仕事の「やり直し」を防ぐ３つの方法｜残業ゼロを目指して10日目

2020/10/16（金）

今日の退社時間　17:38

残業ゼロを意識しはじめて10日が経ちました。まだ定時きっかり退社はできていませんが、安定して17時台には帰れるようになってきました。この数年間、前職からの経験も含めると10年近く残業三昧の日々だったのに…案外かんたんに残業を減らすことが出来て驚き。今までどれだけの時間残業していたんだろうと思うと、ぞっとします。残業していたから、成果を出していたかと言えば、たしかにアウトプットの量が増えはしましたが、段取りが悪かったことでたくさんの失敗もしてきました。この10日間、いろいろなインプットを行って仕事を改善した結果、多くの時間を自分のために使えるようになったことを考えると、残業は自分にとって悪であったことには間違い有りません。仮に10年前に残業しない仕事ができていれば、今の自分はもっと成長していたでしょう…まあ、そんなことを言っても仕方がないので、これからの自分の成長に時間を使えるようにしていきたいと思います。

一応、このnoteでの取り組みの目標は、残業ゼロのために、何かしらのできることを1日1つ実施し、それを100日続けるということ。アウトプットのために日々情報収集をする癖が付きました。通勤途中の車の中や、昼休み、帰りの車、子供を寝かしつけたあとの時間など、いままで只々ぼんやり過ごしていた時間で、やる気になればインプットができることを知れたことは幸せでした。

さて、今日のアウトプットはこちら

段取り上手な仕事の始め方について

仕事がはやい人の２つの特徴があると思います。１つは、仕事自体が速い。もう１つは、仕事の段取りが上手。特に、後者の段取りが上手な人は、仕事がはやい人なのだと思います。今日はその後者の、「段取り力」について。

今の職場に入社してから私はがむしゃらにいろんな仕事をしてきました。小さな小さなベンチャー企業なので、営業も、実働も、経理も、システム作成もなんでもやってきました。必然的に仕事量は多く、単純な、例えばキーボードの入力スピードなどの仕事自体の速さは鍛えられたと思います。しかし、段取り力というものは、何も考えずに仕事をしているだけでは身につきません。それを、恥ずかしながらいまさら知りました。

こんなシーン経験ないでしょうか。依頼された仕事を、自分は100点満点だと思って上司に提出したら、「やり直し」することになった。

ビジネスではよくあるシーンなのですが、これを防ぐ３つの方法があります。

「やり直し」を防ぐ３つの方法

この、仕事の「やり直し」は、非効率な仕事の典型的な例です。これは上司の思っていたアウトプットと、部下が提出したアウトプットの差によって生じるものです。その差を、仕事の着手前にできる限り埋めておくことが、この「やり直し」を防ぐ上で重要になります。３つの方法はこちら。

その１：アウトプットの要件を確認する

その２：期日を時間単位で確認する

その３：2割できたら一度報告する

１つずつ解説します。

アウトプットの要件を確認する

上司が想定しているアウトプットについての要件を確認します。確認する内容は次の３つです。

・必ずアウトプットに入れたい要素

・できればアウトプットに入れたい要素

・アウトプットには入れてはいけない要素

この３つを確認することで、上司のイメージしているアウトプットの内容のほとんどを理解できるようになります。必ずアウトプットに入れたい要素が入っていなければ、「やり直し」になりますし、「アウトプットに入れてはいけない要素」が入っていても「やり直し」になってしまいます。できればにアウトプットに入れたい要素というのは、上司的にもプラスアルファな要素であることが多く、それが入っていることによってアウトプットの質が高まります。

期日を時間単位で確認する

期日の設定がきちんとできない上司が多いと思います。私もその一人です。「今月中にやっておいて。」「今週金曜日までにやっておいて。」こんな指示をたくさん出していたように思います。

しかし、この指示の出し方だと、受け取った人によって解釈の差が生じます。例えば、今月31日が土曜日だったとき、上司は30日金曜日の定時までのつもりで言っていたかもしれませんが、部下は31日土曜日の23時59分まで猶予があると思っているかもしれません。今週の金曜日というのも同様です。

この場合、31日（土）にアウトプットを提出しても、上司からは期日通りにやれと怒られるわけです。部下としては、期日通りにやったつもりなので、うちの上司は理不尽だと思ってしまいます。これは両者にとって不幸なことです。

昨日の記事でも触れましたが、人を変えることはできません。あなたの上司が優秀であれば、明確な期日を指定してくれるでしょう。そうでなければ、残念ながら、あなた自信が優秀な部下にならない限り、幸せにはなれません。

2割できたら一度報告する

ステップその１のアウトプットの要件をきちんと確認していれば、おおよそ間違うことは無いと思いますが、更に精度を高めるために2割出来たら一度上司に報告するようにしましょう。

「今こんな感じにできているんですが、イメージあっていますか？」と聞くだけで構いません。この時点での「やり直し」なら軌道修正の痛手も少なく、期日までに調整も可能な範囲だと思います。上司としても、進捗が確認でき、安心して仕事を任せられるでしょう。この2割時点での報告を行えば、仕事が完了したときの「やり直し」をほぼ防ぐことができるでしょう。

残業ゼロのヒントその10〜「仕事のやり直しを防ぐためにアウトプットの要件、明確な期日を確認する。2割出来たら一度報告する。」