管理組合で少しでも改善できることを残して書いていくという回【マンション奮闘記】
とあるマンションの理事長カツオをです。
先日管理会社のフロント担当と初めて1対1の面談を行いました、内容は私が住民向けにアンケートを書きたい旨と大規模修繕に向けての6期ほどに提案された内容とそこから5期過ぎた今回の見直し案に大きな乖離が生まれているという住民の指摘を受けて色々と聞きたいことがあったので面談を行いました。
質問自体は事前に用意したいたのでスムーズでした。
今日伝えたいのはこの面談にいたるまでもそうですけど、まず管理組合として改善すべき点があるのに全く手を入れられていないことについてまず述べたかったので書かせていただきます。
皆さんのマンションでも起こりえていることだとしたらぜひ改善点あれば聞きたいし、いっしょだと思ったら一緒に考えて改善していきましょう！
いったいどんなことが課題として残っていたのか？
これはもう挙げればきりがないのですが、いくつかのカテゴリかで書いていこうかと思います。
○マンションコミュニケーションについて
・連絡方法が交換日記型式
今までフロントと連絡を取る時、管理人さんを通じて連絡ノート伝いに連絡する術しかありませんでした。
・意見をしたいけどどこに言っていいかわからない
管理人さん向けに連絡用紙みたい紙に書くだけ
○記録を取ると言うことについて
・理事会だよりを刊行していますがフロント側で管理しているため電子による管理が出来ていない
・パソコン、電信の類がないためすべてフロントからはFAXか郵送の方法しかなく連絡の類がものすごく時間がかかっている。
上記を見ただけでわかるとおり、管理組合と管理会社の距離の遠さが目立ちます。
ただ1つの連絡と意思疎通するのに一週間かかるのが当たり前になっていました。住民内への連絡はフロントと理事長である私の内容確認があるためもっとかかってしまいます。
そこで直近出来ることの改善をしました。
取り急ぎ出来る改善策を先に
まず最優先したのは管理会社とのやりとりに時間を費やすのは本当にもったいないと感じたのでメールでやり取りすることを優先しました。
これは正直アドレスを聞くだけのことだったので労力は不要でしたし、歴代の理事長たちも気づかなかったのか、そこまでして重要視しなかったのかわからないですがこの点は改善済みです。※もう既にメールでやり取りしています。
意見箱の設置についてこれはもうフロントに打診しています、こちらからどのような箱にするのか詳細も決めないといけないが…
あとは課題として電信類の話しと各種ファイルの類を電子で残せていない点について早急ではないにしても重要な書類などは電子化させておくべきだと思っています。
あとはこのやり取り自体が理事長とフロント担当で進めているだけで他の理事に伝えていないという事も課題です。っというより連絡先がわからないしやろうとすればポスト投函のため手作業が発生します。
まとめ
今回は所々課題を挙げましたが結局のところ管理組合としてどうやるべきかとか連絡方法とかに関して重要な土台が全く出来ていないことが問題だということがわかってきました。
これはマンションに言えると思いますが本来管理組合という集団の組織であるやり方をすべて個々のマンションがノウハウなしにスタートしている点、それに誰か改善しないとって気づかない限り誰もやろうとしないことについて隠れた問題であり、他人任せになってしまっていることが非常に危険だと思いました。
今後も自身の体験を記録し多くの人にも気づいてもらえるような記事にしていきたいなと感じました。
参考にしてもらうと心強い参考図書
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