IT企業でMicrosoft365(Office365)を導入する意義を問う

IT企業ってMicrosoft365(Office365)を導入する必要ないのでは？と思っています。むしろ、導入したことで結果的に非効率な働き方をしていることが割とあるのではないかとすら思います。

なぜそう思うのか。Microsoft365の導入で使用できるツールを紹介しながら理由を説明します。（全て私個人の意見です）

Teams

Teamsはチャットやビデオ通話ができるツール。便利ではありますが、正直チャットとしての使い勝手はSlackに遠く及ばないと感じるし、ビデオ通話によるミーティングはZoomやGoogle meetの方が使いやすいなと感じます。

Outlook

Outlookは個人的に使いやすいと思うメーラーですが、アプリで使っていると設定や送信履歴はローカルマシンに依存してしまうので、色々考えるとGmailを使う方が何かと便利だなと感じます。

Word

紙で印刷する前提の資料を作るときはWordは便利ですが、そもそも今の時代紙で印刷することが必須の業務があることが問題だと思う。
どうしても必要ならGoogleドキュメント使えば良いよね。
人と共有する必要がある資料ならむしろそっちの方が良いです。

PowerPoint

プレゼンや発表をする機会がないと使わないツールです。それ以外の場面でPowerPointを使っているとしたら、それは使い方を間違えています。
営業職の人は使う機会多そうですが、ITエンジニアであれば普段の仕事で必要のない人の方が多そう。
仮にプレゼンや発表用の資料を作る機会があったとして、keynoteやGoogleスライドで代替可能です。Canvaというサービスでも無料でリッチなスライド資料が作れます。むしろGoogleスライドやCanvaの方がURL1つで共有できるので便利だと思います。

Excel

おそらく、Excelを使う場面があるという理由でMicrosoft365を導入している企業も多いそうですが、果たして本当にその資料はExcelである必要があるのだろうか。
Excelはそもそも表計算ソフト。経理など日頃からお金の計算をがっつりしている人以外で表計算ソフトが必要とされる場面はあまり思いつかない。
IT企業に所属するエンジニアの業務で膨大な表計算が必要な資料を作る場面はほとんどないと思います。
計算が不要でも表形式で情報を整理したい場面は結構あります。
そんな場面でもExcelは活躍しますが、それはGoogleスプレッドシートで問題ないし、人と共有する目的ならむしろスプレッドシートの方が圧倒的に使い勝手が良い。

Word・PowerPoint・Excelはそれぞれデスクトップアプリとして使う分には優れたツールなのですが、誰かと情報共有をしようとすると途端に不便になります。共有スペースにファイルを置くのは、内容を編集するたびにアップロードしたりダウンロードするのがとても不便。
それぞれオンライン版としてブラウザから共有する方法もあるけれど、MSOfficeのオンライン版はGoogleのそれと比べると使い勝手が全然違います。Web上で共有したり共同編集するならGoogleの方が使いやすいですし、PC・スマホ・タブレットなどの異なるデバイスで共有したい場合もGoogleで作っておくほうが都合が良いです。

OneNote

メモアプリとして悪くはないなとは思うものの、マークダウンがサポートされていないのでIT業界の人が使うメモアプリとしてはかなり物足りない。
Notionが登場して以来OneNoteを使うメリットはなように思います。
そもそもMicrosoft365で使えるツールにマークダウンがサポートされていツールが見当たらないことが、IT企業に導入する意味がないと感じる大きな理由の一つ。

SharePoint

OneNote同様、Notionが登場により使う理由が見当たりません。

結論

私個人の意見ですが、IT企業ならMicrosoft365を導入するよりも「Googleのビジネスアカウント + Zoom + Slack + Notion」のように用途に合わせて最適化されたツールを導入する方が良いと思います。
Microsoft365を導入する一番のメリットはコスパでしょう。一つのアカウントを持つだけてExcelをはじめとする多くのツールが使用可能となるのは魅力的です。ですが先に述べたように、チャットやミーティングやメモなどのツールはそれぞれでより洗練されたツールが存在しているので、コストのことを無視するなら個別最適化されたツールを使い分ける方が効率は良いように思います。
実際、私が現在関わっている開発プロジェクトではMicrosoftのアカウントは与えられていませんが、様々なベンダーのツールを使い分けることで何の問題もなく業務が回っています。

ドキュメントをどうするか

IT企業で働いていると、開発に必要となるドキュメントを何で作るかが問題になります。従来からのやり方でExcelやWordを使ってドキュメントを作っているプロジェクトがたくさんあるのでしょう。
ですが、何度も言うようにWordは印刷を前提にした資料を作るソフトでExcelは表計算ソフト。どちらも開発ドキュメントを作るために特化したツールではないので、それが最適であるはずがありません。
プロジェクト管理ツールのWikiに書いたり、NotionやFigmaなどのツールを使った方が確実に便利だと思います。
ExcelやWordを使ってドキュメントを作ることが当たり前の感覚になっているのはもしかすると考えを改めた方が良いのかもしれません。
むしろMicrosoft365アカウントをいっそ消してしまうことで、新しい仕事のやり方が見つかっていろんなことが改善される可能性があるのでは？とも思います。

職種によってはExcelやWordがまだまだ必要とされる場面はあるのだろうけれど、IT企業（特に従業員がITエンジニアメインの開発企業）においてはMicrosoftアカウントが本当に必要かどうかを今一度検討してみても良いのではないでしょうか。