物販の外注化の仕組み！外注のやり方や求人の募集方法とは？具体的4ステップ
こんにちは、リアルサラリーマン金太郎担当のケイと、リアルカイジ担当のコージです。
今日の内容は…
「副業で個人として物販をやっています」
「最近、手が回らなくなってきて作業を外注化したいと思ってますが、外注化のやり方や求人の募集方法が分かりません…」
という悩みについて、答えていきたいと思います。
結論から言うと、まずは、クラウドワークス、ランサーズなどのクラウドソーシングで求人を出してみることです。
今回の内容を読めば誰でも外注化することが出来ます。
物販で必要な業務とは？
まず、物販で必要な業務は、
・商品リサーチ
・仕入れ
・商品登録
・お客様対応
・梱包発送
おおまかに、この5つです。
これらを外注化することで自分の作業量も減るので、SNSの運用だったり「自分のファン」を作ることに時間を取れるようになります。
逆に、外注化せずに自分一人だけで作業を続けていくと余裕もなくなってくるので、自分じゃなくても出来る作業は早めに外注化しましょう。
外注化の流れ
それでは、外注化の大まかな流れを解説していきます。
１，現在、自分がやっている作業を全て書き出す
２，その中から外注化する作業を決める
３，求人を出す
４，マニュアルや必要な資料を作る
５，外注さんに委託する
この5ステップになります。 なかには、
「求人を出すよりも、マニュアルや必要な資料を作る方が先じゃないか？」
このように思われる人もいるかもしれません。
しかし、この順番でやってしまうと、なかなか上手くいきません。
なぜなら、ダラダラとマニュアル作りを進めてしまうからです。
逆に、求人を先に出すことで、
「外注さんが決まるまでに、マニュアルと必要な資料を完成させないといけない！」
このように、自分を追い込むことができます。
まずは簡単な業務から外注化してみること
「どの作業を外注していいか分からない…」
という場合は、簡単な作業から外注化していきましょう。
私が最初に外注化した作業
私が最初に外注化した作業は、梱包発送でした。
これは、私が当時やっていた作業内容で、最も時間と労力がかかっていたからです。
それに、私はこの作業が非常に苦手で大嫌いでした。
中国からダンボールいっぱいの商品が届くと、まず検品を行わなければいけません。
中国の商品は、日本製に比べてお世辞にも品質が良いとはいえないので、
・飛び出てる糸の処理
・シワシワの商品をアイロンがけ
・商品を畳んで透明の袋に梱包
このような検品作業をやっていました。
そして検品が終わると、商品をレターパックに入れて真夜中に家の近くのポストまで投函。
一度で全てのレターパックが入らなかったので、ポストを分けて投函していました。
この梱包発送の作業を行う時は、1日8時間ほどかかっていたので、この作業を外注化した時は非常に楽になりました。
求人の募集方法
次に、求人の募集方法を解説していきます。
求人を掲載するまでの4ステップ
たとえば、発送代行の募集を行う際は、 「発送代行」 「梱包発送業務」 などのキーワードを入れて検索。
【STEP2】
ストックした求人の中で 反応が取れている求人を参考にして求人を作成
アクセス数
お気に入り登録数
応募数
これらの数字が取れている求人をピックアップして、
仕事内容
報酬
上記の部分を、ピックアップした求人と同等、もしくは更に良い条件を提示できれば、その内容を記載します。
【STEP3】
来て欲しい人、来て欲しくない人を明確に記載
ここを記載していないと、本当に来て欲しい人が来てくれない可能性が高くなります。
例えば、下記のように、明確に記載しておきましょう。
【来て欲しい人】
・外に働きに行けない主婦の方 （時間に余裕がある可能性が高い）
・1日に3〜4時間の時間が取れる
【来て欲しくない人】
・学生
・パソコンを所持していない
・１日１時間以上、時間が取れない
下記のように、条件を箇条書きにしておくと分かりやすいです。
【STEP4】
応募期間は「1〜2日」に設定して求人を掲載
1〜2日に設定することで、残り期間が短いため露出が増えて、若干アクセスが集まりやすくなります。
それに、1〜2日たって応募が1件も来なかった場合、 そのまま募集を続けても応募が来ない可能性が高いです。
応募が来ないということは、条件が良くない求人の可能性が高いため、求人の内容を修正して再度募集(テスト)しましょう。
こうすることで、テストの回数を増やせるので時間のロスを防げます。
以上の流れで求人を掲載していきます。
人選と仕事を依頼する際の注意事項
そして、掲載した求人から応募が来ると、任せたいと思う人に仕事を依頼していきます。
しかし、
「どういう人を選べばいいのか？」
という点が分からない人もいるかもしれませんので、私が実際に行っていた人の選び方〜依頼までの流れを解説していきます。
①応募が来た人の中から任せる人を選定
まず、自分都合の質問や要求が多い人は、 後々トラブルに発展する可能性が高いため契約は見送ります。
【見送った方が良い例】
・休む時は連絡すれば大丈夫ですか?
・まずマニュアルをお見せいただいても宜しいでしょうか?
・（PCが必要と明記しているのに）スマホだけでも作業できますか？
②気になった人と、やり取りを行う
やり取りを始める際は、アカウント名ではなく、こちらから本名(名字だけで可)を名乗ります。
このあと、相手も本名で返事があれば、そこで信用度が上がります。
逆に、アカウント名で返してきたら信用度が下がるので、その時点で終了してもOK。（※トラブルに発展する可能性が高まる）
その後、気になる点があれば必ず質問して相手に聞いておきます。
③必ず「小さな約束」を相手から宣言してもらって契約
そして、この人に仕事を任せようと決めたら、私は下記のような文章を送っていました。
それでは、再度お仕事の内容をご確認いただき問題がなければ、
「問題ありません」
と、ご連絡頂いてもよろしいでしょうか?
その後、契約へと進みたいと思いますので、よろしくお願い致します。
その後、相手から「問題ありません」という返事をもらったら契約へと進みます。
なぜ、このようなことを行うのかというと…
後々「知りませんでした」というトラブルを防いだり、自分で問題ないと言ってもらうことで、途中で辞めにくくなるためです。
もちろん、トラブルは0というわけではありませんが、私はこれを行うようになって、60件ほど仕事を委託してきましたが、トラブルに発展したことが1度もありません。
しかし、途中で辞めてしまう人というのはどうしてもいますが、それでも全部で4件と以前より大幅に減りました。
（以前は、10件仕事を依頼したら、連絡がなくなったりなど、2回は途中で辞められてました…）
人間は、自分が誰かに向けて発言したことは、最後までやりきろうと思うものなので、少しでもトラブル回避したい人は試してみて下さい。
もちろん、コチラが約束を守ることが前提です。
④契約後、仮払いまで終わったら作業内容を提示
クラウドワークスやランサーズは、契約が完了したら仮払いというのを行います。
仮払いは、クレジットカード決済が即反映されて便利です。
その後、契約した外注さんに作業内容を提示して、マニュアルなど必要なものを共有し、仕事を任せていきます。
以上の流れで、私は仕事を依頼するようにしていました。
マニュアルの作成、必要なものを共有
仕事を依頼したら、次はマニュアルを作成したり、必要なものを共有していきます。
「マニュアルはどうやって作れば良いのか？」
と思われる人もいると思いますが、私はパソコン上で作業しながら解説する様子を録画した動画。
もしくは、Zoom、Skypeなどで直接相手と話して、その様子を録画した動画を渡すようにしてました。
録画できるソフトは、 Windowsも、Macも標準で付いてるので、それで録画して、編集で不必要な部分をカットするだけで十分です。
動画が完成したら、YouTubeに限定公開（もしくは非公開）でアップロードして、動画を外注さんに共有します。
マニュアルに完璧を求めない
動画のマニュアルを推奨している理由は、動画には2つの利点があるからです。
分かりやすい
作るのに時間がかからない
あと、補足で必要であれば、PDFを作成して渡していました。
そして、マニュアル作りで非常に重要なことが、完璧さを求めないということです。
完璧に作ろうとすると、時間がかかってしまいます。
それに、完璧に作ったとしても、必ずと言っていいほど外注さんから疑問点は出てきます。
あとは、
「外注さんは、どこが分からないのか？」
ということを、仕事を任せる前から全て把握することは難しいです。
それよりも、まず外注さんにマニュアルを渡してみて、そこで疑問点があれば質問してもらいましょう。
その都度答えていくというスタンスでやっていく方が、効率よく進めることができます。
外注さんとの共有に便利なサービス
次に、実際に私が外注さんと必要なものを共有する際に使っている、便利なサービスを紹介していきます。
①Googleスプレッドシート
1つ目が、Googleが無料で提供している表計算サービスのGoogleスプレッドシート。
【Googleスプレッドシートの利点】
・共有だけでなく同時作業も出来る
・インストール不要。ブラウザ上で使える
・リアルタイムクラウド保存
・コメント機能というものを使ってやり取りが出来る
・他の人が編集したり、コメントがあればGmailから通知することも可能
・編集履歴の確認と復元も簡単
②Google Drive（グーグルドライブ）
2つ目が、Google Drive。
こちらは、ネット上にファイルを保存できるオンラインストレージで無料で使うことが出来ます。
商品画像などのファイルを簡単に共有できて、URLを発行してブラウザ上で共有することも可能。
Google Driveと同じようなサービスは、
などもあります。
③Googleドキュメント
最後の3つ目が、Googleドキュメント。
文章はもちろん、WEBサイトなどのデータを保存ができて共有もできるサービス。
Googleドキュメントも無料で利用可能です。
私は、Googleドキュメントを使って「図解入りのテキストマニュアル」を共有していました。
Googleドキュメントでなくても、「Google keep」の方が手軽で使いやすい場合は、そちらでも全然問題ありません。
過剰な期待は禁物
外注さんに仕事を任せると、
「しっかり、やってくれるだろう」
このように、無意識に期待してしまうものです。
しかし、外注さんも人間なので当然ミスすることもあります。
そして、外注さんがミスした時に、
「ちゃんと説明した通りにやって下さい」
「なぜ、こんな事も出来ないんですか？」
などと、チクチク攻撃すると、嫌になって辞められる可能性が高くなります。 絶対にやめましょう。
ここで重要なのが、外注さんには過剰な期待はしないということです。
このように意識することで、外注さんがミスしたとしても、
「まあ、しょうがないか…」
「もしかしたら、俺の伝え方が悪かったかもしれないな…」
と、余計なトラブルを回避することも出来ますし、マニュアルをアップデートする機会に繋がることもあります。
まとめ
【外注化の流れ5ステップ】
１，現在、自分がやっている作業を全て書き出す
２，その中から外注化する作業を決める
３，求人を出す
４，マニュアルや必要な資料を作る
５，外注さんに委託する
マニュアルや資料を作る前に求人を出すことで、自分を追い込むことができる。
【求人を掲載するまでの4ステップ】
１，クラウドワークス、ランサーズで 同じような求人をストック
２，ストックした求人の中で、反応が取れている求人を参考にして求人を作成
３，来て欲しい人、来て欲しくない人を明確に記載
４，応募期間は「1〜2日」に設定して求人を掲載
【人選と仕事を依頼する際の注意事項】
・自分都合の質問や要求が多い人は、 後々トラブルに発展する可能性が高いため契約は見送る。
・アカウント名ではなく、こちらから本名(名字だけで可)を名乗り、相手も本名で返事が来たら信用度が上がる
・必ず相手から「問題ない」という小さな約束をもらってから契約
・契約後、仮払いまで終わったら作業内容を提示
【マニュアルの作成】
・マニュアルは動画が分かりやすいのでオススメ
・補足でPDFなどが必要であれば渡す
・マニュアルは完璧に作ろうとしない
【共有に便利なサービス】
・Googleスプレッドシート
・Google Drive（グーグルドライブ）
・Googleドキュメント
今回紹介した方法というのは、あくまで私がやってきた内容です。
参考になりそうな部分は参考にして、自分がやりやすい方法を見つけていって下さい。
今回は外注化について解説していきましたが「新規客を集め続ける」モデルの物販はオススメしません。
たとえば、
国内せどり（転売）
中国から売れてるものを仕入れて売るだけ
Amazonで相乗り販売
これらは、ずっと働き続けないといけないこと。
それに、仮に稼げたとしても国から税金として徴収され、手元にお金が残らないからです。
そうならないためには、私達が一貫して言い続けている「自分のファンを作る」ためのビジネスを構築しましょう。
そこで、外注化が必要であれば、今回の内容を参考にしていただきますと幸いです。
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