社会人の社会人による社会人のための基礎知識～議事録作成～

こんにちは。
横山です。

今回は、社会人として必要なビジネススキルについて書いていこうと思います。
僕自身、仕事でも議事録を書くことがあり、社会人になりたての時は「わからない」「見にくい」と怒られて育ってきました。

ですが、議事録を書けるようになるとめちゃくちゃお得なことがいっぱいあります。
その一例ですが、議事録作成能力はタスク管理能力に直結しています。
僕の知り合いには、仕事でタスク管理能力を磨きまくった結果、他の社員の2倍の給料をもらっている方もいます。
タスクを管理する能力って会社でもめちゃくちゃ重宝されていますね。

今回は、あらゆるビジネスシーンで活躍する「議事録」について書いていきたいと思います。

①議事録ってなんで必要？
②よく間違えがちな議事録の書き方
③議事録を書くことによって得られること

①議事録ってなんで必要？

会社の会議で議事録を書きなさいと僕も言われてまずはやってみたところから始めました。
正直、本当に必要性を感じて作成しているというより、やれって言われたからやっていたので、やっつけ仕事です。笑
ですが、議事録の機能について整理してこれは絶対必要！と納得することが多いですね。

議事録の機能
①会議決定事項と経緯の記録
②タスク管理

主にこの2点で必要だと思います。
・なぜ会議をすることになったのか？
・いつ、だれが参加しているのか？
・どんな議題に対してどんな意見があったのか？
・どんな決定が下されたのか？
・誰がいつなにをするのか？
などなどを記録し、全員が目的を達成するために動くために必要です。
議事録の目的をしっかり理解すれば自ずと何を書くべきかは整理されると思いますので、上記2点を意識して議事録を作成するといいと思います。

②よく間違えがちな議事録の書き方

①の目的をしっかり理解していれば正しい議事録は書けます。
ですが、たくさん書いて失敗する経験も大事なのでここではありがちな間違いの事例を書きたいと思います。

ケース1　会話を記録する
誰が何を言ったか？はもちろん大切な会議の要素で、新人の時は一字一句すべて議事録に写していました。
ですがその結果、超～長い議事録が完成し、最後まで読むまでに疲れてしまいます。
議事録の目的に沿って、結論は何か？を書き、それに必要な経緯を端的に書くことが求められますね。

ケース2　タスクがわからない
これもあるあるですが、議事録を見て、「で、結局誰がなにするの？」となるやつです。笑
笑い事のように書いていますが、僕はこれも会社で怒られてきました。
タスクは漏れないことが大切なので決定事項の後にタスクをまとめて一覧にしてわかりやすくするのも大事ですね。

正しい議事録の例

■会議の目的

■会議の詳細
日時、参加者

■案件概要

■議題1
決定事項①
経緯：

■議題2
決定事項②
経緯：

■議題3
決定事項③
経緯：

■タスク一覧

こんな感じでまとまってるとみやすいですね。

③議事録を書くことによって得られること

初めのうちは、議事録って何度も書き直しをすることになったり、要点がまとまらず苦労することもたくさんあると思います。
ですが、しっかり目的を持って書くことで大きな成長が見込めます！

・プレゼンテーション能力が身につく
・要点を抽出できる
・タスクの漏れをなくすことができる
・フォーマットを作成する力がつく
・タスク管理能力が身につく

文頭にも上げましたが、議事録作成をきちんとやると仕事で必要な能力がもりもり身につきます。
その結果、給料が上がったり、仕事で成果が出ることも多々あります。

議事録作成は本来取り合うぐらい価値がある仕事だと思いますので、ぜひ会社の会議でも、サッと手を挙げて「議事録やります！」と上司に伝えてみてはいかがでしょう？

きっとスキルアップだけでなく、組織からも頼れる存在としても価値が上がると思います。