DXって新しい仮面ライダーですか？DX超合金ですか？いいえビジネスのお話です
けいりDXです。45歳で20年いたIT業界から建設業に転職した男です。
「経理DXで月末ハチマキさようなら」をスローガンに悪戦苦闘しながら経理DXを実施した内容を書きます。
今日は入社２日目。
入社１日目の私の第一声は
「経理DXで月末の経理業務を楽にしましょう」
すると
「DXって新しい仮面ライダーですか？」
「請求書は電子化しないといけないの？」
「DX超合金のヒーローロボ買ったな〜」
の返答。
予測どおりです！
という２日目のはじまりです。
１：請求書は電子化しないといけないの？
１−１：DXって新しい仮面ライダーですか？
答えはNO。あっ横文字禁止でした（笑）
最近、ペーパーレス化やコロナ禍の影響を受けて、請求書の電子化を検討している企業が増えていますよね。
請求書の電子化が実現できれば、請求書を発行する側も受け取る側もさまざまなメリットを得ることができると思います。
しかし、ちゃんと事前チェックをした上で電子化を導入する準備が必要ですよね。
ここから、私たちで調べた請求書の電子化についての基本的な情報を記載してみます。
１−２：まずは皆んなで考えるチームビルド
電子請求書とは、法律的に問題ないのか、請求書を電子化できるのか、メリット・デメリットは何かなど、調べること、知らなくてはいけないこと、疑問点はたくさんあります。
私はまず、１日１時間の勉強会を実施することにして、みんなで電子請求書の疑問や不安を解消することにしました。
教材は私でつくって、その場でインターネットでみんなで検索する
１日１時間と区切る事で集中力が保て、新しい事への興味関心が増え、コミュニケーションもできいい方法だったと今も思います。
２：電子請求書と関連法律
そもそも電子請求書とは何なのでしょう？ また、電子化しても法的な効力はあるのでしょうか。
ここで「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の2つの法律について確認することにしました。
２−１：電子請求書ってなに？
電子請求書とは、WEB上で発行した請求書をPDFファイルなどの電子データでクライアントに送るものです。
これまで紙ベースで作成していた請求書を電子データで送付できるため、書面でのやり取りが必要ありません。
また、電子請求書の導入を検討する人の多くは、「電子化した請求書を送付しても法律的に問題ないのか、法的な効力があるのかな？」
という疑問があるかと思います。
電子請求書の法的効力については下記2つの法律によって認められていました。
２−２：電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿書類の電子データ化を認めた法律で1998年に施行されました。
そんな深い歴史があるんだ。知らなかった💦
電子帳簿保存法は国税関係の帳簿書類に関する法律なので、データの改ざんが行われないように厳しい要件が化されていましたが、2020年に法改定され、規制が緩くなっています。
ちなみに、請求書の保存期間は紙の請求書・電子請求書のいずれにおいても提出期限の翌日から7年間でした。
注意としては、欠損金のある年度については保存期間が10年となります。
また、詳しく知りたい方は国税庁のリンクをご覧ください。
こんな動画もありました
個人的には下の方が好き。ツボった
２−３：e-文章法（電子文書法）
e-文書法は、これまで紙ベースで保存することが義務付けられていた書類（一部）でも、一定の要件を満たしていればスキャンした電子データとして保存することを認めた法律です。
民間の会社運営に関わるさまざまな法律を横断するルールですので、電子帳簿保存法とは「似て非なるもの」でした。
総務DXですね。のちのち改名してやります。
少し触れると
会社法、商法、証券取引法などで、保管が義務づけられている文書や帳簿、請求書、領収書などに関わるものを「電子化」して良い、という法律で、その対象となる文書は多岐に渡る。
・e-文書法に則り、上記のような文書を「電子化」運用する際に、法的な承認は不要でした。
経理DXとの関わりでは、スマートフォンで撮影した画像も電子データとして保存することができるため、業務の効率化に役立っていますね。
この法は、内閣府管轄で詳しくは下記をご覧ください。
3：請求書の電子化に必要な条件ってなんだろう
請求書の電子化は法律で認められていて、いくつかの要件を満たす必要がありました。
３−１：自社とクライアント双方の合意が必要です
請求書を作成・受領する目的は、自社とクライアント双方が請求内容を確認することです。この目的が達成されていれば請求書を電子化して問題ありません。
ただし、クライアントによっては紙での請求書を希望することもあるので、まずは電子請求書に変更することを承認してもらわなくてはなりませんのでなかなか大変そう。
でものちに出てきますが、請求書システムのほとんどがクラウド上でのやり取りなので、電話で許可得なくてもシステム上でやってもらえるので一安心😅
３−２：書類はPDFで改ざん防止
ExcelやWordなどで電子化した請求書は、送付側も受領側も簡単に内容を改ざんすることができます。
そのため、請求書の電子化は基本的には編集できない形式で作成しなくてはなりません。
なのでPDFが登場！
また、PDFで作成した請求書に印鑑を捺印する必要はありません。
請求書というと社判などが捺印されているイメージがありますが、そもそも請求書は捺印を必要としない書類で、捺印がなくても請求書としての効力はあるので大丈夫です。
でも「感覚的に書類として押印したい」「クライアントから文句言われそう」など新たな悩みも。。。
なので当社は押印やフォーマットに自由のあるシステムを選ぶ項目に入れました。
４：まとめ 請求書の電子化へ向けて準備したこと
請求書の電子化するには、何点か準備することになりますが、皆さんとの会社と共通である３つの準備事項をここでは書いてみたいと思います。
４−１：オンボーディングと運用が重要
方針決定→準備→導入→運用 の流れでありながら導入と運用を考えると準備の資料がそのまま導入と運用で使える事を考えました。
使う人は総務以外の社員皆さんの協力が必要。
結局わかりやすく短時間で理解してもらい運用してもらうことが重要ですのでね。
理想は「説明書がA3 １枚 で絵が中心」
また「見える化」の実行もしました。
実はNote書いているこの内容も社内DXの推進で行った内容の抜粋です。
らくらくフォンも裏はスマホなので、LINEなどの普及で建設業界もITリテラシー高いんですよ。
社員が会社にいたり、現場にいたり時間も共有しづらい環境条件だったので、情報共有がスムーズに行えるための社内DXとして、読み物としてつくったものがはじまりです。
総務の皆さんとの共有データがそのまま導入→運用で使えるように社内広報活動を楽しく行えたのもよかったです。
４−２：社内規定やフローチャートの整備
方針決定→準備→導入→運用
導入から運用までを意識できたので、準備してきたフローチャートを使い、今日のまとめを行いました。
フローチャートって、いいですね。
業務の流れの「見える化」して、今の業務とどう変わるのかわかりやすく目的ができたのと個々の業務の役割と責任も同時に見えるんでおすすめです。
その上で社内規定の整備が必要か否かも確認できました。
４−３：税務署への届出が必要
届出等が必要なことも確認しました。
受領した請求書を電子データで保存する場合には、「電子帳簿保存法」が適用されます。
そのため、帳簿の備え付け開始日まで、もしくは、スキャナ保存の開始日3ヶ月までに税務署へ承認申請書を届け出る必要があります。
来年2023年のインボイス制度に向けた準備も同時にする事にし、３日目のテーマにしました。
あっという間の１時間でしたが、３日目へ向けて各自準備してもらうこと等役割分担もできて良いスタートアップができました。
では、通常業務に戻りましょう〜！
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