正しいビジネスメールの書き方

はじめに

こんにちは！
４月から約１か月の新人研修も終わり、
今月から実際に案件にも携わさせていただいています！

社会人になり、学生の頃よりも大きく周りの環境が変化し、より気を引き締めて行動しなければならないことを日々実感します。

本日は社会人として身に着けておかなければならないこと、その中でもwebディレクターなどの、職場やビジネス関係者とのコミュニケーションを行う人にとって、身につけておきたいビジネスメールの書き方についてご紹介します😼

ビジネスメールの基本要素

ビジネスメールは、一般的なメールとは異なり、礼儀正しく、わかりやすく書く必要があります。ビジネスメールを使うと、必要な情報をしっかりと伝え、誤解を防ぎ、スムーズにコミュニケーションが取ることができます。
以下に、ビジネスメールの基本的な要素と書き方のポイントを説明していきます🎈

１．宛先

宛先（To）、Cc 、Bcc の3種類あります。

To

そのメールに対応してほしい人、つまり、送る相手を入力します。
複数のメールアドレスを入力することが可能です。

Cc

Carbon Copy（複写）の略です。
Toのように直接的に対応を求めないが、メールの情報を共有したい人のメールアドレスを入力します。つまり、送信するメールのコピーを第三者に送る機能です。Ccに指定された人は、メールの内容を閲覧でき、送信先に誰がCcで送られたかも確認できます。

Bcc

Blind Carbon Copy（見えない複写）の略です。
送信するメールのコピーを第三者に送ることができます。
Bccに指定された受信者のメールアドレスは、ToやCcに入力した他の受信者には表示されません。プライバシーを保護しつつ、複数の受信者に同じメールを送る際に便利な機能です。

これらを活用した例

この場合、
主な受信者（To）[member100@example.com]にメールが送信され、
関係者（Cc）[member120@example.com, member130@example.com, member140@example.com]に同じ情報を共有しています。
他の関係者（Bcc）[member150@example.com, member160@example.com]には同じ情報を共有していますが、Bccに入れた受信者のメールアドレスは、他の受信者から見えません。

２．件名

二つ目の要素が、「件名」です。メールの内容を一目で理解できるように簡潔に記述する必要があります。
さらに、件名は具体的である必要があります。
迷惑メールだと思われないように、パット見ただけでメールの内容が伝わる件名にすることが重要です。
例えば、
会議の日程変更を伝えたいとき→「定例会議6/6(木)の日程変更のご案内」
見積内容を確認してほしいとき→「お見積内容ご確認のお願い（○○社様用）」
このように「何の」「いつの」「どうしたいか」「どうしてほしいか」
を具体的かつ簡潔に伝える必要があります。

３．挨拶

ビジネスメールにおける挨拶は、メール全体を印象付ける重要な要素です。
適切な挨拶を用いることで、相手に対する敬意を表すことができます。
また、挨拶は相手との関係や状況によって異なります。
場合ごとに例を紹介していきます。

どんな場合でもまずは、名乗りが必要です。ビジネスメールでの名乗りは、会社名＋部署名＋氏名を書くのが基本です。

初めての相手とのメールの場合

「はじめまして、株式会社○○の○○所属 ○○○○と申します。」
「突然のご連絡失礼いたします。」

既に知り合っている相手とのメールの場合

「いつもお世話になっております。」
「ご無沙汰しております。」

季節の挨拶

・春
3月「早春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」
4月「桜花の候、皆様のご健康を心よりお祈り申し上げます。」
5月「新緑の候、貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。」
・夏
6月「梅雨の候、皆様のご健康をお祈り申し上げます。」
7月「盛夏の候、貴社いよいよご隆盛のこととお喜び申し上げます。」
8月「残暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
・秋
9月「初秋の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」
10月「仲秋の候、貴社いよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます。」
11月「晩秋の候、貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。」
・冬
12月「師走の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」
1月「新春の候、貴社いよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます。」
2月「余寒の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」

季節の変わり目や特定の時期には、その季節に合った挨拶をすることでより丁寧で相手に親しみやすい印象を与えることができます。

４．本文・結び

ビジネスメールにおける本文では、まず要旨を先に伝えて、その後に詳細を続けます。

最初にメールの目的を伝える

最初にメールの目的を明確にして、何を伝えたいのかの要点を簡潔に伝える必要があります。
ズラーっと長い文章を書き続けて、いつまでたっても結論がわからないメールは、相手にとって失礼です。

読みやすいフォーマットにする

目的を伝えた後も、できるだけ長文を避け、簡潔に伝えたい要点をわかりやすくまとめる必要があります。
また、段落ごとに改行し、読みやすいフォーマットにします。

具体的な情報を提供する

必要な情報を具体的に提供する必要があります。
ふわふわした不明確な内容ではなく、数字や住所など、明確な情報であるかが大切です。

感謝の意を伝える

内容を伝え終わった後に、受信者への感謝の意を表す言葉を添えることで、
好印象を与えることができます。

相手の次のアクションを明確にする

相手が次にとるべき行動やほしい回答を明確に伝える必要があります。
文章を読み切った後に、相手が結局何をすればいいんだ？と疑問にならないように、次までの宿題を伝えます。

結びの挨拶

本文が終わった後に、再度礼儀正しくメールを締めくくる挨拶を入れる必要があります。

これらのポイントを守ったうえでの例文

５．署名

署名とは、送信者の情報を明確に伝えるためにあります。
「名前」「役職」「会社名」「連絡先」の情報が必要です。

おわりに

これらの基本要素がそろったメールがビジネスメールです。
普段友達に送るメールとは全く違いますよね😃

今後、多くの場面で社外の方々と連絡を取る機会があると思うので、
これらの要素を忘れずにしていきたいです！
また、メールの受信には、その後の対応として「返信」「転送」があります。
これらのマナーにも気を付けて正しいビジネスメールを作成していきたいです。