【それは2分で終わるか】 発生したタスクをさっぱり仕分けする

こんにちは、かろやかです。

ただいま怒涛の年度末対応の方も多いと思います。これでもかと忙しい時に限って、なぜか新しい仕事の依頼をされたり、タスクのリマインドをされがちですよね。
（いや、今やろうと思ってたんです！本当です（焦））

どんな人向けか

・次々とタスクが舞い込んできて、なかなか計画が立てられない業務に就かれている方
・いつもタスクが終わらず仕事が延びてしまう方

本日の要点

・最大の成果を出すためには、タスクを来た順に処理せず、瞬時にさばくことが重要
・タスクが舞い込んできた時の原則ルールは「それは2分以内で終わるか」
・2分以内で終わる場合はすぐに着手する
・2分以上の場合はOutlookなどのスケジュール化して、自分を予約しておく

メールの受信ボックスの上から順に処理しているのに、新着メールが来たらなぜか優先して開いちゃう…という経験ありませんか？

私がまさにそうでした。そしてそれはメールだけじゃなく、自席まで話しかけにくる人や、SlackさんやTeamsさんまで束になって私の新着タスクにやってきます。

当時の私は過去最大の忙しさを極めていた頃で、朝通勤中の電車からメール等を処理し、会議の合間のトイレでも確認し、返信途中で次のメッセージを見たり…気づいたらスキマ時間を全部使ってるはずなのに、全然片付かない。それもそのはず、スキマ時間に気になったタスクからやり始めているため、未完了のまま中途半端に積み残して、どれから再開していいかわからず迷子になっていたのでした。

そんなある日、相談した同僚から授けられたテクニックがその名も【2分ルール】です。ルールは至って簡単です。

具体的ノウハウ

①タスクが舞い込んでくる
↓
②そのタスクは2分以内に終わるかを見立てる
↓
③−１（2分以内に終わる場合）すぐに着手
　　　　　または
③−２（2分以上かかる場合）Outlook（or 普段お使いのスケジュールツール）で自分に予定を入れて自分予約をする
※タスクの納期を確認の上で設定する

補足：2分である理由

正直なところ2分である理由はございません。どちらかというとこれは「前のタスクから注意がそれて集中力がおちないギリギリの所要時間」として私の実体験から設定しているので、皆さんのお好みに応じて変えていただくのがよいかと思います。

補足：2分以上のタスク処理

また2分以上のタスクの場合、スケジュール化するときのノウハウも以前投稿いたしましたので、こちらもご興味あればあわせてご参照ください。

最後に

普段、「このタスクは2分かかるか？」という見立てをされるでしょうか？少なくとも以前の私はありませんでした。来た球にただバットを振るスタイルでした。

新着メールはどうしても目を引き、すぐ「どうやるか」を考えさせようとしてきますが、まずは「今やるべきか」「2分で終わるか」この問いを自分に投げてあげることで、完了タスクがたくさん増えていったことを実感しています。

多くの会社員の方が期待されていることは、成果を出すことであり、タスクをすぐやることではありません。「今何に集中するのが自分の成果を高めるか」を意識しながら、タスクと上手に付き合っていこうと思います。

…と、この記事を書きながら改めて認識しました笑
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。