ミーティングをはじめる前にチェックインしていますか?
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ミーティングをはじめる前にチェックインしていますか?

ミーティングやワークショップのはじめに「チェックイン」、終わりに「チェックアウト」という時間を取ることがあります。
「チェックイン」として行われるのは、以下のようなものがあります。

・その時の自分の気持ちや状態(気になっていること)を言葉にする
・ミーティングのアジェンダに接続するテーマについて話す
・ワークの前の準備、助走、足場かけとしてのテーマについて話す

参加者が初対面同士のワークショップの場合は、自己紹介+参加の動機などを話すことが多いかなと思います。(これも場によってはなかなか心理的なハードルが高いですよね
「チェックアウト」は参加者全員が一言ずつ、参加した場について言えなかったことや思ったことを述べることが多いですが、時間的な都合で省略されることも多いかもしれません。

私も自分がファシリテーションするミーティングやワークショップではチェックインの時間を取るようにしていますが、その時間を取る理由としては、「その場に入る準備のため(気持ちを整えるため)」と考えています。
ミーティングやワークショップに臨む時に、そのことだけに集中することはなかなか難しく、その前後の予定に気持ちを引き寄せられてしまうことがほとんどだと思います。他の仕事のことが気になったり、そもそも早く終わってくれないかなとか思ったりとか。
オンラインの場合はとくに「ながら」参加になりがちです。
そういった気持ちを他の参加者に共有する、気になっていることを一旦脇に置いておく、口に出した上で保留しておくためチェックインを行うようにしています。


チェックインのハードルをどう下げるか

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とは言いつつも、このチェックイン、初見の人たちにとっては心理的なハードルが高いと思います。例えばミーティングにおいて「いまの気持ちを言葉にしてみてください」と言われたり、または今日初めて会った人と「では、自己紹介してください!」と言われても「え、なんで?」「どうやるの?」と思ってしまうこともあるでしょう。
こういった気持ちが出てくるのは当然なので、なぜチェックインという機会を持つのかをしっかりと説明することと、まずは「やってみましょう!こんな感じで」というようにファシリテーターが自己開示しつつ、自らやってみせることも必要です。
チェックインに慣れている人たちは「またチェックインかぁ」という気持ちが生まれるのは致し方ないかなと思いますので、ファシリテーターはその場に合わせたチェックインのカタチや、または状況によってはチェックインをしないという選択肢を持つことも大切なポイントです。
杓子定規にいつも同じようにやるではなく、その場の状況を観察しながら、適切なチェックインを行うことが大事なのです。
そう思いつつも、ホテルでのチェックイン同様に、ここから先はこれまでとは違う場所(時間)になるということを明確に区切るため、また参加者自身にもそれを意識してもらうためにも必要な時間と考えています。

参加者に合わせたチェックインを考えてみる
いつも一緒に仕事をしている人たちや場慣れした人たちであれば、「自己紹介+いまの気持ち」くらい、または「いま気になっていること」を述べてもらうでもいいかもしれません。
それを口にして、場に共有するだけでも、場に入っていくことができると思われますが、初めて会う人たちとはどんなチェックインをすればよいでしょうか。
参考までに私がよく行なっているチェックインとしては以下のようなものがあります。

1. 当日のアジェンダ/テーマと関連する話題を話す項目に含める
2. レゴブロックを組み上げた上で話してもらう
3. ゲーム性のあるカードを使ってみる

一つ目と二つ目は話すことには変わらないのですが、チェックインを当日のアジェンダ/テーマやその後の内容と関連づけることで話しやすくしたり、レゴブロックというツールを使ってブロックを組み上げる過程を経てから話すことで話しやすい関係性をつくった上で、さらにブロックを通して間接的に話せるようにします。
カードを使う場合は、まずはプレイしてから自己紹介することもあります。自己紹介することが目的ではなく、場に入ることが目的なので、順番はどちらでもよいかなと思います。
ここで言うカードには以下のようなものがありますので、参照してみてください。

また両者はオンライン版もありますので、シーンによって使い分けてもらえればと思います。

また、オンラインで参加者数が多い場合は、チャットを使って、そこに書き出してもらう「チャットイン」でもいいかと思います。
その場合は各自が書き出すだけではなく、ファシリテーターがチャットに書かれた言葉を拾うなどの時間を取るとよいでしょう。

ここに挙げたのは一例です。
チェックインの内容自体は同じような習慣的なものでもいいのですが、時にはその場や参加者に合ったチェックインにしてみると、その後のミーティングや、ワークがまた違ったものになるかもしれません。


 チェックインはいつするの?

ミーティングの場であれば、ミーティングを始める前に行った方がよいかと思うのですが、ワークショップの場であれば必ずしも最初に行わなくてもよいかと考えています。
例えば最初に話題提供的な時間を取るのであれば、その後でもよいかと思いますし、1Dayのワークショップであれば午前と午後、それぞれに行ってもいいかもしれません。
また、参加者が顔なじみである場合、すでに場が出来上がっていれば(参加者が場に入っているようなら)、チェックインを省略してもいいかとも思います。
参加者が集まっている段階で徐々に場が出来上がっていくことがありますが、そういった場合はその場を生かして、そのままミーティングやワークに入った方がよいかもしれません。


チェックアウトの必要性はファシリテーターが決める

ミーティングの場を終える際に、そのミーティングで話したことや、次のアクションを確認すると思います。ワークショップであればリフレクションやラップアップ(まとめ)で締めくくることが多いかと思います。それらがチェックアウトになっていると思うのですが、長時間のワークショップの場合には、参加者の気持ちを落ち着けるため、または場をクロージングするために、敢えてチェックアウトの時間を取ることがあります。
これは運動した後のクールダウンに近いかもしれません。
熱気を帯びたワークショップはとても盛り上がるのですが、クールダウンし、整理運動することで、そのワークショップで得られたことがより効果的に次のアクションにつながると考えています。
とはいえ、これも必須ではなく、ファシリテーターがその場、また参加者の様子を見て適宜判断した方がよいかと思いますので、習慣的に行うよりも、どう終えるのが参加者にとって一番よいかを考えながらファシリテーションするのがよいかと思います。

普段の打ち合わせは設定された時間内で終える必要があるので、その中でチェックインを行うことは慣れないと難しいかもしれません。ですが、日常的なミーティングにこそチェックインを入れたいといつも思っていますので、皆さんもぜひ試していただければと思います。
そうして、チェックインやチェックアウトがある場合と、ない場合で何が違うのかを確かめてもらうことでチェックイン/チェックアウトの価値を感じてもらうことができると考えています。

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エイマエダカツタロウ

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ゆめみ+MIMIGURI+リズムタイプ デザインストラテジスト。新規事業開発支援、組織開発・組織学習に関わる。「問い、遊び、学習、場」がキーワード。ワークショップデザイナー / スクラムマスター / 2030SDGs 認定ファシリテーター / コーチング学び中