レポートの書き方

雑談会のあとでやり取りをしていたら、うまれた話題。レポートの書き方。

レポート…確かにたくさん書いていますが、決して上手くない。上手くないなりに試行錯誤している現状を書くのもアリかなと思ったので、書いてみます。

わたしの職場では、レポートは４名にチェックされます(吐血) 。血みどろ、ではないですが、びっしりと修正とコメントが入って返ってきます。

キャリアのある人も同じようにチェックされ、たくさん修正されています。どんな人であれ、修正はされるものですね。

よく指摘されることは下の３つ。

① 読んだ人が誤ったメッセージを受け取る
② 文章が分からない
③ 図でなにを言いたいのか分からない

②に関してもう少し詳しく書くと、

②-1 論理がおかしい
②-2 説明が長い
②-3 事実と意見が混ざってる

総括。

"何を言いたいのか分からない"

いぇーーい！やったぜ！！

全然やってない。泣。
指摘をもらってから、修正に修正を重ねて完成です。

それでは、わたしのレポート作成手順を紹介しましょう。

Step1. 伝えたいメッセージを考える

このレポートで「何を言いたいのか、伝えたいのか」から初めています。

たとえば、これ。

設計時間が短縮できるから、
新しいツールＡを使って欲しい

レポート内容は、このメッセージに沿うように書きます。これで、① 読んだ人が誤ったメッセージを受け取る 可能性は低くなります。たぶん。

Step2. 箇条書きで全体の構成を考える

続いて内容を考えるステップ。
ここが１番難しい。

どんなレポートも形式があります。

背景(状況)→課題→検証→結論 。

形式に沿って箇条書きで書いていきます。
具体例を紹介すると、こんな感じ。

１. 状況
・設計現場ではツールＢが使われている
・ツールＢの良い点、悪い点

２. 課題
・ツールＢの悪い点を改善したツールＡをつくる

３. 解決方法/結果
・ツールＡの開発方法
・ツールＡを使った結果

４. 結論
・ツールＡはメリットたくさん
・ツールＡを使おう

１. 状況 は事実しか書かず、仮説をいれないことがポイントです。これで、②-1 論理, ②-3 事実と意見 は改善されました。きっと。

Step3. 図を入れる

箇条書きに図を加えます。
この時点で、レポートの大枠は完成。というかレポートはほぼ完成。

図のコツは特にないです！

こだわり過ぎはよくないけど、なるべく綺麗な図を作るようにしています。線の大きさや矢印のサイズを調節したり。細かい。

Step4. 文章で肉付け

箇条書きを文章にします。
また、図を説明する文を追加します。

難しいことは考えず、まずは書きたいことを書いていきます。

Step5. 校正

ひたすら文章を修正します。必要であれば図も。

分かりづらいところを、分かりやすい表現になおす。そして不必要な文を削っていきます。②-2の改善です。

ここは時間がかかります。そして校正はやってもやってもキリがない。無限に出てくる修正箇所。

諦めて70%くらいの完成度で、他の人に見てもらいます。そしてまた修正…。

修正が終わったら完成です！

おわりに

ながーい！こんなことやってるから、時間がかかって、締め切りを破ります。

ベストは何か始めるときに、Step1.2をあらかじめ作っておくことです。そして同僚と共有する。そうすると、結果をペタッと貼ってすぐ終えられます。

残念なことに、こんなに上手くいくことは滅多にないんですよね。

実際には、実験データを解析するうちに楽しくなり、目的を忘れることが多いです。

結果はあるけど何を書けばいいか分からない。

こうなってしまったら、Step1.2を無理矢理作って、とにかく書き始めるようにしています。書き始めると意外と思い出したりする。

もしくは、一緒にやっている人に相談する。

試行錯誤しながら書いています。
会社に入った頃より、かなり改善されたと思いますが、まだまだ。道のりは長いです。

いかがだったでしょうか？
参考になったら嬉しいです。

それでは、今日も読んでいただいて、ありがとうござました。
また次の話でお会いしましょうー！