何事も目的が必要

私は説明ばばあです（笑）

なんでもかんでも説明しがち。
回りくどくくどくどくどくど。
あっちいったりこっちいったり。
とにかく順序だてて説明するのが大の苦手！

そこである本を読んだときに書いてあったのが、
「自分が説明したいことを説明していないか？」と。
なるほど！
たしかに私は自分があれもこれも説明したいと思って説明していた。

特に会社で説明会や、会議で何かを発表するときは、つっこまれないよう、正しい情報を説明できるように、カンペを作ってそれをひたすら読んでいた。

大事なのは、自分が何を説明したいかではなく、「相手は何を聞きたいと思っているか」だそう。

先日、社長との会議に参加している際、資料を説明している人が言われていた。

「こちらの表情見てる？会議もコミュニケーションだよ。相手が資料を見ているのか、内容を理解しているのか、何をこの会議でゴールとしているのか、そこを考えないと時間だけが過ぎていくよ」と。

ここで注意された人はまさに私と同じ状況。
自分が説明したいことを説明している。

資料を見せるだけならそれでいいかもしれない。
だけど、相手がそこにいるのであれば、相手がすでに資料を読んで理解しているのであれば、長い説明はいらない。

質問したければ質問できる。

例えば、「資料をご覧ください。当社の会議室は2000年に作られて、今年で24年目になります。会議室は全部で5つ。この部屋、2階に3つ、別棟に1つです。どんな風に劣化しているかといいますと、Ａの写真をご覧ください。会談の手すりがこのように剥げています。またクロスも日で焼けてしまっています。そもそも赤いクロスは今後も赤でいいでしょうか？2階の会議室は右の壁紙がはがれています。また、別の会議室は･･････」

こんな説明の仕方、していませんか？

今回は、「当社の会議室5つが経年劣化していて、修理したいと考えています。業者に見積もってもらったところ、今期の予算を超えているのですが、今期に着手するか、それとも来期に回すのかを社長にご判断いただきたいと思っています」

だけで説明は終わりです。

そうすれば社長は、「この部屋は何年前に作ったの？」とか「どんな風に劣化してるの？見せて」と疑問を投げかけてくる。

それらの問いに答えるだけでいいということ。

たしかに、1～10までだらだらとすべて説明してしまうと大事なことが入ってこない。

今回の目的は何？
予算はないけど、予算オーバーしてもやりなさい、なのか、
そこまで気になる劣化じゃないから、来期のほうが利益が見込めそうだから来期にしよう、なのか。
それを決定してほしい。
この目的が明確になっていればそのゴールに向かって必要な情報を出していけばいいということだ。

現在ＷＥＢスクールに通って、ライティングの勉強をしているのだが、とにかくだらだらと書きがちな私は、書いていてもゴールがどこかよくわからず脱線しがちだ。

しかし、ライティングも同じで、ライティングには構成があって、目的（この記事で何を伝えたいのか）をまず決めることが大事だという。

読者の心があったかくなるような記事にしたいのか、SEOを目的としているのか、何かを買ってほしいのか。
それぞれの目的によって書く内容は当然変わってくる。

目的が明確だとそれまでの道のりも順調にいくということ。
社長の話も、ライティングのスクールも、まあ何をするにしても、目的って大事だな、ということを学びました。

とはいえ、行き当たりばったりもいいもんですよ。

はて、この記事は一体何が目的だったんだっけ？（笑）