タスク処理術を家庭料理づくりを例に解説してみた
こんにちは！STORES PX(People eXperience)部門 カルチャー本部に所属しています、ぐっちといいます。
今回は全社で取り組んでいるSTORES Advent Calendar 2023 26日目の記事として書いています。
STORES の今年のアドカレは全職種で、かつちょっと早めの11月スタートということで長い期間さまざまな方の記事を読みたのしんでおります。
STORES のミッションである Just for Fun にとても共感しており、私が今全力でこだわりと情熱を注いでいる(笑)「ゴルフ」について語ろうかなと思ったんですが（骨子まで書いた）、今回はタスク処理術について私なりに工夫していることを家庭に料理を作り続けて10年以上の経験(?)をもとに「家庭料理づくり」に例えてお話してみようと思います。（ゴルフネタはいつか書きたい）
自己紹介
中学生と小学生の子供をもつ母です
入社2年目で出産し、そこから10年以上育児をしながら仕事をしています
物理的な時間が相対的に取れなかったので、時間がない中で人から学んだりマネしたり工夫してきた結果、前職では「確動性が高いのが強み」と同僚から言ってもらってました
STORES でもその経験が生かされています
確動性・・・確実に動いて取り組んでいる性質のこと。膨大なタスクがあってもちゃんとやりきれてるときに私はよく言われていたような気がします。
（どうやら前職時代の独自用語だったというのを転職して知りました）
あくまでも自分の場合、なので参考まで。（整理してみたものの、まだまだできていないことが多いです。爆）
料理ができない…という方でも仕事の仕方だったり、タスク処理のイメージがしやすくなる、はず！
家庭料理にたとえる前に基本的なタスク処理の考え方
有名なタスク処理の考え方といえば、緊急と重要でタスクを分類する「時間管理のマトリックス」が有名かと思います。
これを私なりにどう戦うかというのを書いたのがこちら。
重要だけど、緊急ではないタスクに着手できたら上出来、かと思いますが、「何としてもやりきる」のところがなかなか進まなかったりしませんか？
この「何としてもやりきる」をどう戦うといいのか。せっかく頑張って作ったのに「やり直して」と言われたらもっと時間がかかってしまいます。できる限り手戻りなくできるように下図のような形で進められるといいなぁと感じています。
ここから家庭料理でたとえていきます！
前段の内容を交えながら書いていこうと思います。
① 背景・目的・論点などを関係者とすり合わせる
家庭料理でたとえると、今回「何を作るのか」を決めましょう。
カレーなのか、シチューなのか、肉じゃがなのかで調理工程が随分と変わりますよね。
また、作るものを確認しながら、食べる人が誰かで味付けを変えたりすることもありますし、最初に食べる時間によって何時までに作らないといけないのか、着手する時間も変わったりします。
仕事でいうと、最終的なゴール（作るもの）を確認しながら、意思決定者（食べる人）がOK（美味しい）と言ってくれる基準や論点（味つけ）は何か、納期（食べるタイミング）などを確認します。
② Howを考える
② の工程は以下の2つに分けます。
②-1. 進め方を考える
②-2.いつやるかを計画する
②-1. 進め方を考える
家庭料理でたとえると、①で作るものがわかると、どういう手順でやるといいかが見えてきます。
仮にカレーを作るという場合、にんじん、たまねぎ、じゃがいも、カレーのルー、お米、豚肉などの材料やどのようにしてカレーを作るのかの手順が見えてきます。
仕事でいうと、資料を1つ作るとなったときに、資料作成に必要なデータなど（材料）を揃えた上で、資料の骨子を考える→資料を作成する→資料を上長に確認してもらう→資料を修正する、といった手順を洗い出します。
ここでのポイントは2つ。
まずは、手順をこまかく分解するということです。明確にやったかやっていないかの判断ができるくらいまで分解します。判断ができないと、そのタスクがいつまでたっても終わったことにならないからです。
2つ目は、各手順に自分の中で想定する処理時間を見積もるということです。
（どちらも後の手順にも効いてきます）
②-2.いつやるかを計画する
家庭料理でたとえると、どの順番で調理をするか決めていきます。
仮にカレーとサラダを作るという場合、カレーを作ってからサラダを作りますか？それだと余計に時間がかかってしまうので、手順を分解して、一緒にできるタスクをまとめたりすると思います。
カレーとサラダを同時に作る場合、先に米を炊いている間にカレーやサラダが作れますし、材料を切る工程はカレーもサラダも一緒のタイミングでできますし、煮込んでいる間にサラダの盛り付けもしたり、使った包丁やまな板を片付けられると片付けまで含めて時間を短縮することができます。
②-1. で手順をできるだけこまかく分解する、見積もり時間を出すという話をしましたが、分解することですぐにできるタスクが見えるようになること、また、見積もり時間を設定しておくことで、mtgの合間にあるスキマ時間を活用しやすくなります。
また、この計画は長い時間でみて設計すればするほど効果的です。
家庭料理でたとえると、1週間の献立を先に立てておけば、先に材料を切ってしまう、事前に味付けをしておくこともできるかもしれないですし、忙しい日については余裕がある日につくりおきをしておくということもできます。
仕事でいうと、1週間のご自身の予定（プライベートも含めた）を見ながら、この日は飲み会があるから明日朝までにやらないといけないタスクは飲み会に行く前までにやろう、とか考えやすくなります。
また、最初に話をしたタスクの優先順位（緊急と重要のバランス）もみながらパズルのように組み立てられると良いと思います。
いつどうやるか計画を立てるときのポイント
自分でやらなくていいものはどんどん頼る
自分よりも得意な人がいたらどう実行できるといいか相談してみたり、Googleで検索したり、ChatGPTに聞くことで解決することもあります
誰かに確認しないと進まないものは先に投げて確認する
相手の確認を待っている間に自分は違うことをして待つことができます
秒で終わるものはサクッとやっちゃう
タスクとしてためておかない。忘れちゃうので
まとまって時間が必要なタスクはブロックする
朝は比較的連絡もこないので集中できる時間と言われています。まとまって時間を確保すると良いです
③ 関係者に確認し、適宜修正する
家庭料理でたとえると、味見的な要素かなと思います。
自分で美味しいかを判断できるならいいですが、不安であれば味付けを早めに食べてもらう人に確認してもらえると手戻りが減ります。
そのとき、その味付けがイマイチだった場合、薄いなら醤油を足してみる、甘さが足りないなら砂糖を足してみる、といった感じにどんなふうに修正するといいのか確認すると思います。
それと同じように、仕事でも早めに確認してもらい、どこかがずれていたら早めに軌道修正したほうが手戻りが減ります。その際、修正が必要な場合はどんな風に修正するといいのか関係者とすり合わせをしておけると資料の修正スピードも上がると思います。
最後に
いかがでしたか？（イメージつかへんわ！ということだったらごめんなさい！）
最後に私が使っているTipsをシェアします！
利用しているタスク管理ツール
Asana・・・これまで紙の手帳派だったのですが、記入するのも手間になり、デジタルタスクツールに移行しました。繰り返しの予定やタスクの順番を整理できるためとても便利です。（Asanaをおすすめしている理由もいつか書きたい。まわしものではありません）
まずはやってみましょう！
小さいタスクからで大丈夫です。やり切った数を増やしていくと自然と自信につながります。
まずはやってみましょう！そしてご自身なりのタスク処理術をつくっていってくださいね！！
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