合気道部新入生交流会について（実施編）

前回の準備編に続き、今回は実施編です。

＜実施編＞
前回記載しましたが当日の流れは下記を想定していました。

１．はじめに・お願い・諸注意（2分）　
２．参加者一言挨拶（15分）
３．オリエンテーション （20分）
４．質疑応答（5分）
５．休憩（5分）
６．グループワーク1（15分）
７．グループワーク2（15分）
８．締め・写真撮影（5分）
９．予備（8分程度）
当日は開始の前に最終準備をしました。

いざ実施すると、各所で色々な想定外の出来事や問題が発生しました。オンパレードでしたね（笑）

＜想定外の出来事や問題＞
①最終準備に思ったより時間がかかった
②在席確認が思ったより時間かかった
③参加者一言挨拶の動画一部撮り忘れ問題
④オリエンテーションの時間足りるか疑惑
⑤グループワークでブレイクアウトルームに入れない問題
⑥グループワーク2回目の割り振りをその場で行った問題
⑦電波悪い問題

これから順を追ってご紹介させていただきます。

①最終準備に思ったより時間がかかった

開始時間も間近になり最終準備をしました。1時間くらい前から準備を開始しました。「全然楽勝でしょ」っと思っていたらそんなことはなく、、結構バタバタしてしまいました。要因は下記です。

グループワークのグループ分けに時間がかかった
サクッと行けると思ったのですが意外と時間がかかりました。何が原因かと言うと2回目のグループで1回目と人が被らないように、と考えたからです。

深く考えずにグループ分けをしだしたものだから「あれ？この2人被ってる」となり、違うグループに変えても「ありゃ、今度はこの人と被ってる」となりなかなか定まりませんでした。結論、被り回避は不可能と判断し、エイヤで確定（笑）

進行フローの追加
グループ分け終わったと思いきや「そう言えば参加者確認を最初にした方がいいな」と思いつき、進行フローを追加しました。また、Zoomの名前を変えてもらった方がいいとも気づき、その旨オリエン資料に追加しました。そういった修正もバタバタの要因でした。

★教訓★
「準備は余裕を持って行いましょう」

②在席確認が思ったより時間かかった

いざ開始時間となり、皆がログインし始めます。Zoomの名前を変えてもらうところからスタート。そして準備の最後で思いついた在席確認を実施。

一人ひとり名前を読み上げて返事してもらって確認したので、結構時間がかかりました。そもそも想定していない時間だったので気持ち巻きでという焦りもあったかと思います。

思ったのはいるべき人のチェックはできますが、いないべき人のチェックはすぐには難しいということです。そのあたり事前に設計できていればいいなと思いました。

★教訓★
「事前にリハーサルはしっかりしておきましょう」

③参加者一言挨拶の動画一部撮り忘れ問題

在籍確認も終わり、参加者一言挨拶に入りました。ここで欠席している人のために動画を撮っておこうと思っていたのですが、動画をオンにするのを忘れるという事件が発生。

在籍確認のバタバタと一番バッターが私だったのでそのまま入ってしまったというところが原因です。途中で気づきオンにしましたが最初の数人は撮れなかったという事態に。

★教訓★
「フローを忘れないよう仕組みを導入しましょう」

しかし、参加者一言挨拶自体は良かったと思います。名前と一言を話すのみですが皆の緊張もとけたのではと思います。俗にいうアイスブレイクに近いものだったかなと思います。

④オリエンテーションの時間足りるか疑惑

参加者一言挨拶も終わり、オリエンテーションに入ります。ここは私のパートで私のみがしゃべるところです。「資料作ったの自分だし大丈夫でしょ」と高をくくっていましたがいざ始まるとペース配分がわからなくなってしました。

しゃべるネタには困っていなかったのでポンポン言葉は出てくるのですが逆に喋る内容が多すぎとなってしまい後半若干巻きになりました。

★教訓★
「事前にプレゼンのリハーサルをしておきましょう」

時間が少し押した状態でオリエンテーションは終了。その後質疑応答の時間を取っていたのですが幸いにも（!?）質問はなかったので押した時間を幾分か取り戻すことができました。

⑤グループワークでブレイクアウトルームに入れない問題

休憩を挟みグループワーク開始。休憩中に各人をzoomのブレイクアウトルームに設定しておいたのでここはスムーズに行きました。お題も事前に決めていたので懸念はありません。いざスタートします。

スタート後、私が所属しているグループに入ろうと思ったのですが、「ん？どうやって入るの？」となってしまいました。入り方が分からない。。。

ブレイクアウトルームのUIを見てもよく分からず。時間が過ぎ、とりあえず一緒のグループの4年生に「ごめんなさい、先に始めててください」といって色々いじってみたところやっと入り口を見つけました。

ブレイクアウトルームの右側にある数字のところにマウスを当てると「参加」のボタンが出てきて、そちらをクリックすると入れました。そんなこんなでなんとか無事にグループワーク1回目が終了しました。

マウスをルームの右側に充てる前（「1」のところ）

マウスをルームの右側に当てた後

グループワーク自体は私の所属したグループは4年生がしっかり進行してくれたのもあってとても良かったです。15分程度の時間ではありますが雰囲気や内に秘めたる思いを知ることは重要だなと改めて実感しました。

★教訓★
「事前にリハーサルはしっかりしておきましょう」

⑥グループワーク2回目の割り振りをその場でした問題

1回目のグループワークが終わり、さあ2回目となります。

1回目を設定した時に薄々「これ2回目全部再度割り振る必要があるな、、」と思っていました。軽くWebを見たところユーザー自身でブレイクアウトルームに入れそうということがわかっていました。なんとなくの設定もしていました。

2回目の際、「どう？入れそう？」と参加者に無茶振りで聞いてみたところ「無理です」との声。そりゃそうですよね。

もといで私が割り振りをすることになり、その場しのぎで他のグループがどのようなことを話していたかシェアしてもらうことにして、私はその間2回目のグループをせっせと作りました。

★教訓★
「ブレイクアウトルーム組み換え時間を考慮した進行にするか、事前の準備は徹底しましょう」

とは言え、やはりユーザー自身で入ることはできそうですので、事前にしっかり準備をしていればできるとは思います。

また、意外とその場しのぎの他のグループの内容共有は好評でした。他のグループのやり方を新たな選択肢として知れるところが良かったようです。

⑦電波悪い問題

これはオンラインMTGであればつきものですね。電波が悪い人は繋がりにくかったり途中で切れたりといったことが起こっていました。

これは必ず起こると言っても過言ではないことかと思いますので、起こる、という前提の元代替え案を考えておくのが良いと思います。

我々の場合は
１．Zoom以外の連絡手段の確保（LINEでの連絡経路確保）
２．「起こるものなので起こったら周りの人がフォローしてくださいね」の告知
を行いました。
こちらは事前に想定していたのでバタバタはしませんでした。

★教訓★
なし（やったー！）

教訓まとめ

「準備は余裕を持って行いましょう」
「事前にリハーサルはしっかりしておきましょう」
「フローを忘れないよう仕組みを導入しましょう」
「事前にプレゼンのリハーサルをしておきましょう」
「ブレイクアウトルーム組み換え時間を考慮した進行にするか、
　事前の準備は徹底しましょう」

こうやって改めて見ますと総じて準備・リハーサルはしっかりしましょう、という基本的なところが足りていなかったなと痛感しております。
反省、、、

◆終了後のアンケート

実施前には予定していなかったのですが終了後に思い立ちアンケートを取りました。参加してくれた皆の感想を聞いて今後の改善に取り入れたいためです。無記名で気軽に、ということで実施しました。

アンケートはGoogleフォームで作成しました。こちらはGoogleアカウントを持っていれば無料で利用できます。簡単な集計もしてくれるので便利です。

初めてなのでどうなるか、また当日の進行も上記の通りではありましたが、有難いことに好評価が多かったです。オリエンテーションの内容、社会に出ている人と話ができるところであったり、就職の話が聞けた、等が良かったようです。

また実施したいとの声もありましたので、機会があれば実施したいと思います。

なにかの参考になれば幸いです！