総務業務を減らす話(備品、お茶ないよ編)
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総務業務を減らす話(備品、お茶ないよ編)

スズキケイタ

アドベントカレンダーなんてどこ吹く風。書きたい時に書いてます。
こんばんわ。ひょんな事から総務もガッツリやってる一人情シスの鈴木です。
そんな情シスが総務やるとどうなるの?なんか変わるの?って内容を何個か連作でお送りします。(予定)

まずこれを見たそこの上司の人!!こいつができるんだからって総務を情シスにやらせないでください。あくまで私は例外オブ例外なので御社の情シスを大事にしてあげて下さい🙏あくまでお手伝いくらいでお願いします。

※本NoteではSlackの話が出てきます。
※本Noteでは概要のみを述べますので、反響よければ明日からできる実践編とか書く予定です。


みなさんお茶とか備品を業務で買う事ってありますか?
1度や2度はあるかと思いますが、総務はその矢面に立つ場面が非常に多く、その工程は以下のようになるかと思います。(弊社以前の場合)

 1.口頭やslackなどで依頼される
 2.商品を選定する
 3.購入する
 4.部署(人)に届ける

上記の問題点をざっと言うと、
工程1はあるあるですが、買った買わない、言った言わない発生しますよね。私は結構忘れます(キッパリ)
工程2は総務主体の人が、そもそもどこで買う?モニタのどこのメーカーの何がいいの?とかどのサイズ?わからないから聞くか。。。とかの行ったり来たり発生しますよね。
工程3はそんな1-2を経た上なので、時間経ってたり忘れちゃったり。私は忘れ(

工程4は変更する事はできないかもしれませんが、
1-3は情シスでなんとかできるんじゃ?と思い
slackワークフロービルダーで簡素化してみました。

結果的にslackのワークフロービルダーでの依頼で統一してもらった事により、入社したての人でもわかりやすく、アホほど簡単にしました。
下の3ステップで。

1.対象のチャンネルで⚡️マークを押してジャンルをポチ。
2.欲しいものをポチ。20個まで選択可能。
3.botが発言。これだけ。

これらの3ステップで
・「誰が」「いつ」「何を(URL)」買って欲しいのかが明確になるので、手戻り少ないので購入までの道が短い。
・単純な構造にする事で、ワークフロービルダー特有の縦にびろーんの変な改行もなしなので見やすい。
・ストックを確認することは「誰でも」できるので、私が管理しなくて良くなるので楽ー。(ストック確認はPCだけで充分だ。。。。)
・エビデンスがスプレッドシートに溜まってくので俗人化しない。

なんとなく作ってみたんですが、
意外に簡単でしかも汎用性が高く、
今では上記のように4ワークフロー80アイテム強がめちゃ簡単に作れました。

前述しましたが反響あれば実践編書きます。

ではノシ

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