【組織】命令に必要な要素はこれです。

『命令』の取り扱いの重要性をまとめさせていただきました。

もしまだご覧いただけていない場合は下記を先にみていただけるとより良いと思います。

今回は命令の要素についてまとめます。

じゃあ具体的にどんな命令すればいいの？

というご質問に対するアンサーです。

命令を出す際に必要な要素はこちらです。

①直接
→間接的、つまり誰かを通して伝言はNGです。
伝言ゲームが証明する通り、伝言すると正しく伝わりません。

②１人ごと
→一斉に伝えるのは命令ではなく、通達です。命令の場合は１人ごとに出さなければいけません。

③目的を明示する
→なぜそれをやるのか、やらないといけないのか、目的を伝えましょう。会社運営上必要だったり、育成のため必要だったりすると思います。

④一般スタッフには単一作業、経営幹部には複数作業でもいいけど優先順位は明示する
→経営幹部以外には命令は１つづつが原則です。複数命令すると達成できないと思っていてください。
経営幹部には複数作業の命令を出してもいいけど優先順位までは明示してください。AプロジェクトとBプロジェクトがあったら、Aを優先して、といった感じです。

⑤報告タイミング設定
→作業が完了したり、完了したと思った時、設定した期限を迎えた時、週次ミーティングの時、など。

⑥やり方、手順を明示
→その作業をどうやるのか、各工程はどの順序でやるのか、予め明示しましょう。

⑦結果は数字で表現させる
→複数作業を命令しているなら命令したうち、いくつ完了しているのか。
工程でいうと10工程のうちいくつまで完了したのか。
仮に完了していないものがあるなら、残りの工程を完了させるまでどのくらい時間が必要か、工数が必要か。
など数字で表現させるようにしましょう。
「大体終わりました！」「あと少し時間をください！」こんな感じの返事をもらっているならアウトです。

⑧日付と時刻で期限設定
→これ伝えられてないこと結構多いです。今日中に完了させないといけないのか、今月末でいいのか、特に期限は設けずやれたらやってみて程度なのか、分かりません。
命令する場合はそれをいつまでに完了させてほしいのか伝えなければいけません。
また日付だけで伝える方もいますが、
正確には時間込みです。

2024年9月15日17時までに提出してください。
同日18時までにチェックとフィードバックを入れます。

みたいなやり取りができていたら、
出来ている会社からすると普通のことかもしれないですが、
一般的にはかなりハイレベルです。
基礎的なことがしっかりできている素晴らしい会社だなと思います。

⑨途中確認
→期限を設定すると期限まで一切確認しない方がいます。期限を設定してない場合には命令した側の思いこんだ期限で終わったか聞いてきます。これどちらもアウトです。

よっぽど優秀な方しかいない組織でどの方も必ず一瞬で作業を終わらせてしまう最強組織なら問題ないかもしれませんが、
普通の中小企業にはそんな優秀人材はいません。

いや聞いて来いよ、と思ってしまいますが、
「やり方が分からなくて」とか、
「行き詰ってしまって」とかを理由に作業を止めてしまう人が一定います。

そんな人材ばっかしです。

途中で進捗を確認してあげてください。

⑩完了できない場合は反省させる
→命令は完了させるのが当たり前です。
完了させられなくてもまあいいか、テヘペロを許してしまうと、
命令の権威性が失われ、組織の実行力は地に落ちます。
改革は進みません、
より良い組織にもなれず、
生産性は上げられず、
業績は悪くなります。

命令は完了させられなければいけません。

完了させられない場合には反省させる必要があります。
反省を聞き、フィードバックしてください。

以上が命令の必要要素です。

このフォーマットは私が新卒で入った会社で教わったものです。
その会社も別の会社の事例に習い取り入れたもののようです。

最初聞いた時はとても難しいなと思いましたが、
慣れてくると当たり前になってきます。

新人時代は命令されることばかりですから、
命令の要素が欠けていると気になります。

部下ができて命令するようになったら、
自分が命令の要素を欠かしていないか気になります。

これが自然にできると、
プロジェクトやタスクの達成度が格段に上がります。

ご自身が今日出した命令は上記の要素を満たせてましたか？

期限は設定できてますか？

やり方、手順は明示できてますか？

そもそも自分が出した命令をしっかり覚えてますか？

命令する側もされる側も是非上記要素を覚えて取り入れてみてください。

たぶん、格段に仕事できる人になれます。

本日は以上です。