8割の人に電話・メールからSlackに変えてもらった方法

Slackは便利なのにお客さんや上司が使ってくれない。
そんな人は多いのではないだろうか。
結論から書くと

電話・メールへの返信は「半日後」
Slackには「即返信」

を徹底することで8割の関係者にコミュニケーションをSlack(またはTeams)に切り替えてもらうことができた。
ここで電話・メールの弊害を見ていこう。

電話の弊害

• コミュニケーションが同期的で時間を拘束される

• 情報がオープンにならず内容が記録に残らない

• ファイルやリンクを送れない

• 自分の考えを整理し文章化することが苦手であることが多いため
  問題や状況を整理し理解するコストが発生する

• 作業を中断するため集中力が途切れる

メールの弊害

• 情報がオープンにならない or CC地獄

• CC地獄に巻き込まれ「あの内容どこだっけ？」になりがち

• 「お世話になります…」「以上よろしくお願いします…」
  下手すると本文よりもお決まりの文句の方が長いく無駄

• 宛先を間違えて送ってしまうリスク

• プロジェクトごとに情報を分類できず情報がフラット
  → Slackのチャンネルがこれを解決

それでも電話・メールが好きな人には

さて弊害を眺めてウンザリした所で、まだ2割の電話・メールを好む人たちが残っている。もう一踏ん張りだ！

まずは電話を好む人とメールを好む人に分類する。
コミュニケーションコストの弊害度で言えば
「電話＞メール」である。

メールを好む人でSlackに移行できない人は、メールを日時の連絡やリンク・資料の送信での利用がメイン。で具体的な内容は電話！なのである。

つまり残った2割の人の電話をなくせば良いのだ。
それを達成するキラーワードが

電話いただく前に要件メールでいただけますか？

である。どうしても電話が好きな人は、話しながら自分の考えを整理してもらう事を期待している。
それを電話する前にやってもらうのだ。
そうすればメールだけで用件が済むと気づいてくれるのである。

角が立つと心配な場合には「打ち合わせの時間を短縮する為」「タスクの忘れや齟齬をなくすため」と言えばいいし、全くその通りだ。

最後に

電話・メールをSlackに移行する事でコミュニケーションコストを劇的に減らすことができる。
しかし、それで仕事が楽になるわけでは無い。
何故なら、空いた時間に仕事が入るからだ。
とは言え、非効率なコミュニケーションにストレスを感じることは減るのでオススメである。