時間管理が苦手な自分へ / 明日からこれだけ頑張ろう

自分は時間管理がとても苦手だ。もうすぐ30歳になるのに未だに思い通りに時間を管理できたことがない。頑張って納期にギリギリに間に合うが本当はもう少し余裕を持って、スケジュールを引いている。

スケジュール通りに物事が進んだらなんて楽なのだろうか。仕事のできるかっこいい大人に見えるだろう。そんななりたい自分を目指して、なぜ、スケジュール通りに行かないのか、どうしたら解決するのか？を考えたので、過去の自分への反省と未来の自分への提案をまとめてみた。

なぜ時間管理ができていないのか

この問いに対しては3つ思い当たる項目がある。

まず、１つ目は「やりきるまで続けてしまう」

例えば、企画書を書き上げるのに３時間使うと想定してスケジュールを組む。そして、作業に取り掛かり、よしできた！！とパッと時計を見ると、5時間６時間が経っていた。こんなことがざらにある。どうしても完璧を求めてしまうのだ・・・

次に、2つ目は「途中で余計なことを考える」

一つ目の例とは全く逆の理由になるのだが、作業をしてる最中にそういえばあのメール返したっけ？とかあそこのデザイン修正できてたっけ？とか、今目の前にある作業をクリアにしないといけないのに、頭の中では他のことを考えていて、作業が進まない。最悪の場合、一旦中断して他のことを始めてしまう。これでは当初の予定から大幅に狂ってしまう。

最後に、３つ目は「時間の見積もりが甘い」

作業を始める前に、ある程度時間帯を見積もって開始するのだが、その見積もりが甘いこと甘いこと。自分のことを過大評価しすぎている。

以上、３つ原因を書き出したところで、どう解消するのか？

明日から心がけることは4つ

１つ目「1日にやることを書き出す」

いわゆるTODOリスト。これだけはやらないといけないことを、ポストイット1枚に書き込む。そして、作業が終われば剥がしてゴミ箱に捨てる。もちろん優先順位を意識して、剥がして行くことが求められるが、リスト化にすることで次何するんだっけという不安からは解消される。

２つ目「プラス30分の余白を考える」

一つの作業にあてる時間を考えるときに、基本30分プラスして取り掛かる。最初から余白を見て作業時間を考えることで前よりもだいぶ時間のズレがなくなった。

３つ目「作業を細かく分解」

「会場を予約する」という宿題があった場合、その会場はどんな会場なのか？何人が入れる必要があるのか？用途は何で抑える必要があるのか？などなど、一つの作業に対しても分解するとかなりの項目があげられる。ここを初めから細かくすることで、大きなブレがなく作業に取り組むことができる。

４つ目「時間をはかる」

作業に入る前に予めタイマーを設定する。その時間になればタイマーがなりだし強制的にストップされる。これで集中して気づいたら何時間経ってましたということは避けられる。ちなみに、人は大体20分くらいしか集中力が持続できないらしい。なので20分集中×5分休憩のセットを基本にして仕事をしてみると思ってた以上に捗った。20分しかないからそのことだけに集中できるし、２０分でやりきると考えると余計なことをしてる時間がないので判断が早くなる。(気がしている)

おまけ

最後に個人的にやってよかったことは、「かかった時間の見える化」作業が終わったら、Googleカレンダーにやったことを記載する。それを1日の終わりに見直して次の日に備える。結構この作業が1日の質を高めてくれてる。(気がしている)

余談のコーナー

最近読んだR25のガクトさんの記事。刺さった言葉をピックアップ
どんな成功者も最初は、「1日単位のハードルをクリアできる人間になる」ところから始めるんだ。

人生は「1日」というルーティーンの繰り返し
いかに自分の「1日」の精度を上げられるかが大事なんだ

「20歳でこの思考を手に入れて、ボクは勝ちを確信した」GACKT直伝“結果を出す人の思考法”｜新R25 - シゴトも人生も、もっと楽しもう。