こういう時だからこそ意識したい！Slackマナー

リモートワーク期間が半年以上経って…改めて思った。

リモートワーク(テレワーク)には、SlackやChatworkなどビジネスチャットが必須だ。そして、チャットに合ったコミュニケーション力が重要。

チャットはメールではない。直接話すように…そのまま書けば良い訳でもない。LINEとも違う。ビジネスチャットはコツがいるのだ。

こういう時(コロナ禍)だからこそ、遠隔のコミュニケーションを大事にしたい。

最近、使い始めたひとだけでなく…ビジネスチャットで気をつけたい、個人的に気をつけている点、意識してるSlackマナーを残します。


※ 個人的見解です
※ 事例画像は創作物です
※使い方(How to)を書いてる記事ではないです

【マナー①】適切なメンション使い分ける

＠channel / @hereをむやみやたらに使うのは、初心者がやりがちなミス。まず、チャンネルの人数と、その場で集まっているひとが適切かを判断すべき。

例えば、全社のメンバーが300名以上いるチャンネルで『＠channel  落とし物拾いました。心当たりある方いますか？』と投稿したとする。

一見、親切そうに見えるが…500名の手を止めて、通知することなのか。ましてや、これが勤務時間外だと最悪。
手を止めて確認する＝その時点でリソースが発生してると考えられたら、無駄メンションはしなくなるでしょう。

あとはThread内会話など、毎回メンションしてくるのもマナーが悪い。Threadは一度見れば、基本は追える仕組みになっている。なのに返信毎にメンションで通知されると…『その程度でメンションするな！』と思う訳で。(もちろん、急ぎだったり・メンションすべき内容の時は別です)

誰に・どんな内容を・どこまで伝えたいのかを考えてpostして欲しいという話。

【マナー②】議論途中でのメンションには気をつける

Thread機能は非常に便利な一方で、これも使い方にコツがいる。
スラックマナーの一つとして、案件ごと・質問ごとにスレッドを立てるひとがいる。これ自体は、チャンネル全体を汚さない工夫なので良いと思う。

問題はThread内で議論が白熱して、50以上の返信がたまった状態で…途中からメンションされるケースがある。(個人的には50返信以上続いたら、スレッドを立て直すのが良いと思う)
1返信を100文字程度として50返信ある場合、7,000文字を読む・追うことになる。7,000文字って…小論文かよ！って。

経緯を読むのにも時間がかかり、誰かの時間を割いているって意識が薄いひとは結構多い。もちろん、Thread内経緯を追っての話もあるので…途中メンション自体をやめろとは言わない。

ただ、途中メンションするなら経緯を簡単に説明＆見て欲しいポイントをまとめるのは礼儀だ。前説明なく、100近いスレッドでメンションするのは…仕事出来ない代表みたいな行為だと思う。
そして…これを注意してくれる人って少ないので、無意識でやるひとが多いのが怖い。

【マナー③】長文過ぎない文章にする

これが一番言いたい。
特にリモートワークになってから、長文を書くひとが急増している。ちなみに個人的に意識しているのは以下。

・ 150文字越えたら長文
・最大でも400文字程度で収める
・4行以内にまとめる

400文字って原稿用紙1枚分ですよ。
そんなに一気に伝えたいことあります？400文字越えそうな時は、要点まとめられているか一度読み返した方が良い。

要点をまとめられてない文章は、読むのに時間がかかる。
読む側のことを考慮出来てないということ。
そして、Slackは会話口調で書くべきではない時もある。

要点をまとめ、話口調を修正したのがこちら。
前提情報、相談事項を分けるだけで、読み手は知りたいことがすぐ分かる。例文なんで、ちょい分かりくいけど…『何が一番聞きたいのか』を明確にすべき。

偏見かもしれないが…30代後半〜40代の男性がこれやりがち。ブログとか書いてた世代だからなのか、とくにかく長文。あまりの読みにくさに…わざと書いてるのかな？と思うほどに。
あと、これやっちゃうひとは、Facebookの投稿も長い。

【マナー④】長文を書く場合はポイントをつくる

個人的には長文は書かない方が良い派ではあるが、どうしても長くなることはある。その場合は、目を留まるポイントをつける必要があると思う。

太字、引用、絵文字など機能をうまく使うことで、長文でも読みやすい状態は作れる。メールでも同じことが言えるが、相手にスムーズに読んでもらう工夫はチャットでも必要だ。

タイトルになる部分の強調・日時など具体的な数値が入る部分をハイライトするだけで、文章中の強弱をつけられる。

長文を投稿する必要がある時は…いきなりSlack上で書くのではなく、テキストエディアに書いてから編集して投稿すると良い。
それにより、誤字やメンションミスもなくし…客観的に自分の文章を確認した上で投稿することができる。

【マナー⑤】絵文字の使いすぎには注意

マナー④で読みやすいポイントを作ると書いたが、使いすぎるのは逆効果だったりする。特に全体周知系の連絡・重要な連絡の場合は、絵文字は最低限に収めた方が良い。

例えば、重要度の高い連絡の場合は絵文字の使いすぎない方が良い。絵文字を連続して使うことで、真剣味がなくなる。

文章のTPOなるもので、書き方・絵文字の使い方で重要度が変わってくる。

飲み会のお知らせや雑談の場合は、好きに使ったら良いと思うが…仕事の連絡であれば、場所・文言のトーンは意識するのが大人のマナーだ。

【マナー⑥】過剰なリアクションにも注意

リアクションは手軽にコミュニケーションが出来る、便利な方法だ。
一方で使い過ぎるとマナーが悪く見えることもある。これも絵文字と同様で、ビジネスなのか・雑談なのかで変わってくる。

例えば、新入入社の挨拶の投稿に対し…過剰なリアクションをする。投稿したひとが女性の場合に『❤️』や『💋』を多様するのはセクハラと思われても仕方ない。
『かわいい』『イケメン』など、男女問わず過剰なリアクションは相手を不快にさせる可能性があることを意識した方が良い。

たまに、3行くらいリアクションをつけまくるケースがあるが…それはコミュニケーションを越えて荒らしになっていることを気づいて欲しい。

【マナー⑦】アイコンを設定する

これをマナーとして書くのか難しいが…アイコン設定は絶対した方が良い。会社によっては義務付けられていることもあると思う。

アイコンは瞬間的に誰かを認知させている役目がある。
デフォルトアイコンにしているだけで、誰が誰だか認知するのに時間がかかる。
別に本当の自分の顔にしなくても良いし、どんな画像でも良いから設定すべきた。デフォルトアイコンそのまま使うのは気遣いができない証拠だと思う。
読む側のこと考えて欲しい。

チャットツールという直接顔を合わせられない環境だからこそ、目印となるアイコンが重要なのだ。
未だ、デフォルトアイコンを使っている人は今すぐに変更した方が良い。
あなたの為ではなく、他のひとのために。

共通して意識すべきこと

・読む側の立場になる
・読む/メンションがくる＝リソースが発生することを意識する
・伝えたいことが要約されているか確認する

いちいちこんな事考えてられないわ！って思うかもしれないが、仕事をうまく進める工夫であり気遣いは必要。常々意識していれば…自然と長文も書かないし、要点を絞って伝えられるようになる。

もう少しで会社によっては、リモートワーク(テレワーク)は終わるかもしれない。だとしても、Slackでのコミュニケーション術は持っていて損はないはず。

一回の投稿・返信でも…積ればコミュニケーションしやすい人・しにくい人を作る要素になっていると思う。

この人となら、スムーズに話せると思われるようになりたいと、このnoteを書きました。