フレキシブルさが足りない！？都庁オフィスはデジタルの力でこう変わる！

2020年12月4日 18:30

フレキシブルさが足りない！？都庁オフィスの様子

都政の構造改革に向けた「７つのコア・プロジェクト」。これまで６つのプロジェクトをご紹介してきましたが、今回は、最後の1つ「未来型オフィス実現プロジェクト」について、11月27日に公表した都政の構造改革レポート ver.0の内容をもとにご紹介します。

「都庁の外観はテレビで何度か見たことがあるけど、オフィスの様子は見たことがない」という方も多いのではないでしょうか？例えば、構造改革推進チームが所属する政策企画局計画部の現在のオフィスの様子は、こんな感じです。（※ぼかし加工をしています）

座席は固定席で、固定電話が配備されている。紙書類も多い

職員の座席は固定席で、各デスクには固定電話が配備されています。そのため、他チームの職員との偶発的な会話がなかなか起こりにくい環境であり、都民サービスの向上に資する新しい企画アイデアや柔軟な発想を生み出すにあたり、都庁のオフィス環境は、まだまだ改善の余地があります。

オフィス環境の課題は、固定席や固定電話といった「ハード面」だけにとどまりません。外部の事業者等との打合せをWEB会議で行う際、情報セキュリティの観点から、現在は各職員のPC端末では打合せを行うことができず、専用の端末を使用しています。

外部事業者等とzoom会議を行う際は専用の端末を使う

では、どのようなオフィスにしていくのでしょうか？本プロジェクトにおいて、都は来年３月、都庁の一角（新宿の都庁第一本庁舎24階）にオフィスのプロトタイプを作る予定です。

プロトタイプとなるオフィスのコンセプトは「４Ｆ＋Ｌ」です。Free、Flexible、Flat、Futureの4つの"F"を、「Lowcost("L")」で実現します。未来の行政をリードする職場となるべく、オフィス環境を進化させていきます。

第一本庁舎24階に作るプロトタイプの具体的な整備方針は以下のとおりです。

頻繁かつ柔軟にレイアウト変更できるオフィス
フリーアドレスを前提としながら、仕事やプロジェクトにあわせたレイアウト変更を可能に。個人の机は設置せず、収納スペースを用意

ミーティングスペース・集中作業ブース
職員間あるいは外部の方との議論の活性化や、職員の生産性を高める機能を有したスペースを実装

プロトタイプ（都庁第一本庁舎24階）のオフィスイメージ
配置を自由に変えることのできるミーティングスペースや、集中作業に適したブースも設置予定

今後、オフィスレイアウト変更後の使い勝手や職員のテレワーク回数など、定量的な評価をもとに効果検証を行い、オフィス環境をアジャイルに作り変えていきながら、将来的な全庁展開につなげていく予定です。

都は、DX（デジタルトランスフォーメーション）を梃子（てこ）にして都庁を「デジタルガバメント」に変える “バーチャル都庁構想” を掲げています。

「時間」や「場所」にとらわれずに働くうえで、外部とのWeb会議をいつでも、どこでも出来る環境の整備は不可欠です。そこで今後は、クラウド（SaaS）の利用を前提としたシステム基盤のあり方を検討します。また、スマートフォンの活用も積極的に行います。

こういったデジタル環境の整備により、”「時間」と「場所」を自由に選択できる働き方”を示す「Activity Based Working」の考え方を実現し、「自分のデスク」、「オフィス」、「都庁の独自システム」の3つの束縛から解放された、柔軟な働き方へとシフトしていきます。

都庁本庁舎のオフィス整備に加え、新型コロナ対策の最前線に立つ保健所の中から、モデル職場（西多摩保健所）を選定し、来所者対応やデータ入力
作業などに最新のデジタルツールを導入していきます。

これにより、現在コロナ対応で業務負荷の多い保健所で働く職員の業務負担の軽減につなげます。モデル職場の事例を踏まえ、年度内に他の都保健所にも横展開し、今後、都内全域への普及を目指します。

保健所へのデジタルツール導入イメージ

都は、デジタルツールの導入など、新たなオフィス環境を構築し、都庁の生産性を高めていきます！

【ご意見募集】
都政の構造改革（＃シン・トセイ）に関するご意見・ご感想をこちらのフォームから受け付けております。ぜひ、ご意見をお寄せください。

（追記）未来型オフィスの取組が進んでいます！