「どうやって、業務の棚卸をしたらいいですか？」に答えます。

こんにちは。松木です。
インスタでは、少しばかりプライベートを公開しています🐸✨

では、さっそく、はじめにテーマの結論から申し上げます。

 【結論】業務の棚卸は、IT推進担当。もしくは外部の人と一緒にやるのがおすすめ！

ある日、責任者の一声で、業務効率化を行い、生産性を上げるために、RPA導入に取り組むことになりました。そんな積極的な企業で、だいたい、出てくるのが次の質問です。

どの業務が自動化できそうなのか？

この記事では、どうやって業務の棚卸を行い、自動化できる業務の選定を行っていくのかのヒントを３つにまとめていきます。

方法①現場担当の方がシートに業務を洗い出して書く

自動化できる業務を選定するためには、日あたりの定型業務・週あたりの定型業務・月あたりの定型業務をわかるようにシートに記載します。
つまり、手間になっている業務を書き出してもらうことが大事です。（ちなみに、愚痴の吐き出しになる可能性があるので要注意です。）手間をラクにするために協力してもらうという会社のコミットメントが必要だと思います。

方法②IT推進担当の方が現場担当にヒアリングしながら業務を洗い出す。

IT推進担当を専属で任命してもらうことは、IT推進において欠かせないと思います。自動化できる業務を選定するためには、日あたりの定型業務・週あたりの定型業務・月あたりの定型業務をわかるように記載します。
下記のような、細かな観点ごとにシートにまとめられると望ましいです。
（ご連絡いただければ、フォーマット差し上げます。）

方法③外部の人がIT推進担当にヒアリングを行い、業務の棚卸を行う。

既に他社の事例やノウハウがあり、業務フローの理解をもった外部の人に業務の棚卸を手伝ってもらうことがおすすめです。また、自動化業務の選定だけでなく、自動化するための要件定義とテスト検証の見積もりやプランニングがその場でできるような外部の企業と進めると、プロジェクトとしてゴールを達成しやすくなります。

IT推進担当の方は、現場の業務経験ありの人が望ましいです。

【まとめ】と個人的所感

どの業務を自動化できるのかイメージがわかないというご意見を多くいただきます。一方で、不動産業務では、自動化できる業務が多いというのも事実です。自動化できる業務をひとつずつ選定し、業務フローをそこまで変える必要のない業務や自動化するイメージが明確に持てる業務からRPA活用を進めていくことがおすすめの方法です。一緒に業務効率化を進めていきましょう！

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