コミュニケーション事故あるある

こんにちはkonです。
リモートワークでコミュニケーションが課題になるという話をよく聞きますが
コミュニケーションがうまくいかない時はどんな時かを考えてみました。

コミュニケーションでうまくいかないケース

・オープンな場でやりとりされていない

当人以外やりとりが分からないので他の人は状況を把握できなく、
別の人が同じことを聞いてしまったり、実際担当してる人じゃない人に話をしてしまったり情報が混乱してしまいます。
2人で進めることならば良いですがチームで仕事を進めるときはオープンな場で話を進めましょう。

・レスが遅い

slackなどのツールでテキストベースでやりとりしてる時にレスが遅いとレスを待つ時間が発生してしまいます。
確認してもらってるのかがわからなくて業務がストップすることもあるので、反応早い方が仕事のスピードがアップします。

・違うチームの横断の時にタスクの依頼のフローが違う　

チームごとにタスクの依頼、消化フローが違った場合、チームを横断する作業が発生したときにぞれぞれのチームのフローで仕事を進めると進捗がわからなくなるケースがあります。
お互い自分たちのやり方でやるので相手のチームはなにやってるかわからなかったり、イレギュラーな対応が発生します。
理想は全チームが同じフローにできるとこう言った事故が発生しません。

・よくわかってない人が依頼する

「これ、あの人に依頼しといて」と作業を振られるパターンで依頼の背景とか仕様がわかっていない状態で進めると依頼された方も何をすればいいのか分からず混乱してしまいます。詳しい人が依頼すれば間違いないです。

・よくわかってない人に依頼する

担当者じゃない人に依頼してしまうケース。
仕様がわかっていないため依頼されても何をすれば良いかわからず混乱します。
適切な人に依頼をしましょう。

・指示が曖昧

指示が曖昧だと作業の認識がズレる場合があります。
誰が何をいつまでにやるかなど具体的に指示をしましょう。

・口頭で済ませる

言った、言わない問題が発生したり、言ったこと忘れたりします。
テキストで残せば後から発言を見返せるし確認もできるのでなるべくテキストに残しましょう。

・会議で決定したことが共有されない

議事録がなかったり会議参加者しか情報がわからず、実際会議に参加してないけど作業する現場の人はなぜこれをやってるかわからなかったりします。
議事録を徹底するか、参加してないけど作業する人に共有をしっかりしましょう。

だいたい共通するのが

情報が共有されない
情報の方向がバラバラ

の2点なのかなと思います
基本的にはオープンなところで全てやりとりしていれば全員が把握できるし、誰かしら詳しい人が拾ってくれるはずなのでコミュニケーション事故は起きにくいかと思います。

まずはオープンな場所でのやりとりを心がけてみましょう。

自分自身も上記のような事故起こしたりもしてるので繰り返さないように気をつけたいと思います。