ムダな定例会議がなぜなくならないか
President Online の最新記事から『87％がムダだと答える“毎週の定例会議”はなぜなくならないのか』。元マイクロソフト執行役員の越川慎司氏が、ビジネスパーソン7,500名を対象にしたアンケート調査や多くの企業を観察した結果に基き社内会議改善の必要性を説いています。
企業の生産性や創造性が語られるとき、また組織状態や社員のストレスなどについて語られるときなど、実に色々な場面、文脈で『会議のあり方』が問題視されます。
本稿で筆者は、会議を「情報共有」、「意思決定」、「アイデア出し」の3種類に分け、中でも最も不毛なのが「情報共有」の会議だとしています。アジェンダもなく、アイディアも出ず、ほとんどの人がただ座っているだけ。
また経営会議にしても、多くの場合は細切れに割り振られた時間の中で各部門の代表が情報を共有して終わり、長時間かけて作った会議資料の多くは読まずに捨てられる、というケースが多いと言います。
筆者は、経営会議を情報共有の場ではなく“決める”場にする必要性と、情報共有だけならビジネスチャットアプリで済ませる、といった具体的な対策を挙げています。
逆に「アイディア出し」のための会議は実際に対面した方が効果が高いこと、それもかしこまった場ではなくカジュアルな場でより効果的であるとしています。
これらの話は(大変失礼ながら)特に目新しい話ではありません。
それでも、当社も含め情報共有のための「連絡会議」は世の中から無くなりません。
それは何故なのか。
会議を開きたいのは誰で、その人の目的は何なのか。
「文字だけだと読まない人がいるから」「丁寧に背景まで伝えたいから」「直に反応を見たいから」、、会議を開きたい人の理屈もいちいちよく分かります。
“組織の体質”を如実に表す「会議問題」は、その本質的な原因をじっくりと丁寧に掘り下げていけば、会議以外の大きな問題を解決する糸口になったりするのではないでしょうか。（ただの予感です）
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