デジタル化で解決出来る業務を探す！
おつかれさまです。
金融業界に勤める事務員兼主婦です。
２回目の投稿になります。読みにきていただいて、ありがとうございます！
ドタバタな毎日を送る私の業務効率UPへの道。
初回の記事はこちらです。よかったら読んでみてください。
今回は、以前紹介した職場の中で、実際の業務の中で困っていることはないか、問題になっていることはないか、自分たちの組織について少し具体的な意見を上司や同僚から改めて聞いてみることにしました。
職場でのヒアリング
私の職場はシフト勤務なので、全員揃う日はほとんどありません。
また、管轄地域のコールセンター業務も担っているので全員イヤホンマイクをセットしています。そんな中、固定電話も鳴り、来客もあり、企画推進や管理業務もこなしている部署なので、時間を取ってミーティングをする余裕はほぼ皆無。合間をみて１人１人聞いてまわることにしました。
①上司のみなさんのお困りごと
・日々実績を更新したり月次推移表を作成する際、データ抽出に時間がかかる。
・キャンペーン企画などの集計作業や会議資料も作成したりするので資料作成に大幅に時間を取られる。
・現状、欠員が出ている中で会議や研修も多くシフトを回すのが大変。人手不足でコール受電率１００％を目指すために頭を悩ます毎日。
・業務量が平準化されていない。
・報告関係が多い。
・社内は紙仕様が多くチェックや管理が大変。
人手不足でシフトに頭を悩ます上司Ｂさん（中央）
報告や紙管理業務が多い上司Ｃさん（右）
（※あくまでイメージです。）
②先輩たちのお困りごと
・社内のシステムが多すぎて１つにまとめられないものなのか。ＩＤとパスワードがたくさんあり過ぎて困る。
・コール受電率１００％を目指しているのに社内の問い合わせが多すぎる。
・調べたいマニュアルやＦＡＱが多すぎて探しづらい。
忙しすぎて書類にうもれるＥ先輩（右）
（※あくまでイメージです。）
③同僚たちのお困りごと
・書類の管理を管轄部署内でも共有できるようにＥｘｃｅｌ管理していたのに、最近それとは別に紙の手書き管理簿が出来た。さらに他のシステムで改めて受付受領＆発送処理をして送り状を作成するので何度も手間がかかる。
・シフト勤務表はまず１人１人がＥｘｃｅｌ作成し、勤怠システム入力、さらに営業＆コール系システムに入力した後、掲示用の全体のシフト表を作成。その後、個人のカレンダーや手帳に記入したりで面倒。
シフトに頭を悩ませる同僚Ｇさん（右）
（※あくまでイメージです。）
業務課題とその改善案
お忙しい中、みなさん快くヒアリングに応じていただきました。
シフト勤務ですれ違いになることも多いけれど、改めてコミュニケーションはバツグンだなと感じました。いつも事務所内で飛び交っている問題が多数。私も職場のみんなも同じ思いだという事を再認識できました。
お困りごとは山積みです。さて、これから具体的に取り組んでいくにあたって、実際にデジタル化できそうな業務を更に絞り込んでいきたいと思います。
業務課題①：資料作成や報告関係に時間がかかる⇒ 改善案①：資料作成は自動化へ＆報告はクラウド上で共同編集
【業務課題①】
日々、月次の実績データ抽出は全社的に出力時期や時間帯が一緒なので一時的に負荷がかかり時間がかかります。また集計作業も大量の関数を使用してグラフ作成するので、こちらも電話を受けながらの作業は難しく、落ち着いてから作業をはじめると残業になってしまいます。また、報告の取りまとめについては、いざ報告を求めると見事に書式が崩れてくるので頭が痛いです。
【改善案①】
毎日、毎月、同じデータで集計しているならば、ＰｏｗｅｒＡｕｔｏｍａｔｅで自動化すれば、間違いなく時間短縮ができそうです。また、各支店からの報告書をファイルで受け取り集約する業務などは、ＧｏｏｇｌｅＷｏｒｋｓｐａｃｅなどクラウド上で共同編集できるようにすれば、集約の手間も省けるのではないでしょうか。
業務課題②：社内外の問い合わせ対応⇒ 改善案②：マニュアルやＦＡＱの検索を簡素化
【業務課題②】
社外のお問い合わせはもちろん、社内の営業担当者からの問い合わせも多数あり、マニュアルで調べようにも大量にあり過ぎて検索するのが大変。
【改善案②】
例えば、新しく新人さんが入って来てもマニュアルが見やすい仕様になっていたり、ＦＡＱが充実していれば必然的に全体の問い合わせの数や時間も減っていくのではないでしょうか。検索システムなどがあると良いかもしれません。マニュアル作成ツールやＦＡＱ管理システム等のＩＴツールの導入があると、コールの問い合わせ対応もバッチリになりそうです。ただし、費用の問題が出てきてしまうのが難しいところではあります。
業務課題③：社内のペーパーレス化⇒ 改善案③：システム化or既存のツール
【業務課題③】
同僚が使用しているＥｘｃｅｌ管理簿は当事業部で作成した集計管理も出来る優れもの。他にもマクロやプログラミングを駆使して作成したものなどを使用していましたが、このたび全社統一で紙に手書きして印鑑を押してチェックしファイリングする仕様に逆戻りしました。まさに私のむかし話状態。デジタル化どころかだいぶ後退してしまいました。事情があるのかもしれませんが、現場は手間もかかり、残業も事務ミスも増える一方です。
【改善案③】
誰でも手間なく受付管理から送り状まで作成出来るツールにするとか、現状使用しているシステムに盛り込めないものなのかと、日々遠い現場で悶々と考えていました。ただし、費用の面などの問題があり、身近なもので工夫出来るものはないかと考えると、やはりこちらもＧｏｏｇｌｅＷｏｒｋｓｐａｃｅなどクラウド上で共同編集できるようにすれば、管理表など多くの人が記入する文書の集約の手間も省け、誰もが最新の情報を知る事ができるようになると思います。
今後の取り組み
実際、現場の問題は上に発信しないと知ってもらえないし、また改善していくためには状況を説明して理解を得られないと始まらないです。
そしてコンプライアンスやセキュリティ面、費用のかかる問題などになってくるとスケールが大きすぎて、とてもじゃないけれど私１人の手には負えないものばかり。今後は職場のみんなを巻き込んで、小さな事から地道にアピールし続けていく事が必要になってくると思います。
まだまだ自分自身が勉強途中なので、具体的にどのツールが何に役立てられるのかを見極めるのはこれからなのですが、努力を続けて企画、作成、発信まで出来るようになりたいと思います。
今回は壮大なスケールで少々お堅いお話しばかりとなってしまいましたが、現状、私はまだデジタルツール勉強中の身であり、身近に使えるツールの作成を試みている段階です。
先日はＬＩＮＥＢｏｔの作り方を覚えたので、さっそく勤務シフトを簡単に教えてくれるＢｏｔを作ってみたら好評でした。
身近なものでコツコツと練習して作成を続けていくことで、もっと可能性が広がる予感がします。
できたーっ🙌#protoout #LINEbot#初心者 pic.twitter.com/7ZdKOf04Nr
— kiku (@kiku_2005) November 10, 2023
みんなが働きやすい職場を目指して、これからも頑張っていきたいと思います。応援よろしくお願いします！
ありがとうございました！
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