資料作成のマナー

新社会人向に伝えておきたい資料を作成するときのマナーについてのメモ書きです。

誰が見る資料なのかを確認する

資料を作成するときに意識すべきことは、誰が見る資料なのかということです。お客さんなのか、社内の人なのか。
社内の人の場合でも、後輩なのか、先輩なのか、直属の上司なのか、社長なのか。
誰が見るかによって、内容の気の使い方が変わってきます。

エンジニアの仕事をしていると、システム開発の工程の中で様々な資料を作成します。
・要件定義書
・基本設計書
・詳細設計書
・テスト仕様書
などなど。
これらの資料は、それぞれ見る人が異なります。
要件定義書や基本設計書は通常はお客さんにも見せる資料です。
詳細設計書はお客さんには見せず、プログラマーが見るものです。
テスト仕様書はテスターの人が見るものです。
このように資料によって見る人が異なるため、見る人にとって分かりやすいかどうかを意識して書くことが求められます。印刷されることを前提とする
全ての資料作成で使える万能なテクニックはおそらくありません。
その資料を見る人、読む人のことを意識する。
これが良い資料を作成するための一番のコツです。

Excelでの資料作成のコツ

ここからは特にExcelを使って資料を作成する場合のコツについてです。

印刷されることを前提とする
Excelで作成された資料を確認する人の中には、紙で印刷して確認する人もいます。
もちろん、印刷を前提とするかどうかは資料によっても異なりますが、お客さんや目上の人に見てもらう資料に関しては印刷を前提とした方が無難でしょう。

印刷を前提としたときにまず大事なのは、1枚に収まらずにはみ出してしまっていないかをチェックすることです。

提出前に印刷プレビューを確認することも大事ですが、印刷される可能性のある資料の場合、あらかじめ改ページプレビューの表示で資料を作成するほうが無難です。
改ページプレビューで表示していれば、1ページに納まっているかどうかすぐに確認できますし、仮にページを跨ぐ場合でも変な箇所で改ページされていないかを確認することもできます。

改ページプレビューで1ページに収まるように作成した場合でも、印刷プレビューは必ず確認するようにしましょう。
Excelは表計算ソフトであるが故に、計算処理には力を入れているものの、印刷の処理にはさほど力を入れていないという現状があります。
そのため、編集画面と実際に印刷したときの状態では若干の差異がある場合があります。
編集画面上は文字が全てセル内に収まっているとしても、印刷をしたらセル内に文字が収まっていない場合もあります。
また、印刷時に表示されるページヘッダーやページフッターは印刷プレビューでしか確認できません。
印刷される可能性のある資料の場合、印刷プレビューを確認する習慣をつけておきましょう。

そもそも、頻繁に印刷する資料で計算を行わない資料であれば、ワードを使用して作成することを検討してもよいかもしれません。
ワードは印刷されることを前提とした文書作成アプリなので、編集画面のままで印刷されます。

アクティブセルの位置に気を付ける
Excelファイルを保存するとき、アクティブセル（フォーカスが当たっているセル）の位置を気にしているでしょか。
特に気にしていなかった場合、最後に編集したセルにフォーカスが当たった状態でファイルを保存している場合がほとんどではないでしょうか。
Excelファイルを確認する側からすると、A1セル（シートの一番左上のセル）にフォーカスが当たっている状態の方が見栄えが良いです。
Excelファイルを人に提出する際には、基本的にA1セルがアクティブセルになっている状態で保存するようにしておきましょう。
Ctrl + Home のショートカットキーでアクティブセルをA1セルに移動することも可能です。
また、「RelaxTools Addin for Excel」などのアドオンを導入すれば、ボタン一つで全シートのアクティブセルをA1にセットした状態で保存することも可能です。

フォントに気を付ける
フォントサイズが10以下になると、印刷時に文字が小さく、読みにくくなります。
どの程度のフォントサイズが適切になるかは資料の内容や構成によりますが、基本的にはフォントサイズは大きい方が読みやすいので、読み手が読みやすい大きさになるようにフォントサイズに気を遣いましょう。

メールで資料を送るときの注意点

資料作成とは直接は関係ありませんが、作成した資料をメールで送信するときの注意点についてもここに書いておきます。

サイズに注意
メールで資料を送信する場合、ファイルサイズが大きいとメールサーバーによっては受信できない場合があります。
状況にもよりますが、少なくともファイルサイズ10MB以上の場合は別の手段を検討したほうが良いかもしれません。

ファイル数が多いときは圧縮する
送信するファイルの数が多い時には、ファイルを圧縮して送信するようにしましょう。

添付忘れに注意
メールでファイルを送信するときによく起こるミスがファイルの添付忘れです。
これについては、メーラーの機能で、メールのタイトルや本文に「添付」というファイルがあって添付ファイルがない場合には警告を出してくれる機能があったりします。
そういったメーラーの機能を活用することで添付忘れを防ぐことができます。