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手帳とエクセルで納品・進捗管理をすると混乱しなくて楽だ

この8月は例年に比べて忙しい。10月に消費税が増税になることの影響かもしれない。

怒涛のような新規依頼や予定の変更が続くと、予定の管理が大変だ。

私は手帳とエクセルを用いて納品・進捗管理を行っている。とはいえ高度な技をつかうわけでもなんでもなく、シンプルな方法ばかりである。

手帳は月間予定と毎日の予定がたっぷり書き込めるものを使う

私はグリーティングライフ社さんの「モーメントプランナー」という手帳を使っている。

月間予定、日々の予定を書き込めるとともに、罫線が引かれているだけのページがたくさんあるので、自分の考えたことや、将来への思いなども記入しておくことができる。

この手帳でなくてもよいので、「自分にとって使いやすい手帳」を早く見つけよう。

手帳には3色のペンを使う

上の写真のように色のついたペンを使い分けている。

赤色……仕事の〆切、セミナーの実施日、冠婚葬祭など間違ってはならない予定

青色……友人と会う、通院などプライベートの予定

黒色……上記に当てはまらないもの。進捗管理のためのメモやその日に済ませたい雑用など。月間スケジュールのページより、1日のスケジュールを書き込む欄に使うことが多い

エクセルシートには〆切を順番に書いていく

「進行管理」というエクセルファイルを作る。

シートに〆切が近いものから遠いものへ順番に書き込んでいく。

同じクライアントから受けた原稿が複数ある場合は、省略せずにすべてを書き込み、背景色を同じにする。

セミナーに関する予定は、セミナーを実施する日ではなく「準備が終わっていなければならない日」をもとに、予定を並べる。

メールや電話で予定の変更、新規案件などの連絡を受けた場合は、「いつ、どんな」連絡を受けたかを、シートに簡単にメモしておく。

このシートをA4サイズの紙にプリントアウトし、手帳と並べて見られるようにする。納品した案件はマジックで横線を引いて消す。予定の変更はペンで書きこんでいく。


1週間も経つと、納品した案件が増えたり、予定の変更、新規案件の依頼などもあって、このシートが役立たなくなってくる。

その時点で新しいシートを作成してプリントアウトする。新しいシートは、既存のシートを修正するのではなく、既存のシートは残しておき、新しいシート(Sheet2とかSheet3とか)に書き込む。 

使わなくなったシートは捨てずにファイリングしておけば、簡単な業務日報の役割も果たしてくれるだろう。


エクセルで作成するシートを、わざわざプリントアウトするのは「万が一PCが壊れた場合でも、予定が分かるようにしておくため」という意味もある。

電話やメールを受けたとき、わざわざエクセルを起動して予定を確認するよりも、紙製のシートが手元にあれば、すばやく見ることもできる。

忙しい時ほどシンプルなツールを使おう

混乱しているときに、新しいツールや使い方が難しいツールをわざわざ導入すれば混乱するだけ。

忙しいときほど、使い慣れているシンプルなツールを使うことが大事だと思う。


セミナー情報
ライターになるには?-人脈0、実績0からプロになるまでの道のり-

大阪心斎橋 8月26日(月)18:30-21:30

大阪本町 9月7日(土)13:15-15:45


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