【楽しいルール】まちの会議文化

「これから」を考える人たちが集う町、加美原町。
ここの住人たちは、深い「思考と対話」が好きだ。
お互いの発想を広げ合おうと、今日も町は賑わう。

◆　この町の会議には、「共通認識」がある

博希のお母さんが勤めるアウトドアショップ。
竜さんが所属する和太鼓チーム、一気一遊。
進堂先生が勤務する中学校。
そしてサエさんのエステサロンや雫のお父さんの会社。
（詳しい物語は小説『思考と対話』をご覧ください）

小説『思考と対話』

業種や世代はまったく違っていても、
人と人が話し合う「会議」には共通認識がある。
「コミュニケーションには、デザインが必要だ」
というのがこの町の文化だ。

かつて「話し合い」の場にはルールがなかった。
だから気が強い人や話を遮る人ばかり目立って、
話し合いに納得できない人が多かった。

それまでの「会議」のイメージはこうだった。
「時間も人手も取られる割には、あまり価値を生まないもの」

少しずつ見直されてカタチができてきたのは、
「こんな会議なら自分で考えた方がマシだよ」
「もっとお互いの時間を大切にしません？」
「価値を生み出す深い対話にしよう！」
と少しずつみんなが声をあげていったからだ。

今ではすっかり会議に「ルール」が採用されている。
人と人が話し合う場なら、町のどんな会議でも。

１．会議の中身は、「前日まで」にほぼ決まる

会議はまず、２日前までに全員が今の状況を報告する。
それをもとに議題がまとめられ、前日に共有される。
会議の題材をすべて整理しておくと、当日がスムーズなのだ。

会議が始まってから整理や確認を始めていては遅い。
もし準備なしで会議に臨む者がいても、参加は認められない。
当然、その時の議決権はなく、後から文句も言えない。
責任ある立場を全うしたければ、事前の準備が必要なのだ。

２．会議の「進行と議事録」は、リーダーの仕事だ

かつて進行と議事録は、下っ端がやるものだと見なされていた。
でも、それだと立場が上の人に振り回されることが多かった。
おまけに、下っ端の書いた議事録は、誰も見返さなかった。

ある時、ある企業の会議で、下っ端が欠席した。
仕方なく遊び半分でリーダーが役割を担ったところ、
会議が全体的にうまく進み、盛り上がった。

リーダーが仕切ると、自分から話を脱線させることがない。
バランスも考えるから、みんなの発言を拾うこともできた。
議事録は、会社の今後の方針を確認する材料になった。
リーダーが率先することで、すべてに「重み」が生まれたのだ。

それ以来、進行と議事を担当するのは、最も会議を仕切れる者になった。

３．ルールと議題は、「紙」に書いて貼り出される

会議の場では、「言った・言わない」の争いが一番不毛だ。
会話は形が見えないから、意見がすれ違いやすくなる。
その時々の思いつきに振り回されることも少なくなかった。

だから、大事なことは文字で見えて、会議中ずっと見えるようにした。
貼り出されたものを見れば、守るべきルールや手順がわかった。
いつもだいたい、こんな感じで壁やホワイトボードに掲げられた。

一、人の話は最後まで聞き、自分が話す時は手短に話す
一、アイデアを出す段階と決める段階は、分けて考える
一、人の意見はまず受容、「でも」より「だから」を使う
一、会議には制限時間を設け、２時間以上の会議はしない

４．会議から「排除される人」もたまにいる

かつての会議は、関係がある人はなるべく参加してもらっていた。
みんながいる方が、意見の幅が広がると思われていたからだ。

でも、実際は違った。
意見を出さない人は、話し合いの雰囲気を重くした。
決定に責任を負わない人は、好き勝手な意見で場を乱した。
準備不足や遅刻の人のための解説は、みんなの時間を奪った。

考えを深めたり、方針を決めたりするには、責任が伴う。
本当に責任を負える人以外は、会議に参加しない方が良いとわかった。

今では、会議は「最小限」に絞って開催される。
時間も人手も、できるだけ割かなくていいように準備される。

◆　大事な話なら、そのための「デザイン」が必要だ。

ただの議論や文句なら、飲みながら語ればいい。
そうじゃない大事な話なら、そのための準備が必要だ。

今ではすっかり、この町の会議はスムーズだ。
お互いのためを想って準備が進む。
組織やチームのために意見が出される。
決定に従って責務が全うされる。

一人一人に制限や負担を強いるのが「会議」ではない。
むしろ、その逆のところにこそ、会議の本当の目的がある。

会議は、みんなの可能性を広げるためにある。
一人ではできないことを、みんなで実現するためにある。

それをわかり合っているこの町の住人たちの会議では、
今日も熱く楽しい対話が繰り広げられている。

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小説『思考と対話』
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小説『思考と対話』