チャットベースで円滑に仕事を進める！ポイント２つ（その２）

おだちゃん（Kaori Oda）🎈｜オンライン秘書・パーソナルアシスタント

2021年5月11日 18:39

前回は「ポイント１」として
「何を伝えたいのか」発言の最終目的を意識し、具体性を加える。
ということをお伝えしました。

本日は…「ポイント２」！

「情報の検索性」

についてお伝えします。

その２
「情報の検索性」を意識し、ラベルを付ける。

あなたの、その投稿…
✔後で見返した時に、その内容で分かりますか？
✔将来必要になった時に、情報を探せますか？

チャットをしていた、その時は、良かったのです。

でも、時間が経つにつれ…

あれ…？
あの話って、なんだったっけ…？
思い出せない！！
チャットを見返しても、見つからない！！！
探せない…

あるある！！ですよね。

例えば、前回の例ですと

×例：やっておいてくださいねー！
◎例：明日までに、〇〇さんが、議事録を作成し、チャットワークにUPしてくださいね。

誰が議事録を作成する担当なのかが、分からなくなったとき
（もしくは、会話外の人が知りたくなったとき）

×例の場合だと、該当のコメントを探すことは難しいです。
フィードを見返し、前後文の流れを読んで判断・探すことになります。

でも◎例なら、すぐにわかりますし
加えて「議事録」という

キーワードで検索すれば
すぐに該当コメントを探すことができます。

また、下記の会場予約の例でも
会議室名や日程で検索すれば、会場予約手配の経緯も探れます。

×例：会場予約の件、4月と5月は101がダメでした。102でもいいですか？

◎例：

●●セミナーについて
前回利用した●●会議室・102号室の
4月以降の空き状況を確認しました。

▶確認日程　「全日程9:00～19:00」
4月1日・5月1日・6月1日
7月1日・8月1日・9月1日

▶確認結果　「●●会議室」
・101は全日程OK
・102は4/1・5/1のみ不可

▶施設料金：価格差は2,659円
・101号室(09時00分～ 19時00分) 施設料金：84,821 円
・102号室(09時00分～ 19時00分) 施設料金：87,480 円
101号室は102号室より、若干広い部屋になりますが
価格差が3,000円程度の為、4・5月は101号室
その他の日程は、102号室で予約を取りますか？

このように投稿にキーワードを盛り込んでいくことを、私は
情報に【ラベル】を付ける、と呼んでいます。

情報の整理整頓も大切ですが
日々流れ、コメントが増えていくチャットでは
【検索性】の方が、大変重要になってきます。

✔何の話か、そのコメントだけを読んでもわかるようにする
✔話の区切りで一旦、まとめる
✔会話に必要なキーワード（ラベル）を盛り込む…など

テキスト検索を意識して、【ラベル】を付けておく。

ここでも、5W2Hを意識して投稿していると

When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（何を）
How（どうする）
Why（なぜ）
How Much/How Many（いくら、いくつ）

5W2Hがラベルになるので、大変便利です。

前回の「その１」と併せて