解決策となるアイデアを見つけよう！
お疲れ様です。
金融業界に勤める事務員兼主婦です。
早いもので４回目の投稿になりました。いつもお読みいただいて、ありがとうございます。
ドタバタな毎日を送る私の業務効率UPへの道。
前回の記事はこちらです。よかったら読んでみてください。
今回は、職場の中で業務課題となっている問題について、自分なりに挑戦してみたいデジタルツールを探し、実際に作成してみて会社として実現可能なものなのかを考えていきたいと思います。
私の野望
以前、上司や周囲の意見や要望を取り入れながらプログラミングを駆使して、在庫管理から集計報告まで出来る管理簿を作成しました。しばらく管轄部署内で使用していて、慣れてきたところだったのですが、全社的に使用するにはExcelが苦手な人でも簡単に使える方が良いということで、紙の管理簿になりました。このデジタル化が進む時代に、紙の管理に逆戻りするなんて・・・それならもっと簡単に全社で使用してもらえるような管理簿を作成して提案しよう！と思うようになりました。
解決策となりそうなアイデア
①Glideで管理簿アプリの作成
実際に私が携わる業務の多くは管理業務がメインです。最近は新しく書式が簡素化されてくるものの、紙の手作業管理が増えてきているという状況。もちろん私だけの業務ではないので、職場内でも困る声はあがっているし、全社的に同じ思いをしている人たちが間違いなくたくさんいるはずです。
そこで、共有のスペースでみんなが同様の作業を簡単にできるツールやアプリはないものか探していて見つけたのものがGlideでした。プログラミングコードを記述せずにアプリを作れるノーコードツールです。
PCからはもちろん、モバイルからでも操作できるように作成することが可能です。さっそく試作品に取り組んでみました。
簡易的に作成したとはいえ、これがまた簡単にサクッとできてしまったのでした。今までプログラミングを駆使して作成していた私って・・・？！と思ったほど。
これなら誰でも簡単に扱えると思いましたし、シフト勤務で交代があったとしても誰でも確認や管理できます。また、スマートフォンやタブレットを持ち歩く営業担当も外出先から使用可能になります。問題はセキュリティ面と費用の問題です。
②マニュアルやFAQもGlideチャットボットで回答
毎日、職場ではコールセンター業務を担っているので、お客さまやお取引先さまからのお問い合わせ対応をしています。また、固定電話には社内からの問い合わせも多数あります。みんな全部頭の中に入っていれば良いのですが、そんなお年頃でもありませんし、日々、最新の正確な情報で回答をしなければなりません。今までが紙媒体の職場でしたので、わからない事があればデスクの中からファイルを取り出してパラパラめくってみたり、周囲と確認し合ったりの状況。電話を受けながらチャットボットで検索出来たらラクなのにといつも思っていました。そして、これもまたGlideでチャットボット作成できることを知りました。ノーコードなのに万能過ぎる、Glideさま！
③Power Automateで自動化
だいたい毎月月初はデータ抽出や会議資料作成に追われています。大量のデータ抽出に大量の関数を使用してグラフ作成するので、待ち時間がとても長い！また、電話を受けながらでは細かい作業がまったく進まなくて、落ち着いてから作業をはじめると残業になってしまいます。
毎日、毎月、同じデータで集計しているならば、Power Automateで自動化すれば、間違いなく時間短縮可能です。
今後の取り組み
今回はノーコードで作成できるGlideを中心に作成できるアイデアをご紹介しました。実際に作成していて本当に簡単で、何にでも応用して作成できることを実感しました。また、職場でも紹介して感想を聞いたところ、とても好感触であり、さっそく要望もたくさん上がってきました。
ただ、以前もお話ししていたようにコンプライアンスやセキュリティ面、費用のかかる問題などになってくると、やはり本社へのお伺いが必要です。上司の協力も頂きながら、もう少しGlideの可能性を勉強して、少しずつアピールしていきたいと思います。
みんなが働きやすい職場を目指して、これからも頑張っていきたいと思います。応援よろしくお願いします！
ありがとうございました。
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