今日やるタスクの決め方【ユタカジン】
こんにちは、Keiです。
ブログの記事やXで発信するテーマを考える時、「これは面白い！」と自分が思ったテーマで書くよりも、いつも自分が当たり前にやっていることをそのまま書いた時の方が「え？なんでこれがウケるの？」と思いながらも反響が良かったりします。
しかし頭ではわかっているつもりでも、せっかく何か発信するなら面白いこと・興味深いことを書きたいと思ってしまうのはある種の逆算思考なのでしょうか？
そういう訳(?)で、今回は私が普段タスクシュートを実践する中で行っている「今日やるタスクの決め方」を紹介します。
認定トレーナーとして推奨する方法というわけではなく、かなり属人的な内容でもあるので、「こんな考えの人もいるんだなー」くらいに思って気楽にご覧ください。
大喰らいタスクと少食タスク
タスクシュートは1日を単位として時間とタスクを管理するメソッドです。
そのため基本的には、1日に行うタスクをタスクシュートに登録し、実行ログを取っていきます。
そして記録するタスクが増えてきたら、個々のタスクの実行時間を短くしたり、1日に実行するタスクを減らしたりして調整します。
実行するタスクの数や実行時間に決まりはありません。いくつタスクを実行しても良いですし、実行時間は1分でも数時間でも構いません。
ところで、私が抱えるタスクには、一度に長い時間を割り当てた方が良いタスクと、短い時間の着手を繰り返した方が良いタスクがあります。
これは個人差が大きいので「こういったタスクにはまとまった時間をかけた方が良い」というアドバイスはできないのですが、私であれば「執筆作業 (論文等)」、「データ解析」、「研究関係の申請書作成」といった作業はまとまった時間をかけたいタスクになります。
時間をかけて悩みながらアウトプットしたいタスクが「時間をかけたいタスク」に当たることが多いです。
また、締切が近いタスクもやむを得ずココに入ってきます。
一方で、「生活タスク全般（特に掃除）」、「インプット(勉強, 読書等)」、「資料作成 (悩まなくていいもの)」、「メール対応」といったタスクは、私にとって短い時間の着手を繰り返した方が良いタスクです。
むしろこれらのタスクに長時間着手しようとすると先送りするので、毎日少しずつ着手します。
このように私の中では、まとまった時間をかけたい「大喰らいなタスク」と毎日少しずつの時間で満足できる「少食なタスク」があります。
そして、この「大喰らいなタスク」と「少食なタスク」の組み合わせで今日やるタスクを決めています。
「今日やるタスク」の決め方
私の「今日やるタスク」は多くの場合、「大喰らいタスク」から1つ、未着手のタスクから1〜2つ、その他「少食タスク（ルーチンタスク）」で構成されます。
まず、その日に時間をかけたいタスクを「大喰らいタスク」から1つ決めます。
そのタスクは「本日の主役」です。
本日の主役ですから、大量に時間を食べても良いものとします。
しかし、1つのタスクに1日を使ってしまうと、他のタスクに着手できなくなります。
優先順位を見誤る可能性が非常に高くなるので、流石に主役といえど一つのタスクだけに1日は使わないようにします。
そこで、主役ではないけれど未着手なタスクに必ず1〜2つ着手するようにします。
これだけで未着手タスクの放置による事故はかなり防げるので、安心して主役のタスクに時間をかけることができます。
なお、未着手タスクを実行し、毎日やった方が良いと思うタスクはルーチンタスクに登録し、翌日以降少しずつ進めていくようにします。
このように主役のタスクと未着手タスクを実行したら、あとはルーチンタスクや他者からの依頼タスク、朝の時点で想定されなかったタスクに対応していれば1日が終わります。
なお、「本日の主役」は一つのタスクに集中しすぎないようにします。
一つのタスクに主役が集中すると、他の時間をかけたいタスクを先送りする確率が高くなるので注意しましょう。
私は曜日によって切り替えることが多いです。
あくまでエサ（時間）は全員に行き渡るようにします。
主役といえど優先はしない
「今日の主役」に割り当てたタスクにはたくさんの時間を使って良いものとします。
しかし、主役といえど優先順位は上げません。むしろ積極的に譲ります。
特に、他者からの依頼タスクには優先的に対応します。
丸一日近く時間を使う権利をもつ「本日の主役」タスクなら、数時間くらい割り込みタスクに使っても問題ないと考えて時間を譲るのです。
なぜこのような考え方をするかと言うと、長時間タスクに着手していると終わりが見えてきたりノッてきたりして、最後まで終わらせたくなってしまうからです。
他のタスクに対し、「このタスクが終わってからやろう」という考えが出てくるのです。
しかしこれは危険です。終わりが見えてきたと思っても本当に終わるとは限らないのです。そして結局終わらず、その日のうちにやろうと思っていたことを全放置して一つのタスクに集中してしまうということが頻発します。
これは一概に悪いこととは言えないのですが、「早めに着手していれば防げた想定外の事故」の発生確率がどうしても上がります。
なので、主役のタスクにはまとまった時間をかけますが、優先順位は上げないと決めているのです。
「まとまった時間をかけたい」と「まとまった時間がないとやらない」は全く違う
一つ注意があります。
まとまった時間をかけたいタスクですが、これはまとまった時間がないとできないタスクではありません。
そのため、まとまった時間が欲しい「大喰らい」のタスクであっても、短時間だけ着手したりします。
例えば、「論文執筆」というタスクには毎日最低でも10分は着手するようにしています。
あくまで、普段は少しずつしか時間をかけられない「大喰らいタスク」に、週に1〜2回の主役が回ってくるというイメージです。
なので、まとまった時間が無いからと言って、まとまった時間をかけたいタスクを放置はしないようにすべきです。
「まとまった時間が無いからやらない」というのは戦略的でもなんでもない単なる先送りです。
あなたはどうやって「今日やること」を決めていますか？
本記事では、私が普段「今日やるタスク」をどうやって決めているか解説してみました。
うまく言語化できていれば幸いです。
今日やるタスクの決め方というのは人によって千差万別です。
生活環境、職種、年齢、性別によっても変わってくるでしょう。
私の方法は、「時間をかけたいタスク」が並行して、しかも常に存在するような働き方をしている方に合っているかと思います。
他者からの依頼タスク（割り込みタスク）が多い方にも合っているかもしれません。
以前はタスクを細かく分割して並行する大量の仕事を1日や午前中のタスクシュートに詰め込み、毎日全タスクに短時間ずつ着手するという方法を取っていたこともありました。
当時は毎日短時間の着手でも"チリツモ"で、まとまった時間をかけて進める方法と最終的な成果は変わらないと思っていました。
しかし、実際のアウトプットには雲泥の差がありました。「少食タスク」は進んでいたのですが「大喰らい」のタスクによる成果のアウトプットがかなり落ちたのです。
もちろん一つのタスクに長い時間をかけることを必ずしも推奨はしませんが、私にはこの方法が合っていたということです。
今日やることの決め方なんて、当たり前過ぎて言語化されることは少ないです。しかし、だからこそ誰かの役に立つ唯一の情報になる可能性もあります。
あなたはどうやって「今日やること」を決めていますか？
是非とも考えてみてください。そして、良かったらそれをコミュニティの方と共有してみてください。
意外な反響があるかもしれません。
本記事は以上です。ありがとうございました。
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この記事はタスクシュート協会公式マガジン「ユタカジン」への寄稿記事です。毎日たくさんの認定トレーナーが記事を投稿していますので、この記事が役に立ったと思ったら、「ユタカジン」を是非フォローしてみてください。
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