定時ダッシュへの第一歩！PADを使って契約書のデータベースを作る
こんにちは、小売業の本部で働く定時帰宅マンになりたいサラリーマンです。
前回の記事では、所属部署で抱える課題をDXで解決するにはどうすればよいかについて書きました。
今回は、前回の記事の中で書いた課題を実際に解決していこう！という記事になります！！
…と言いたかったのですが、様々な方からフィードバックをいただき、実現性について検討した結果、今回は取り扱うことはやめました。
そこで今回は定めた期限内に実現可能な題課に挑戦したいと思います。
課題抽出、課題解決方法、解決に向けた具体的な計画を立てました。
契約書を自動でExcelに転記しデータベース化させたい
現状① 契約書を手入力でリスト化
部署内で契約書を取り交わす件数は1年で約2000件ほどあります。
その契約書を1つ1つ手入力でリスト化しており、１件の契約書をリスト化させるのに約3分かかり、1週間で30件だとすると約90分の業務時間となります。
また年契時期などにはより多くの契約書を取り交わすため、時期によってリスト化をすることは大きな負担となっています。
現状② リスト化にあたり業務フローに無駄がある
部署内で契約書を扱う担当者は、契約書を作成している契約担当者と、取引先さまと商談をし契約を取り交わすバイヤーです。
契約担当者は、契約書作成する際に過去に取り交わした契約書を参考にするために契約書を管理しています。バイヤーは昨対比較などの契約分析を行うために契約書管理を行っています。
それぞれ目的は違えど契約書をリスト化して管理しているため、業務フローに無駄があるのが現状です。
社内ヒアリング
実務関係者ではない部内の先輩方から、この課題についてヒアリングを行いました。
エクセルでマクロを組めば出来そうな事だけど、PADならマクロを組むよりも簡単にできそう。知識が浅くてもできる分、全体で共有がしやすいからいいね。
手入力はしんどいね。
自動化できる方法があるならぜひ自分も使いたい。
関係者インタビュー
実務担当者である契約担当者、上長にヒアリングを行いました。
データの精度は大丈夫なのか。
使用するツールは社内パソコンで使用できるのか。
ヒアリング後
ヒアリングを行い、データベース化することは関係者全体で賛成でした。
手入力で入力していた担当者の業務が減るだけではなく、データベースとして機能することは、部署内全体で必要だったようです。
データの精度や、ツールが部署全体で使えるかなどは検討しなくてはいけないことが分かりました。
課題解決方法
Power Automate Desktopを使用する
今回実装するにあたり、Power Automate Desktopを使用したいと思います。
Power Automate Desktop は、Microsoft社が提供するRPAツールです。
手軽にエクセルの業務効率化ができます。
実装フロー
想定する実施フローは以下のとおり。
リストに転記したい内容フォルダに入れる
Power Automateを起動し、フォルダに入っているファイルにアクセスする
リストに必要なテキストを抽出する
抽出したテキストをリストに書き込む
3.4を繰り返し、フォルダ内のすべてのファイルに対して実施する
想定上はこのフローとなりますが、実装はまだしておりませんので、作成時に適宜修正予定です。
開発スケジュール
今後の開発スケジュールは以下のとおりです。
成果発表がある9月17日を期限として3周以上のサイクルが回せるようなスケジュールを作成しました。
1周目
社内調整とプロトタイプ作成がメインとなります。
上長と契約担当者にヒアリングを行い、スケジュールの確認やプロトタイプ作成にむけインタビューを行い、簡単なプロトタイプを作成します。
上長と契約担当者からフィードバックをもらいます。
2周目
フィードバックをもとにプロトタイプの修正を行い、上長と契約担当者からフィードバックをもらいます。
また、社内調整としてバイヤーに概要説明、今後の課題解決に向け協力してもらえるようにお願いをしていきます。
3周目
フィードバックをもとにプロトタイプの修正を行い、上長と契約担当者からフィードバックをもらいます。今回からバイヤーの方々からもフィードバックをもらいます。
4周目
４周目は遅延が出た時のためのバッファ分、また、遅延が出ていない場合は更にプロトタイプの検証をする期間とします。
フィードバックをもとにプロトタイプの修正を行い、ひとまず完成を目指し、修正できないところなどは今後の課題として検討していきます。
そして発表資料を完成させます。
ヒアリング＆フィードバック
以前のヒアリングでは共通課題の洗い出しに留まったため、課題解決方法やスケジュールなどについてより具体的な説明をし、ヒアリングを行いました。またフィードバックもいただきました。
リスト担当者から
年末や年始では商品のリスト化をするだけで1日が終わってしまう。ぜひとも解決してほしい。
業務フローを聞き、担当者とリスト担当者でのフローの違いを共有しました。
また、現在リスト化している項目についてもヒアリングしました。
上長から
データベースを機能させ、分析できる環境をつくることは本当に必要だと思っている。これで簡単にデータベース化ができたらぜひともやってほしい。
全体ミーティングなどの時間を使ってプロトタイプの検証を行う時間を取り、検証時間の短縮をしても良い。
全体のイメージは分かったが、まだ疑問点などが想像つかないので、とりあえずは試作を作ってから判断したい。
ヒアリングとして、ツールを使用することの確認、業務フローの共有、開発スケジュールの確認をしました。
意気込み
ずっと興味があったPADを学び、やはり業務効率化には持って来いのツールだと確信しました。これは絶対使えるようになりたい！
そんな中で今回の課題解決にはPADを使うことになり、運命を感じてしまいます。
しかも解決出来たら自分だけでなく、部署全体にもメリットがあります。
是が非でも解決したい！ツールを気軽に使えるようになりたい！頑張ります！
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