部長にゴールが見えてないと怒られたので
こんばんは、今年も、もうすぐ終わります。
今年は、課長として仕事を行なってきていますが、
いろいろと、仕事をうまく回せずに、困っています。
挙句、部長からも、『お前ゴール見えてないだろ、こんなんじゃ仕事として何もやってないに等しいよ』と、三下り半を突きつけられてしまったわけです。
普通なら、気落ちして、自殺すら図るかも知れない、このような状況であっても、私は特に気落ちすることもなく、頑張ろうと思えてしまうものだから、世間的に言えば、メンタルは強い方なのかもしれないですね。
まぁ、仕事なんで、何言われても、お金になるからね、いいんじゃないのかな、というくらいの感覚で仕事しています。と、ここは余談ですね。
そんなわけで、私はふと、思いました。もう少し、うまう仕事ができないものかとね。
で、本当なら、もっと若いうちにやっておくべきことなんだろうけれども、いまさらになって、自分のタスクをうまく処理するために管理を徹底しようかと思うわけです。
で、いつも、自分用でToDoとかでタスクを処理していたのだけど、どうにもToDoだと、その日に実施すべき事項を思い出しながら処理していくような感じになってしまい、長期スパンのタスクに対しての管理がおぼつかないような感じになっているような気がしているのです。
だから、ちょっと、長期スパンのタスクをどのように計画どおりに進められるのかという、その方法をもう一度、計画立てる、進捗管理する、という観点から考え直してみようと思ったわけです。
ということで、以下のページに記載されている内容を読み解きつつ、なんか思うところを咀嚼してみようと思いました。
タスク管理とは、言葉の通り「タスク」を「管理」することです。ある仕事を任された場合に、タスク管理ではその仕事を完了するのに必要な作業（「タスク」）に分解します。その後、その仕事を完了するにあたり、行うべきタスクの優先順位の把握や順番決めをし、進捗管理をしながら作業をすすめます。
上記の忘年会の例で言えば、日程や予算が決まらなければ参加者を募れませんし、参加者の数まで把握できなければ開催場所を探すことができません。そのためタスク管理の優先度・順位は「日程や予算を決める」>「参加者を募る」>「開催場所を決める」という順番になります。
要するに、
仕事 ＝ 作業（タスク）＋作業（タスク）＋作業（タスク）
仕事とは、タスクの集合体、ということ
仕事を完了させるためには、作業（タスク）の優先順位（実施する順番）を決めて、作業（タスク）を進める必要がある
要するに、
仕事 ＝
作業①（タスク①） → 作業②（タスク②） → 作業③（タスク③）
みたいな感じです
忘年会を行う、という仕事であれば
①日程・予算を決める → ②参加者を募る → ③開催場所を決める
みたいな感じです
次に、タスク管理がうまく行えない理由は何なのか、言及していきましょう
タスク管理が上手にできない方には共通の原因があると考えられます。ここではそれをご紹介します。
頭の中でタスクを整理しようとしている
人間が脳内に置いておける事柄はせいぜい3～5個と言われています。つまり、10個やそれ以上のタスクを覚えておき、全てを効率良く実行するなどという行為はそもそも不可能です。しかしタスク管理が上手にできない方の多くは全てのタスクを頭の中で整理しようとするため、結果的にタスクの抜け漏れが必ず発生し「タスク管理ができない」という状態になります。
要するに、うまくできないのは、
タスクを頭の中で整理しようとするため、タスクの抜け漏れが発生する
そうだよな・・・。という気はするよね、一応、ゴールイメージは描きつつ、一個ずつToDoをこなしながら、次なにやるんだっけ？みたいな感じで進めているようなところはあるよね。みんなは、そうじゃないんだっけ。。。？
もう上記でビンゴな気がしましたが、他にもタスク管理ができない人にありありな話があるようです。
タスクを細分化できていない
2つ目の原因は、あるタスクを遂行するにあたって「細かいタスクを設定できていない」ことです。例えば「Webサイトに記事を投稿する」というタスクがあるとします。一見すると1つのタスクと考えられますが、これには「記事を執筆する」「CMSに記事を設定する」「URLを設定する」「アイキャッチ画像を設定する」「カテゴリを設定する」「説明欄を記入する」「コンテンツの最終チェックを行う」「バナーを設置する」「公開する」など複数の細かいタスクが存在します。こうした細分化されたタスクを意識できないことで、結果的に脳の記憶容量を超えてタスクの抜け漏れが起きやすくなります。
ふむふむ。要するに漏れるから、失敗するのだと、そういうことですかー。
ん？まだ、他にもあるのか？
1日のうちにタスクを詰め込みすぎている
1日のうちにこなせるタスクの量は限られています。しかも、その量は想像以上に少ないものです。タスク管理が上手にできない方の大半はその日こなすべきタスクを詰め込みすぎ、常に複数のタスクに注意が向いている状態なので必然的に生産性が下がり、どのタスクも中途半端という状態になってしまいます。また、タスクに埋れてしまい今やらなくても良いタスクなどに目が向いてしまうことも問題です。
あー、これはある。もうタスクでいっぱいいっぱいになっていて、頭ぜんぜん追いつかない、ということはかなり、ある。いつも作業に追われていて、死にそうになっている・・・。
「できません」と言えない
ビジネスの中で「タスクが無くなる」ことはありません。常に何かしらのタスクを抱え、完了したタスクがあれば新しく発生するタスクもあります。その中で上司や同僚から「これお願い」と言われたタスクに対して「できません」と言えないことで、自分のキャパシティを超えたタスクを抱えてしまっている方も多いでしょう。
上司から言われると、嫌とは言えないというところは、あるよね。
でも、ここは強気で、無理、と言っていかないとダメなんだなー、と思うようにはなってきました。今年は、これで苦しめられて死にそうになっているところが、かなりあります。
すべて自分で解決しようとする
１つのプロジェクトには複数のタスクが存在します。チームで仕事をする場合には適材適所でタスクを割り振る必要があります。実際に周りの人を巻き込めばすんなりと終わるタスクも自分だけで解決しようとすると大きな時間が必要になります。そのため完了が遅くなり、他のタスクにも影響が出てしまうのです。上長や同僚に相談しながらタスクを細分化してチームで解決することを心がけると良いでしょう。
BPが下にいるので、BPにやらせれば良いと言われるけど、BPって、上位層は強力的だけど、若いBPは非協力的なところがあるので、やらせにくいんだよなー。ここは強引にやらせないとダメだよなー。
スケジュール管理が上手くない
仕事のタスクには、必ず納期が存在します。しかし、たくさんのタスクに囲まれてしまうとその納期の管理ができずにダスクに溺れてしまうという現象があります。本来であれば今日やるタスク、近日中にやるタスクなど明確に仕分けしておくことで頭の中が整理できるようになるはずです。
もう、ごもっとも、な事ばかりですねー。
そして、こっからが解決策です。
マインドマップでタスクを吐き出す
細かい書き方については省略しますが、頭の中にあるたくさんのタスクを整理するには「マインドマップ」がとても有効です。無地の白紙に大きなプロジェクトやタスクから細分化されたタスクを書き出すことで、かなり頭の中をスッキリとさせて脳の容量を確保できます。何より、自分が今やるべきことが明確になるため、それだけで「タスク管理ができない」状況から脱した気分になれます。ここで言いたいのはマインドマップを使うことではなく、一つのプロジェクトを細分化して全体像を掴むことが重要です。
①要するに、頭の中にある、うずまいている、やるべきことを全て書き出す、ということです。
そして、次にやるべきことは
タスクごとに優先順位、期日などを決める
当然、「タスク管理が上手になった」気分だけではいけないので、次のタスクごとに優先順位と期日などを決めます。タスクというのは全てが同じ重要度ではないので、実行すべき順位があります。これが把握できないといわゆる「タスク管理が上手にできない」状態になってしまうので、必ず優先順位をつけましょう。また、それぞれのタスクごとに期日を決める必要があります。
②いっぱい炙り出したタスクについて、優先順位と、期日を決めていく必要がある、ということですね。これをやると首が閉まるような気持ちになるので、ついつい、期限をなあなあにしてしまうのですが、ここでヒモをしっかりとしめないと、やばい、管理できていない、ということになるわけですね。
タスクごとの完了時間を見積もる
日々生まれるタスクの中に真新しいものは意外と少ないものです。多くのタスクはこれまで繰り返し行われてきたものなので、過去の経験を元にタスクの完了時間を見積もりましょう。その際は楽観的に見積もるのではなく、自身のスキルはキャパシティをしっかりと考慮して見積もってください。
③そして、次にやるのは、タスクがどのくらいの時間で終わるのか、作業時間を見積もることです。（ここは楽観的ではなく、時間をなるべく正確に見積もることが大事ってことです）
リマインドの仕組みを作る
タスク管理を上手にこなすための重要なポイントが「リマインド」です。タスクを整理し、優先順位を付けても1日で全てのタスクが完了するわけではないですし、新しいタスクはどんどん生まれます。その中で、タスクを忘れないようにリマインド（思い起こす）の仕組みを作ることが重要です。
④タスクを忘れないための工夫、それがスケジュールに書き起こして読み直すってことなんだと思うわけですよねー。ここで、WBSというかスケジュールがでてくるのかなー、と。
「シングルタスク」を心がける
冒頭で述べたように人間の脳はマルチタスクに向いていません。ならば「シングルタスク」に切り替えてしまえば良いのです。つまり、複数のタスクを少しずつ遂行するのではなく、「1つのタスクがある程度完了してから次のタスクに移行する」というスタイルで実行していきます。その中で新しいタスクが舞い込んできたり、返答すべきメールを受信したりと状況は常に変化します。そんな時は新しいタスクをいったんメモ帳等に書き出し、まずは目の前のタスクに集中する時間を確保します。これは科学的にも証明されていることで、生産性を向上させる重要なポイントです。
⑤タスク処理中は、他のタスクをシャットアウトする（これをいつもできないから、ダメなんだよ、ガツンとできないんだよ、今は！と言ってしまいましょう
最後に、以下のようなタスク管理の方法をうたわれていますが、ここから先はCMみたいな感じなので、読まなくてもよいかな、と感じました。
管理の方法は、
①手書き
②Excel
③専用ソフト
の３種あるって話ですね。
タスク管理3つの方法について
①手書きでタスクを整理して管理する
手帳やノート、付箋などの紙にタスクを書いて管理する方法です。個人でタスク管理をする場合には、紙にタスクを列挙し、自分でわかりやすいように優先順位付けするだけでも、立派なタスク管理になります。終わったタスクは二重線で消したり、付箋なら剥がすだけなので便利です。この管理法により抱えているタスクの内容が把握しやすくなり、対応漏れを防いだり効率的にタスクを進めたりできます。
チームでタスク管理を共有する場合には、1つ1つのタスクを付箋に書き、ホワイトボードへ張り付けるとよいでしょう。その際、進捗状況（未着手・実行中・終了など）や担当者といった情報で表形式にしてまとめると、タスクが見やすく整理できます。
②表作成ソフトを利用して管理する
Excelなどの表作成ソフトを使ってタスク管理をするのも1つの手です。この場合、タスクの内容をはじめ進捗状況（未着手・実行中・終了など）や期限日・完了日などを基に表を作成して管理をします。たとえば「未着手のタスクは赤、終了したタスクは青」など色分けするようにすれば、さらに見やすくなるでしょう。またExcelを社内の共有フォルダに置いたり、オンラインで共有できるGoogleスプレッドシートを使ったりすれば、チームでタスク管理する際にも有用です。
③タスク管理ツールを利用して管理する
タスク管理を行うための専用ツールを使う方法もあります。タスク管理を行うのに必要なインターフェースがあらかじめ用意されているため、表計算ソフトを使うときのような準備や作成したファイルの管理などは必要ありません。
タスクが発生した場合にタスクを登録する仕組みや、それを一覧化する「タスクリスト」、タスクの進捗状況・期限をグラフにして可視化できる「ガントチャート」、ファイル添付・検索機能・フィルタ機能などは、多くのツールが基本機能として備えています。また、チーム内で実施可能なチャット機能やタスクごとに意見交換できる機能、ファイル共有機能などを搭載しているツールも存在します。ツールによって使える機能はさまざまなので、使いたい機能があるか確認してから使用しましょう。
具体的なツールとして、直感的なインターフェースで簡単な操作が可能な個人のタスク管理からプロジェクト管理までオールインワンで対応可能と注目されている「Asana（アサナ）」や、個人・小規模チーム向けに無料で使えるクラウド型の「Trello（トレロ）」、「Backlog」などがあります。セキュリティ要件なども踏まえて自社の業務に必要な機能を備えつつ、予算にあうものを選びましょう。
まぁ、なんかちょっと、タスク管理できるようになれそうな気がしました。