スタッフの業務の見える化は難しくありません。その方法をお知らせします。

お伝えしたいこと

マネージャがスタッフの業務を理解しよう(見よう)としたら、ちょっとした工夫をするだけで、簡単に実現できます。

事実

テレワークの成果主義　仕事の「見える化」から｜日経BizGate
https://bizgate.nikkei.co.jp/article/DGXMZO5927369019052020000000

2020/5/20付けのネットの記事です。
私がこれまでnoteで記述していた内容と一致することも多く、同じ視点で「働き方」を考えていらっしゃる方がいることに勇気づけられました。

記事の中に「テレワークではプロセス評価困難」という項があります。
その次に「一人ひとりの仕事結果　エクセルに入力」という項でプロセスを見える化するための手法の一つ例を記述しています。

これはテレワークに限ったことではないのですが、まだまだ仕事の仕方(ルール)として、業務プロセスを報告するための作業に時間を費やしたり、仕組みを新たに作り出すことが多々あります。
場合によっては、「報告」プロセスだけに責任を持つ「人」が存在したりします。
時間、コストの無駄なだけでなく、そのような業務を行う人の仕事のやりがいはどこにあるのでしょうか？

一方、最近では多くの企業で、Microsoft 365 (Office 365)のようなサービスを導入して、日常業務の中心に、Outlookを使った電子メール、予定管理があります。
そのような中、電子メールは当たり前のように使っていても、CC (Curbon Copy)の正しい使い方ができていない状況を非常に多く目にします。
CCの正しい使い方とは、電子メールのやり取り(中身)を共有したい人を設定することです。
また、会議の予定だけは、予定表を使うけれども、それ以外は全く予定表を使わない。それどころか、自分の予定を他者に公開しない、他者の予定が見られることを知らないことが一般的だったりします。

提案

電子メールのCCは、個人の業務の見える化を実現するものです。
そして手間(作業コスト)がほとんどかかりません。
その上、その個人に何かあった時に、代わりに対応することがスムーズになります。つまり、リスク マネジメントにもなります。
管理職は、スタッフの業務メールのCCに必ず自分をCCに入れるように指示しましょう。
「メールが増えて困る」という声が聞こえてきそうです。
スタッフの業務を把握し、適宜アドバイスすることは、管理職の最も重要な業務の一つです。それを怠ってはいけません。
また、CCに入れられたメールでも、しっかり時間をかけて読むべきものと、そうでないものの区別はすぐに付けられるようになるものです。
このような業務は管理職の重要な業務であり、そこから適切なアクションを起こすことは管理職の重要なスキルです。

予定表には、スタッフの作業予定 (To Do)を入れるようにさせ、そして公開するように指示しましょう。(そのような設定でも「プライベート」設定した予定は見えませんので安心してください。)
管理職は、スタッフの予定と、実際の作業内容を見て、何にどれくらいの時間をかけているのか、を把握することが重要です。作業効率や業務のプライオリティについて、期待値にずれがないか、などを確認してください。

Outlookの電子メールのCCや予定表以外にも、CRMやSFAを導入している環境では、業務のログを残すことは、ルールとして徹底させる必要があります。これは決して報告のための作業ではなく、業務効率化やリスク回避のための作業です。

これらの作業(ルール)は、スタッフの説明責任の一つでもあります。

エースインタイム合同会社
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小笠原 清人
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