【仕事】上司への説明は4行で

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皆様おはようございます。
毎週水曜日は仕事の記事を投稿している、必殺仕事人かけうどんです。
冗談です。ただのオジサンです（笑）

今日は、過去に投稿した記事の手直し版ですので、過去記事に似たような記事がありますがご容赦下さい。

『上司に上手く短くまとめて説明するにはどうしたらいいか？』について、今までの経験に基づいて少し書いてみたいと思います。

『四つの要素』に区分・整理して話すようにすると上手く行きやすいですよ、と言う私個人の経験に基づくものです。

仕事や業種にも色々ありますので、必ずしもこれが万能薬・特効薬ではありませんので、ご了承下さい。

過去の仕事の記事はこちらにまとめてます

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上司に4行で説明する方法

１.まず結論から…

だいたいこの四項目あれば、どんな仕事の案件であっても伝えられるかなと思います。

○趣旨／何の話か

○経緯と背景／この話に至るまでのこと

○指導・決裁を受けるポイント／どこを見て欲しいのか。または、指導して欲しいのか

○今後の予定／これからどう進めていくのか

これらの要素を短く噛み砕いて説明するには、時間の長短はあれど、ある程度の『事前の準備』が必要になります。

事前準備とは、４つの項目を整理して説明する時に、恐らく上司からこんな質問を受けるんじゃないかな？と思えるところをあらかじめ予想して、事前に確認や調整をしておくことです。相手がいるので、必ず言質をとったり、正式な調整を行ったという事実が必要な場合もあります。

時宜に応じた仕事を要求される場合、時間を優先する場合はこの限りではありませんが、許される限り、事前に確認すべきことは確認し、調整すべきことは調整してから臨むことが必要です。

ここで最も大事なのは、体裁にこだわって時期を逸しないことです。

仕事の性質や期限までの余裕などを考慮して、タイムリーに上司の耳に入れていくことが大事かなと思います。

（１）趣旨を説明する

まず、案件の概要を説明します。『○○について指導を受けたい』では、厳密には趣旨にはなりません。出来るだけ短くまとめる必要があるものの、『ここを読めば話のアウトラインが一目瞭然でわかる』というようにするのがミソです。

(一例)
他部所主催の会議で提示する資料を作成しましたので、明後日の昼までにご一読の上、追加・修正事項があれば指導をよろしくお願いします。

（２）背景や経緯について

趣旨をきちんと説明できたら、ここですぐに本題に入りたいところですが、その前に大事なことがあります。まずは、『何故この話になったか』と言う、これまでのいきさつや背景を簡単に説明します。

(一例)
○会議主催の部所から、会議資料の提出が○月○日昼までに出すよう求められています。
○会議参加者は、うちの他にA、B、Cの３部所から各部長級が参加予定です。
○当日、各部の今期成果について説明を求められています。(ご指導頂きたい資料はその内容になります)

（３）指導・決裁を受けるポイント

まず、必ず明確にしておかなければならないのが、【指導をしてもらいたい】のか、それとも、【決裁して欲しい】のかをはっきり最初に言います。

（通常は、指導を受けて仕事を進めていき、段取りが上手くまとまった時点で正式な手続き、つまり『決裁受け』になります。）

この時、特に指導をして欲しいところを線で囲んだり、マーカーで色付けしたりして、分かりやすくすると伝わりやすいです。（テクニック）

資料にやたら色や写真を使う人がいますが、なるべく上司に仕事の方向性をもらいたい時は、論点が明確に伝わるようにするため、シンプルにした方がいいと思います。

(一例)
○会議資料は共通フォーマットに必要事項を記入する形で統制されています。
○スライドの■ページから■ページまで、ふせん箇所についてご確認下さい。
○提示する意見は■点で、分析内容を説明するスライドを参考として■ページ目にいれております。
○尚、その他の細かい補足資料はファイルにまとめております。手持ち資料として会議時にお持ちください。

（４）今後の予定

（１）から（３）までをふまえて、その後の予定を簡潔に。

ここは深く考えず、あまり余計なことも書く必要もなく、できれば箇条書きがいいかなと思います。

（一例）
○資料提出の時期：■月■日００：００時までに■課へ提出
○資料修正の最終期限：■月■日００：００時までなら可能（それ以降は会議時に口頭で説明を）
○部長への説明：■月■日００：００時、課長から指導を受けた内容をふまえて資料を修正したものを持って部長に上がります。その後、セット版資料を提出

２．１枚の紙にまとめてみる

前項で書いた内容をまずは頭の中で簡単に整理し、要すれば紙やメモに起こします。

できれば、それをワードなどで簡単にまとめたペーパーを１枚用意すると、口べたな人でも抜け漏れなく相手に伝えることも難しくないかなと思います。

（留意事項）
仕事のコミュニケーションはあくまでも担当者本人の口できちんと説明すべきじゃないかな？と個人的には思います。リモートワークなどのツールが浸透していたとしても、直接話すのと、メール、紙ではそれぞれ伝わり方が違うと思います。必ずしも、なんでもかんでも「直接会って話すべき」とは思いません。案件の重い・軽いや、時間に余裕がある・ない、などで使い分けて然るべきとも思いますので。

仕事に慣れている人、仕事が淡々とさばける人、とにかく要領が良い人、短時間で成果をきちんと収める人。それぞれ、無意識か意識的にかは分かりませんが、物事を説明する時に誰が聞いても分かりやすく、短く説明していることが多いと思います。

必ずしも、この４項目にこだわる必要は無いですが、仕事で大事な要素や要点って、実はこの４つあれば事足りる場合は多いんじゃないかな？と思います。

もちろん、他に補足すべきことがあればこの項目は増えますし、１枚の紙にまとめきれないようなデータ量が多い案件の場合は、別紙や別冊にしておくことも必要かも知れません。

いずれにせよですが、肝心なポイントは…

○要点をとらえる
○なるべく簡潔にする
○抜け漏れをつくらない

こんなところかなと思います。

３．最後に…

何事もそうですが、経験が蓄積されていくと、「これくらいの仕事量なら、これくらいの時間はかかるかな」といった感覚的なものが身に着きます。

一番分かりやすいのは、資料作成とかでしょうか。

○○についての説明資料を作ってくれ、とか。

パソコンやアプリケーションに自分がどれだけ習熟しているかも関係してきますが、重視すべきは、まず自分の頭で考えることだと私は思います。

過去の資料などをそのまま流用して、関係するところだけチョコチョコっと修正して一丁上がり！が一番手っ取り早くて楽ですが、その時々で必ず変化している要素があるからです。（仕事内容にもよりますが）

なんでもかんでもゼロから作り出すのは効率も悪いし、そんな時間の余裕もないと思います。

ですが、肝心なところは必ず手を入れる。

その前に、必ず自分の頭で考える。

このプロセスをふまえずにやると、だいたい上司からの質問に答えきれなかったり、上司の考えにそぐわなかったりで差し戻される場合すらあるものです。

こう書いてしまうと、なんだか面倒で難しい印象を与えてしまうかもですが、着意すべきは、なるべくシンプルに手短に話すことなので、物事を複雑化するのはよくありません。

ここで、【経験】や【相場観】が重要にもなってきます。

自分が持っている仕事の正面がどこからどこまで、どの程度のものか。

その中で必ず手を入れるべきはどこか。

省略したり、前回のデータで流用・応用していいのはどこか。

などは、一度同じ仕事を経験していれば、おのずと感覚が身にもつきます。

何事にもはじめてのことはあると思いますので、もし自分が初めての仕事を任される時は、その仕事の経験者の知恵や教訓などを聞いておくのも大いに参考になると思います。



今回は、『上司に何かを説明するにはどうすればいいか？』という視点で、四つの項目で整理すると伝わりやすいのではないか？といったことを書いてみました。

最後まで読んで頂いてありがとうございました。