Office地獄

第一弾Excel地獄

第二弾パワポ地獄

に続く第三弾。

Excelとかワードとかパワポとか、もうとにかくOffice系のファイルがやたら多くて嫌だ、という話。

Excelもワードもパワポも、そのツール自体には罪はないというか、どれも用途を絞れば素晴らしいツール。表計算をするならExcelは最高だし、人前で話すためのプレゼン資料を作るならパワポは優秀だし、紙で印刷することを前提とした文書を作るならワードに勝るものはない。それらを個人で完結する仕事の資料として作成する分には、全く何の問題もないわけですが。

問題なのは情報共有目的の資料でOffice製品を使おうとする場合。誰かと情報共有をする時、Excelとかパワポとかワードで資料を作って、それを添付して渡すのは本当にやめてほしいなと思う。ファイルが添付で送られてきた場合、まずそのファイルをローカルにダウンロードしなければいけない。ローカルにファイルが増えて面倒。そして誰かと共有したければ、それをまた添付して転送しなければいけない。
転送すること自体は構わないけれど、仮にファイル内容が更新されたとするならば、情報提供者から再び同じ名前のファイルが送られてきて、ローカルに同じ名前のファイルがまた増える。そして、その情報を知らせたいときには再びそのファイルを送りなおさなければいけない。複数名が同時に情報を更新してしまったらもうおしまい。どれが最新で何が正しいのかがもう分からなくなって混乱が生まれる。

なんて非効率。いったい何をやっているんだろうか、と思わざるを得ない時間が大量に発生する。今の時代、Web上から共有できるツールやサービスがたくさんある。どうにか、そういうツールを使ってURLを共有していただく形にはできないのでしょうか。。と思ってしまう。
Excelを直接使うのではなくて、せめてGoogleスプレッドシートを使うとか、Office365でブラウザ上のExcelを使うとか。
ファイルを送ることをやめ、URLだけでアクセスできて、更新がリアルタイムで反映されて、複数人が共同で作業できる状態にするだけでどれだけ効率が上がることか。

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最近個人的にNotionというツールをよく使っている。

Your connected workspace for wiki, docs & projects | Notion

最近と言っても使い始めたのは1年くらい前ですが。
超便利な神ツールで最近はネットでもよく記事も見かけるので、使っている人も徐々に増えているのではないかと思われます。
使いこなすのも難しいと言えば難しいですが、慣れればかなり柔軟に情報整理をすることができる。
表形式で情報を整理したい場合なら、Excelやスプレッドシートの方が向いているけれど、表形式である必要がないのであれば、こっちの方が柔軟に情報整理ができることがほとんど。

このツールは、ページ単位でリンクの共有が簡単にでき、Notionアカウントを持っている人同士なら共同での編集も簡単。普段からこういうツールを使うのに慣れてしまうと、ファイルが添付されてきてそれをダウンロードしてファイルを開いて中身を確認するのが本当に面倒になってしまう。

昔、まだスマホが登場する前のガラケー時代は、家族や友人とのやり取りではEメールを使うのが一般的だった。今やプライベート上のやり取りでEメールを使う人はほとんどいない。代わりにLINEを使う。一度LINEを使い始めるともうEメールはめんどくさく感じ、ほとんどの人がEメールでのやり取りを拒むでしょう。仕事ではまだまだメールも一般的だけど、昔に比べるとメールよりも気軽なチャットを使う場面もかなり増えてきた。

Excelやワードのファイルを添付して情報共有をするのは、LINEがあるにも関わらずメールでコミュニケーションを取っているような、それくらいのレベルのめんどくささ。いや、むしろそれ以上のめんどくささかもしれない。

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私はIT業界にいることもあってか、便利なツールや新しい技術を学ぶことはどちらかというと好きな方だと思う。ただ、新しい技術やツールを使って一度便利さを知ってしまうと、面倒な作業をすることに対するストレス耐性がなくなってしまう感覚があります。自分だけで完結する作業をいくら効率化しても、仕事では人との関わりがある以上、他人のルールの中で作業を進めていかなければいけないこともある。

便利ツールを使って楽をすることは大事だけど、組織で働く以上、便利であることだけが正義じゃないってことも理解して納得することが大事なのかもしれないな、とも思います。

とりあえず、Excelやワードやパワポを添付する習慣は撲滅したいので、皆さまどうかご協力をお願いします。