ビデオ通話中に気を付けるべき5つのポイント

新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを経験した人は多いと思う。

また、緊急事態宣言が解除されて出勤されている方も多いとは思うが、引き続きリモートワークをしている会社も少なくはないはず。

これからは、お客様とやりとりをする時や、地方や海外からの採用等でビデオ通話をする機会がどんどん増えてくと感じている。(既に増えている)

そこで、ビデオ通話をするにあたって、気を付けるべきポイント、イライラしないためにも知っておくべきポイント5つを共有したいと思う。

ポイント1：通話にはラグがあることを意識する

会話をしているときにネット回線が悪かったり、海外にいる人と通話をしているとラグが発生することがある。

そんなとき、いつも通りに話していて、会話が噛み合わなくてイライラすることは無いだろうか。

これは自分が悪い、相手が悪いと考える前に、ビデオ通話を利用するには、こういうことが起こりうる、と理解した上で利用する必要があると私は思う。

ラグの発生で会話が成り立たないことは、少なからず起こることだが、これは会話に間を入れて話すことで解決する。

間を入れることで、相手の反応が1会話文遅れていることに気がつくだろう。

そして気がついたら、間を開けたテンポで話すことで相手に話が通じるようになるため、現状を説明して把握してもらうことができる。

また、ネットの速度が遅くて、会話にもならない程ラグが発生している場合は、お互いにチャットでやりとりをすることで、現状の把握をすることができる。

もし、会話にラグが発生した場合は、ビデオをオフにして音声だけの通話に切り替えるか、ネット回線を変える、時間帯を変える等をしてある程度の対策をすることが可能だ。

ポイント2：環境音に動作音に気を付ける

通話をしていると、環境音が非常に耳障りになる。

家の周りで工事をしている音や電車の音、キーボードのタイピング音や扇風機の風の音。

普段自分では聞き慣れていたり、風の音なんて聞こえないと思っていても、マイクを通すと耳障りなほど聞こえる。(実際耳障りである)

また、キーボードの音も意識してほしいのだが、自分からは少し遠くにあるかもしれないが、相手から(マイクから)は非常に近いところにあることを意識してほしい。

キーボードのカチャカチャ音のほかに、力強くキーを叩くとドンドンという音すら聞こえる。

対策としては、マイクをヘッドセットに変えてキーボードから位置を少し離したり、複数人の打ち合わせであれば、議事録をとる人を用意するのも良いかもしれない。

私が一番良いの考えるのは、キーボードの音がすることを相手に了承を取った上でメモをするのが良いと考える。

例えば、新幹線で一言もなく前の人に席を倒されるのと、一声かけられてから席を倒されるくらいの感じる違いはあると思う。

文字として残さなくても良い人は、相手に許可を取ってから通話を録音することが一番スマートかもしれない。

そういった環境音に配慮することで、気持ちの良い通話ができるのではないかと思う。

ポイント3：カメラに気をつける

ビデオ機能を音になっていることに気がつかずに着替えをしたり、音声のミュートを忘れた状態のままトイレで会議を聞いて、音が丸聞こえだったりと、冗談か本当かわからないような失敗談が語られている。

カメラに関しては、今は「バーチャル背景」が主流になってきているが、対応していないパソコンもあると思う。

そういう人は、ビデオの背景にも気をつけてもらいたい。

背景に下着が写ってしまったり、2次元キャラクターの肌色が多いポスターを貼っていいると、意図しないセクハラになりかねない。

また、同居している人が意図しないタイミングで写ってしまったりすると、他の人にも迷惑がかかってしまう。

こういう点には十分気をつけてもらいたい。

解決策としては、バーチャル背景を使用するか、壁を後ろに通話をすることで、意図しない問題が発生しにくくなると思う。

ポイント4：空中戦をしない

空中戦とは、会話だけで設計図の話をしたり、「画面の〇〇をクリックして、〇〇があると思うからそこにこれを使えば...」等、見えないものに対して、あたかも通話している人が同じものをみている前提で話を進めることを私は「空中戦」と呼んでいる。(私の会社のローカル用語かもしれない...)

この空中戦を経験している人は多いのではないだろうか。

この場合の解決策は一つ。

画面共有をすることだ。

画面共有をして「確実に相手と同じものを見て」会話をすることで、相手に情報を伝えやすくなると思う。

また、ビデオ通話の機能で「リモート操作」ができる機能が備わっているツールも存在する。

そういった機能を使用することで、よりスマートに打ち合わせを進めることができるのではないだろうか。

ポイント5：ツールの使い方を知る

最後のポイントは、ツールの使い方を知っておいてほしいということだ。

ポイント1~5の中で、ビデオ通話を使用するときの用語が出てきたと思う。

「ミュート」「バーチャル背景」「画面共有」「リモート操作」等々、こう言ったツールの使い方を知ることで、リモートでのやりとりが円滑になることを覚えておいて欲しい。

「めんどくさい」の一言で片付けてしまうこともできるが、そうした場合あなたはずっと電車に乗って出勤しなければいけないし、お客様が要望している打ち合わせの場を受け入れることができなくなる可能性がある。

時代は既に変わっていることを意識することが大切かもしれない。

アフターコロナという言葉があるが、アフターになる前に、自粛期間中に既に働き方は変わっているのだ。