「4つの工夫」でいつもの会議が変わります
こんにちは、SmartMeeting の 清水 です。
SmartMeetingは、SmartHRのグループ会社の1つで、会議の生産性向上を支援するソフトを提供しています。
テレワーク下で、Zoomを始めとしたオンライン会議がスタンダードになったことで移動時間の削減など便利なこともあった一方、いつも会議準備やファシリテーション、議事録作成、議事録共有といった、会議にまつわる業務において「もっと効率的にできないかな」「もっと生産性的にできないかな」と悩んでいませんか。
そんな方に向けて、600社の企業様とお話する中から見えた会議のよくある課題とその解決方法について記載しました。
多くの企業様とお話する中で、そもそも現状を客観的に把握し、課題を課題だと捉えられていない企業様も多くいらっしゃいました。
そのため、600社の企業様のお悩みを共有することで、この記事を読まれている方が現在行っている会議の健康診断的な指標としての役割を果たし、会議改善の一歩目として参考になれば幸いです。
会議とは「情報共有」ではなく「意思決定」する場である
この記事を読まれている多くの皆さんは、ほぼ毎日何かしらの会議に参加されているかと思います。
ただ、「そもそも会議ってなんのためにやるんだっけ？」と考えたことはありますでしょうか？
wikipediaを見てみると、会議の定義は以下の通りです。
会議（かいぎ）は、関係者が集まり、特定の目的（議題）に関して意見交換・審議し、合意・施策などの意思決定をすること、およびその物理的構成員の集まりを意味する。また、「会議」には、それらの集まりを計画・管理・運営する組織（合議体）の意味もある。
https://ja.wikipedia.org/wiki/%E4%BC%9A%E8%AD%B0
そして、上記の会議の定義に照らし合わせてみると、
生産性の高い会議とは、
・予定された時間内に
・議題や目的に沿って議論し
・意思決定できた数が多い
だと言ってもいいのではないでしょうか。
実際の企業様とお話していて、「どんな会議ができると理想ですか?」と質問すると、上記のような回答が返ってくるので、大きくズレてはいないと思います。
では、「予定された時間内に議題や目的に沿って議論し意思決定できた数が多い会議」が生産性の高い会議(≒良い会議)だとすれば、多くの企業様は何に悩んでいるのでしょうか。
以下に、ご相談いただくお悩みをTOP7まとめました。
会議のお悩み TOP7
会議前
- 1.会議の目的がよくわからないまま会議がスタートしてしまう
会議中
- 2.話がよく脱線する
- 3.時間延長することが多い
会議後
- 4.議事録作成に時間がかかる
- 5.会議の議事録検索に時間がかかる
- 6.共有された議事録を読み解くのに時間がかかる
その他
- 7.会議文化の改善が進まず、人によって会議運営の質がバラバラ
【会議前】
1.会議の目的がよくわからないまま会議がスタートしてしまう
会議に呼ばれて参加したはいいものの、ふわっと会議が始まってしまう。
そしてアジェンダが共有されていても、結局、この時間で・この会議で決めたいことってなんだっけ？となってしまうケースです。
【会議中】
2.話がよく脱線する
「1.会議の目的がよくわからないまま会議がスタートしてしまう」と紐づくのですが、会議の目的が不明確なまま会議をしているので、ゴールへ向かった議論ができないケースです。
そのため、議論が目的とは異なる方向に進んでしまい、話が大きく脱線するようです。
3.時間延長することが多い
「1.会議の目的がよくわからないまま会議がスタートしてしまう」と紐づくのですが、会議の目的が不明確なまま議論をしてしまうケースです。
そのため、会議メンバーで議論の落とし所がわからず、時間延長するようです。
また、議題の優先順位をつけず、挙げられたアジェンダから順に会議を進行してしまうことも要因の一つだと思われます。
【会議後】
4.議事録作成に時間がかかる
Wordやデスクトップのメモ帳などローカル環境で参加メンバーがそれぞれメモを取っているケースです。
そのため、最後に議事録担当者や会議の主催者が回収、それらを整理して議事録を作成しているので、議事録作成に時間がかかっているようです。
5.会議の議事録検索に時間がかかる
SlackやTeamsにチャットに議事録を残したり、社内wikiに議事録を残したりと、どのツールに議事録を残すのか、社内で統一されていないケースです。それため、「あの会議の議事録どこだっけ？」と思っても探すのに時間がかかってしまうようです。
6.共有された議事録を読み解くのに時間がかかる
こちらは特にマネジメント層のお悩みに多くありました。メンバーから「今日行ったプロジェクトの議事録を共有するので、確認お願いいたします」と共有されても、何を議論して、何が決まったのかが分かりづらいケースです。これは、チームや会議体で議事録のフォーマットが決まっていないため、メンバーによってどこに何を書いているのかがバラバラなため毎回共有された議事録を読み解くのに時間がかかってしまうようです。
【その他】
7.会議文化の改善が進まず、人によって会議運営の質がバラバラ
1〜6を読まれて、自分が行っている会議で、そんな課題は起こっていないよ！と思われた方もメンバーが主催する会議に参加したり、他チームの会議に参加すると「もう少しよくできるのにな」と思われる方も多いのではないでしょうか。
こちらもチームや会議体で議事録のフォーマットが決まっていないため、「会議の事前準備」「会議の進行方向」などが統一されておらず会議運営の質に悩んでいるようです。
「4つの工夫」でいつもの会議が変わります！
1.会議準備時の3つ意識が会議の生産性を大きく決める
以下の3つはどの会議でもしっかり準備・検討しましょう。
【①目的設定】
この会議・議題で決めたいことはなにか
【②目的に沿った参加者の選定 】
だれと合意したいのか、だれと議論して決めたいのか
【③目的を達成するために必要な情報】
合意・議論するために必要な情報はなにか
これをメンバー全員が意識するたけで、日々の会議の生産性が大きく変わります。
この3つが意識できた会議と意識できなかった会議で「議論が脱線する/しない」「時間の延長/短縮」などが明らかになると思うので、ぜひ、みなさんも今日、行われる会議で試してみてください。
2.共同編集ツールの利用で会議中の認識を揃える
オンライン会議になると資料だけが画面に映し出されるだけで、メンバーの発言サマリが可視化されず、議論が空中戦になりがちです。
そんなときは、共同編集ツールを元に、議論すると効果的です。
メンバーの発言サマリとメモがリアルタイムに反映されるため、「今話していることはなにか」「自分が話したこととメモ内容にズレないか」を逐次、確認できるため、認識をそろえながら議論を進めることができます。
また、共同編集ツールを使うことで、会議終了後に、情報を整理するためで議事録が完成するため、議事録作成の時間も短縮できます。
3.会議情報の一元管理で検索コストを下げる
チームの定例会議、案件MTG、プロジェクトの議事録などをどこで管理するか決めておくことは非常に重要です。なぜなら、日々のチームの意思決定が会議の議事録となるからです。このような組織の資産をバラバラな状態で管理して検索コストが高い状態になってしまうと生産性が下がってしまいます。
また、今いるメンバーが困らなかったとしても、今後入社してくる新入社員・中途社員の方のオンボーディングコストも高くなってしまうからです。
みなさんが何気なく行っている会議の議事録は、今後入社して業務を行う人にとっては非常に重要な情報です。
そんな情報にスムーズにアクセスできる会社と、アクセスできない会社では業務の生産性に大きな違いができることは、言うまでもありません。
4.テンプレートの活用で会議運営の標準化と会議情報の資産性を高める
いろんな目的、ジャンルの会議があるので決められない会議もありますが、チームや会議体でフォーマットが決められるのであれば、テンプレートの活用をおすすめします。
テンプレートの活用を推奨する理由は以下2つです。
①会議運営が標準化される
②作成された議事録の資産性が高まる
①会議運営が標準化される
フォーマットに沿って会議の準備や議事録作成ができるため、以下の効果が期待できます。
・ゼロから準備を行う必要がないため、準備がかんたん(効率化)
・誰が準備をしても会議準備に必要な項目がわかる(抜け漏れ防止)
・誰が議事録担当でも、議事録記載エリアが統一される(記載内容の統一化)
②作成された議事録の資産性が高まる
上記の「誰が議事録担当でも、議事録記載エリアが統一される(記載内容の統一化)」と紐付きますが、会議に参加していない人でも必要に応じて、議事録の内容を業務に役立てることができます。
これまで、共有された議事録を見て「議事録に書いてあったこれってどういうこと？」のようなコミュニケーションに心当たりある方も多いのではないでしょうか。
おわりに
企業によって会議文化が大きくことなるので、もしかすると「まぁよくある内容だな」となったかもしれないですが、冒頭にも記載したとおり、会議は日常の業務で多くの時間を占めており、悩まれている方が多いのも事実です。このnoteがそのような方々の解決の指針になればと思います。
また、今後も会議改善のヒントを定期的に記事にしていこうと思います。
こんなテーマも気になる！などあればぜひコメントいただけると嬉しいです。
最後にちょっとだけ宣伝
もしかすると「すでにやっているよ!」「そんな課題ないよ!」と思われる方が多いかと思いますが、これらをチームのメンバー全員がきちんとできている企業って少ないのではないのでしょうか。
少なくとも弊社にご相談いただく企業様は「組織的に会議の運営方法を見直したい！」といった企業様が多いです。
テレワーク前から会議の悩みを持たれていて、会議改善のプロジェクトや会議ルールを策定して会社全体で生産性の改善に着手されていた企業様が多いかと思いますが、「メンバーそれぞれの工夫」「ルールの運用」だと賞味期限が短く、なかなか定着せず困ってらっしゃる企業様も多いようです。
SmartMeetingは、このような「工夫」や「運用」に依存することなく誰もが一貫した会議運営を行い、会議の生産性向上を支援するツールです。
これまでの会議方法があるからなかなか変えずらい…
他チームのメンバーまではフィードバックしづらい…
そんな時は、SmartMeetingを使って解決しませんか？
他社様の事例などをもとに、社内の会議文化をどのように変えていったか、ご紹介させていただきます。
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