プロトタイピングのアイデアを具体化させよう！
お疲れ様です。
金融業界に勤める事務員兼主婦です。
いつもお読みいただいて、ありがとうございます。
ドタバタな毎日を送る私の業務効率UPへの道 Vol.5になりました。
前回の記事はこちらです。お時間あれば読んでみてください。
今回は、職場でプロトタイプのアイデアを実際に使用して頂いて、実現化に向けて参考となる意見を聞き、話し合いをしながら具体的な案へ絞っていきたいと思います。
アイデアマインドマップ
私はこの2ヶ月の間に色々なプロトタイプ学び、試作品を作成してみました。おそらく、まだ知らないデジタルツールがたくさんあると思いますが、今の段階で、私が現状提案できる３つのアイデアを実際に使用して頂き、使用した感想、もっとこうしたらいいのに、ああしたらいいのにというご要望を伺ってみました。なお、社内のセキュリティが厳しいため、全てサンプルでの仕様にしました。
３つのプロトタイプアイデア
①【Power Automate】Excel自動集計
＜業務課題＞
上司のみなさんは、会議、研修、問い合わせ対応が多い中、会議資料作成、や集計作業、報告の取り纏めにも追われています。また、データ量が多いため作業にとても時間がかかります。
＜解決策＞
そこで、Power Automateを使用して集計作業の自動化を取り入れてみました。今回は支店からExcelで報告を受けた実績表を１つのファイルに取り纏める作業を、上司に依頼し実行ボタン１つで自動集計して頂きました。なお、通常業務ではデータ量が多く、セキュリティの面から簡易的なサンプルデータを準備し使用してもらいました。
＜感想＞
「すごっ！勝手に動いてる！早いじゃん！これならなんでも集計するの早くなるよね。」と大絶賛。
＜問題点＞
・報告するExcel様式は同一のものに限られる。⇒各支店に指示が必要。
・同様の作業は自動化可能だが、加工されたりイレギュラー対応は不可。
＜要望＞
・集計後にPDF保存出来ないか？⇒OCR化取組中。
②【Glide】管理簿アプリ
＜業務課題＞
私の職場では管理業務が多く、書類授受管理・鍵管理・入退室管理・発送管理・固定資産管理と色々な種類の管理簿があります。そのほとんどが手作業で紙でファイリングする仕様。そのために残業時間が増えてきたり、保管するにもセキュリティ面で問題が生じています。
＜解決策＞
そこで、みんなが簡単に作業ができて、なおかつペーパーレス化できるようにしてみました。プログラミングコードを記述せず簡単に作成できるノーコードツールのGlideでデジタル化です。PCからはもちろん、モバイルからでも操作できるように作成することが可能。外出先からでも作業ができます。こちらは毎日、書類授受管理簿と悪戦苦闘している同僚に実際に使ってみてもらい、それを検印する上司にも確認してもらいました。
＜感想＞
「コレ、入力めっちゃラクです！いつから出来るようになります？本当にこういう風にならないかな～。是非、使えるようにして下さい！！」と同僚に激励コメント頂きました。励みになります。
＜問題点＞
・上司の検印（印鑑）をどうするか。
・セキュリティ面についてどうするか。
＜要望＞
・上司から検印チェックについて電子印、もしくはサイン機能をつけられないか？⇒改修中。
・書類到着確認のメール機能を付けられないか？⇒模索中。
・セキュリティをかけなければいけない部分は非表示にする。⇒料金発生するが可能。
③【Glide】勤務シフト管理とマニュアル検索＆FAQチャットボット
＜業務課題＞
以前、勤務シフトを確認出来るLINE Botを作成しましたが、社内ではLINE使用不可。
＜解決策＞
こちらもGlideで作成し先輩に使ってみてもらいました。なお、マニュアル検索＆FAQチャットボットの方はまだ作成途中です。
＜感想＞
「LINEBotすごく助かってるわ～。でも、社内的に使うとなるとコレもいいかもね。変更もその場ですぐ出来るし、いいじゃん！」と絶賛コメント頂きました。
＜問題点＞
・マニュアル検索の方は量が多すぎて、作成に時間がかかる。
＜要望＞
・マニュアルやFAQを引用できないか？⇒セキュリティ面の問題あり。
今後の取り組み
今回、自分が現状出来る範囲のアイデアで、デザインも実装面も粗削りな感じではありましたが職場のみなさんに実際に試作品を使用して頂いて、貴重なご意見、ご要望、話し合いをしたことで新たな発見がありました。
そして、ウチの頼れるボスから一言、「管理簿でいこう！」と早くも後押しを頂きました。これは、セキュリティが厳しい会社にとって最大の難関です。これからみんなの希望と要望を取り入れ、精度を上げてブラッシュアップし、職場のみんなと一緒に挑んでいきたいと思います。
みんなが働きやすい職場を目指して、これからも精進します。
応援よろしくお願いします！
ありがとうございました！
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