本的にビジネスシーンでは白の無地のものを使いましょう。

縦書きの和封筒と横書きの洋封筒があります。

さらには一重と二重があり、重要な文書は二重の和封筒を使い、弔辞などには一重を使います。

茶封筒は、ややそっけない印象を受けるので使用するのは控えましょう。

社外に出す請求書や領収書など事務的な書類を送る際はOKです。

敬意や誠意を込めたいときは厚手の封筒を使うと良いでしょう。

続いて、印字か手書き、どちらが好ましいかなのですが、

これは印字でもOKです。

ですが、儀礼文書を送る際には手書きの方が受け取った人には心のこもった文書の印象を受けます。

まあ、印字でも問題はありませんが、その場合最低限署名だけは手書きで書いた方が好ましいでしょう。

【各種封筒の書き方】

和封筒、洋封筒の書き方について説明していきます。

○和封筒

POINT!

◎住所は郵便番号の枠から1cm程空けて書きます。宛名より小さく書き、２行目は１文字分下げます。

◎数字は漢数字で。

◎宛名は住所より１文字下げた位置の中央部に住所より大きく書きます。

◎切手は左側にできるだけ少ない枚数で貼ります。

◎裏面は、中央の線から右側に住所、左側に名前を書きましょう。全部を左側に寄せてもOKです。

◎日付を入れる場合は、裏面の左上(郵便番号の枠の上)に漢数字で表記します。

◎封締めは「〆」もしくは「封」と書きます。

〇洋封筒

POINT!

◎宛先の住所は端に寄りすぎないよう、二文字分スペースを空けます。２行目からは１文字分ずらしましょう。

◎数字は英数字で。

◎会社名や部署名は住所から1文字程度ずらした位置からスタートします。1行で収まらない場合は、また1行ずらして書きましょう。

◎宛名は大きめに。役職を書く場合は、名前の前に小さく書きます。

◎切手は右上に貼ります。

◎裏面は郵便番号の位置に住所・会社・名前を全て左揃えで書きます。自分の名前は住所より一回り大きく書きましょう。

◎洋封筒の場合には封締め必要ありませんが、書くのであれば「〆」もしくは「封」と書きます。日付を入れる場合は左上に英数字で書きましょう。

〇A4封筒

A4封筒の書き方は基本和封筒と同じです。

この封筒の裏面は郵便番号の枠がない無地のものですが、

この場合の日付は右上に書くようにしましょう。

【書く際の注意点】

最後に間違いやすいポイントを説明させていただきます。

◎敬称は二つ付けないこと。

　会社宛なら"御中のみ"。会社と個人名がある場合は"様のみ"です。

◎(株)と略さない。

◎ラベルシールを貼る場合は、封筒中央やや上あたりに傾かないように貼る。

以上の三点に注意しながら書きましょう。

さらに、誤字や脱字をしてしまった場合は修正液や修正テープ等は使わず、

必ず新しい封筒を使うようにしてください。

というわけで、今回の記事は以上になります。

まず最初は参考例を見ながら正しく書くことを意識してみましょう。

封書の書き方はルールが決まっているので、正しい書き方の例を真似すれば問題ありません。

ペーパーレス化が進められる現代ですが、封筒の出番はまだまだあります。

紙媒体のビジネスマナーは将来必要なくなってくるかもしれませんが、

しばらくはしっかり身につけておいた方が良いでしょう。