評価制度が企業文化を形成する力

ごあいさつ

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株式会社クルージズ・テクノロジーズの牟田です！
弊社は現在、スタッフ30名以下の医療介護業界の方、中でも訪問看護さんに特化して、理念を叶えるためにチーム作りをシンプルな人事評価制度を活用してサポートしておる会社です。

株式会社クルージズ・テクノロジーズ - ビジョンを実現する人財育成の仕組みをシンプルで簡単、 スピーディーに提供するシステムです。

企業の成長や効率化を図る上で、従業員からの業務改善提案は非常に重要です。しかし、人事評価の項目に「業務改善提案」を取り入れても、期待通りの提案が出てこないという課題に直面することが多いのではないでしょうか。なぜこのような状況が生じるのでしょうか？その理由と、改善策について考えてみましょう。

まず、多くの従業員は日々の業務に追われ、「改善しよう」という発想に至らないことが少なくありません。また、具体的な課題や改善ポイントが見えないため、「何でもいいからアイデアを出してほしい」という曖昧な要求には応えづらいものです。こうした状況を打破するためには、いくつかの工夫が必要です。

1. ヒントを出す

一つ目のアプローチは、従業員が考えやすいように具体的なヒントを提供することです。例えば、「記録業務が大変ですよね。その記録業務をマニュアル化できないか」という具合に、特定の業務に対する改善提案を求めることが有効です。郵送業務やスケジュール調整業務といった日常的な業務に焦点を当て、これについて改善案を出してもらうことで、従業員も具体的に考えることができます。

あるお客様では、取引先とのメールのやり取りが煩雑であったため、従業員に対して「メール応対の効率化」をテーマに提案を求めました。その結果、メールのテンプレートを作成し、応答時間を大幅に短縮することに成功しました。このように、特定の業務に焦点を当てることで、従業員からの具体的な改善案を引き出すことができます。

2. 普段から考え方を伝える

次に、業務改善の考え方を普段から共有することが重要です。「業務改善」という概念は抽象的であり、何をどう改善すべきかが分からない従業員も少なくありません。そのため、会社としては「テンプレート化」「マニュアル化」「IT化（自動化）」など、具体的な改善手法を従業員に伝え、理解してもらう必要があります。

あるお客様では、定期的に業務改善に関するワークショップ（研修会）を開催し、具体的な改善方法をご紹介いたしました。自身の業務を見直す視点を持ち、積極的に改善提案を行うようになりました。

まとめ

「なんでもいいから」という曖昧な伝え方では、スタッフから有益な提案を引き出すのは難しいでしょう。会社側が具体的なヒントを提供し、業務改善の考え方を普段から共有することで、従業員がより積極的に改善提案を行える環境を整えることができます。組織全体で業務改善に取り組む文化を醸成することで、結果として企業全体の効率化と成長を実現することができるでしょう。