見出し画像
Photo by chiba_disaster

Amazon Business Prime Unlimited入れたよという話

くろひつじ

会社でAmazon Business Prime Unlimitedを全社導入しましたのでまとめておきます。

先にお断りしておくと、正直どこまでPrimeなしでできて、どこからPrimeじゃないとできないか曖昧な部分もあります。
わかってるところは明記していくので、詳細はAmazon社に確認などしてくださいー。

経緯

元々備品購入は大きく2パターンありました。

  • 各自で購入

  • 総務が代理で購入

PCやスマホなど会社として資産を管理する必要のあるものは総務が代理で購入していたのですが、アカツキは各事業部・各チームに裁量を大きくもたせる文化であるため、ITチームとしては極端な話ブツさえ管理できれば購買自体は特に気にする必要がないです。
やれ「総務が管理するなら費用も総務持ち」だの「使うのは○○部だから費用はそっち、管理はこっち」とはどーでもいい（マジでどうでもいい）話が一切なくてストレスフリーです。（ちょっと何かを思い出した）

また、ユーザーは端末を使って仕事をするのがメインであるため、購買自体に不要な工数をかけさせてしまっているのは我々の課題としてあったため、そこを解決する施策も検討していました。

…まぁ実際は不要な工数ではないんですけどね。
例えば検証用のスマホを購入する際には

  1. ワークフローシステムで上長に許可をもらう

  2. ほしい端末を選定する

  3. URLを総務に伝える

  4. 総務が購入する

  5. 届いたら管理のための設定を行ってユーザーにお渡しする

という流れでした。どれも大事な作業ですね。
しかしやっぱりあっちこっち見たり連絡取ったりが煩雑なのと、残り1点とかだと見つけてから買うまでにタイムラグが発生するので、ユーザーはハラハラしちゃいますね。これは良くないです。

元々Amazon Businessは導入されていたのですが、Primeではない上に利用しているのが一部の部署のみという状態でした。
そこで前職もAmazon Businessを導入した経験もあったため私が手上げし、より活用するためにAmazon社にも連絡して検討したり経理チームと調整した結果、Primeに入ったほうが良いという結論に至り、現在全社導入した上に購入時のワークフローも撤去することができました。

メリット

Amazon Businessは承認フローが簡易ですがあります。
従来のワークフローも上長への1ステップくらいでしたので、いっそのことAmazon Businessの承認フローを使うように各所調整しました。

これによりユーザー側としてはいつも使ってるAmazonのまま使うだけでワークフローが終わり、総務が買うのを待つ必要もなくなりました。
かなりスピード感は上がったかと思いますし、ワークフローをチラチラする必要もなくなったので体感して楽にはなったのではないでしょうか。

別支店として経理はAmazonに関してはAmazonの管理画面さえ見ていれば全部把握できる上に、承認の証跡も把握できるので大分見る場所が減って楽になったんじゃないかと思います。

累計購入割引などもありますがまぁおまけ程度ですね。

しかし最大のメリットはむしろ管理側にあります。

ITチームのメリット

１．アカウント管理について
会社のメールアドレスのアカウントは全て会社で管理し、個人で会社のメールアドレスを使ってアカウントを勝手に作成できないように制限をかけました。
これにより会社のメールアドレスで作成した個人アカウントに会社のクレジットカード情報を設定することができなくなりますので、退職後の不正使用を防止できるようになりました。
（個人のメールアドレスで作成した個人アカウントに会社のクレジットカード情報を登録できるのはかなり限られているため、別の意味でそこは問題ないです）

Amazonアカウントってメールアドレスなくなっても使えちゃいますからねぇ。そこを管理できるようになったのはメリットです。
Amazonアカウントは完全削除するには法人アカウントから個人アカウントに移動させてから退会、という流れになるので、基本的には退職されたら購買不可能なリタイヤグループを作成してそこに移動させるのが一般的のようです。

２．SSO連携について
OneLoginによるSSO連携を行って管理することでユーザーは都度ログインをする必要はなくなります。
管理側としてもロールで設定しているため抜け漏れが分かりやすく、管理がしやすいです。

３．購買禁止の指定について（Prime）
分類コードにて特定のカテゴリを購買禁止にすることができます。
会社の書籍購入補助制度をなんとかAmazonでも使えるようにしたくて今も調整中なんですが、Kindleを禁止にすることでアカウントに紐付いて退職されたら完全になくなってしまう自体を防げそうです。

４．人事異動や組織改編対応について（Prime）
4月など人の移動や組織改編への対応ってかなり大変ですよね。
Primeに契約しておくと1-2回/月くらいの頻度でAmazonに作業を丸投げできます。
なので、通常のアカウント追加作業は自分達で行いつつ、グループをガッツリ変えたりする場合はAmazonに作業を任せることでリソースを節約することができるようになりました。

これサイトに書いてないけど結構大きいサービスだと思うんですけどねぇ…。

経理チームのメリット

１．購買管理について（Prime）
従来は申請者からもらっていた見積書や納品書・領収書をこちらのタイミングで取得できるようになりました。
経理チームは購買データからどの商品がいつ誰が誰の承認を経てどこ宛に配送されたかすぐに確認でき、その領収書も入手することができるようになりました。
データとして蓄積されているので、今後予算を決めるための材料としても活用できるかもしれませんねー。

デメリット

とはいえ多少なりともデメリットはありますね。

費用について

Primeだともちろん費用が発生します。
一番高いUnlimitedで年額27万円。

ただし登録者数は無制限になるため、使えば使うほど一人あたりの単価が減るという意味では企業規模が大きいほど恩恵が大きいですね。
多分今アカツキだと一人頭2000円切ってるんじゃないかなー。

作業の質について

ここはある意味運もあるんでしょうが。
先のメリットで説明した作業サポートですが、一度頼んだら結構ミスがありました。
ただのグループ移動ではなく、承認者の設定や配送先情報の設定などかなり細かめに指示を出さないと意図しない設定になってしまう可能性があるので注意です。

感想

アカウント管理ができるようになり、購買フローも見直したため、全社員にAmazon Businessを利用する際は別途ワークフローで申請をしなくてよいお知らせを出すことができました。
反応は上々でじわじわと利用者も増えてきているので、より活用が促進されるように様々な切り口で制度から変えていこうとリーダーと話しています。

これからも柔軟に抑えるべきポイントを整理して、効率的な職場環境の整備を進めていくぜー！

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？