中小企業向け(オフィス、間接部門)明日からできる業務改善　No.4

こんにちは。会社の社会人です。
今日は「中小企業向け(オフィス、間接部門)明日からできる業務改善　No.4」の話です。

私は地方の中小企業(製造業)に勤めています。
規模は非常に小さいですが、一応メーカーです。
そこで実践した改善について少しずつ紹介したいと思います。

前回の記事はこちら↓

今日はメールの話です。

・メールは自動振り分け設定を利用しよう

おそらく中小企業の職場ではOutlookを使用していることが多いと思います。
その場合はメールの自動振り分け設定を利用するようにしましょう。
詳しくはGoogleで検索してください。
これはメールを受信する時というより、後で読み返したり確認したりする時に効いていきます。
フォルダを企業別や部署別に作成して、受信時に自動に該当するフォルダに移動するイメージです。

・不要なDMは購読解除しよう

自分のメールアドレスに届くDMで明らかに今後利用する予定がないものは解除しよう。
過去に展示会、商談会で名刺交換したことがきっかけでDMがずっと来ているということがないでしょうか。
そのDMを数行見て削除しているとしてもその時間すら勿体ないとは思いませんか？
だらだら見ている社員も絶対いると思います。
思い切って不要なDMは購読を解除しましょう。
きっと誰も困りません。

・よく送るメールは雛形を利用して、すぐに終わらせよう

仕事をしているとよく連絡する仕入先、顧客、同じ会社のスタッフというのが必ずいると思います。
もしくは相見積もりで必ず2~3社に同じ内容のメールを送信するというケースがあるのではないでしょうか。
そのような内容に意味はそれほどなく、「とりあえず送らないと勝負が始まらない」といった業務の場合、これもOutlookの機能で自動化できます。
Googleで「クイック操作」で検索してください。
これまで2〜3分かかっていたメール送信が10秒で終わりますよ。

・定型文を素早く入力する

こちらは色々やり方があると思います。
・変換機能を使う。
・Outlookのクイックパーツ機能を使う。

・メールの受信システムを工夫して情報を共有化しよう

中小企業ではなんだかんだで仕事が属人化しています。
その理由の一つとしてお互いがそれぞれどんな仕事をしているかわからないというのがあると思います。
それを防ぐための方法として、部署単位で誰にメールが来ても他のメンバーも同じメールを見ることができるようにできます。
こちら色々やり方はあると思います。
私の部署でもこの仕組みを導入してからは意思疎通や周りのメンバーの業務への理解が少しだけ進みましたよ。
インフルエンザによる欠勤や長期の出張時もお互いにフォローがしやすくなります。
さらに送信時にはBCCに自部署のメンバーにもメールを送ることで送信、受信ともに見える化できます。

ただし、ある一定以上の役職者もしくは役員の場合、自分に来るメールが他のメンバーに転送されるとマズイこともあります。

・そもそも社員のメールアドレスの取り方を考えよう

そもそも社員のメールアドレスって1人1人必要でしょうか。
会社によって考え方がまちまちと思いますが、部署単位でも事足りる会社もあるのではないでしょうか。
メールアドレスが増える＝管理する対象が増える＝コストUPと考えることもできます。
もし、あなたの会社が新入社員が入るたびにそれぞれにメールアドレスを取得しているのであれば、一度見直してはいかがでしょうか。

以上です。
今回も最後までご覧になっていただきありがとうございました。