ワークフローでの承認ルート整理について

弊社色々とワークフローの承認ルートがラインやら役職やら部署ごとのわがままやらでカオスだったのですが、ようやっと整理できたので経緯と観点をまとめておこうかと思います。

従来の流れ

出向者が役員になる会社の定めなのか、役職が多く正直どれが何をするのかよくわからない状態です。
更にマネジメント職でないけど労務だけ見る、とか部署ごとに中途半端に権限を分散させているのでうまく整理ができず、去年の経費精算システム移行時も最適化をしないまままるごと移行を行っていました。

問題点と解決方法

会社組織としてわがままを許さない姿勢が大事だと思うんですが、とはいえなかなかそうは行かずしわ寄せがすべて現場に来ているのが現状です。
そのためいっそのこと役職をワークフロー専用に簡略化することで、各課ごとに作成していた承認ルートを共通化することにしました。
経費計算システム上では役職は表示されないため、いじってもユーザーにはわかりませんしねーｗ

というわけで、本来の組織図にある役職とは切り離して、経費計算システム上での役職を必要なメンバーに割り振り、今までバイネームだった部分を役職に置き換えることで各部署各課ごとに作成していた承認ルートを共通化することに成功しました。
承認権限の多いバックオフィスメンバーにも状況を説明し、納得いただくことができました。
まぁ、、納得というか今まで自分が作業する場所じゃないし不満もなかったようで、頭の上にクエスチョンマークがあった気がしないでもないですが。言質さえとれればヨシ！

効果について

480近くあった承認ルートが80程度まで圧縮できました。これでだいぶ保守が楽になります。
これによって更に申請書ごとのデフォルトフローが設定できるので新入社員対応も比較的楽になりますねー。
影響範囲が大きすぎるので今年度のどこか休日出勤がある時か、最遅でも年度末あたりに適用することになると思いますが、組織としての役職に固定観念が付きすぎていたなと反省するいい機会になりました。頭は柔らかく行きたいですね。