Googleドライブでユーザ毎のアクセス可能ファイルを確認する方法
会社でGoogle Workspaceを契約していて、Googleドライブで様々な資料を共有している企業も多いと思います。特に中小中堅企業では、資料共有用にBOXなどのストレージサービスを別途共有するのではなく、Googleドライブで対応している企業が大半だと思います。コストの面でもGoogleドライブはGoogle Workspaceに含まれており、別途料金を支払う必要がないというメリットがあります。今回はGoogleドライブでユーザ毎の参照可能ファイルを確認する方法を記載します。業務委託の方などに個別にフォルダや資料を共有しているけど、どこまで共有しているかわからなくなったなどの課題も多いと思います。そんな時に便利な検索方法を記載します。
Googleドライブで資料を共有するには？
Googleドライブで資料を共有する際には大きく3つのステップがあります。
①Googleドライブで資料を共有するには、対象ファイルやフォルダを選択して、下記のボタンをクリックします。
②どのように範囲に共有するかを決定する。
● 特定の人に共有するのか
● リンクを知っている人全てに共有するのか
③共有権限を付与されている人が何をできるのかを決定する。
● 閲覧のみか
● 閲覧とコメントができるのか
● 編集できるのか
特定の人がアクセスできるファイルを調べる方法
Googleドライブで特定の人がアクセスできるファイルを調べる方法は「sharedwith:」を使います。GoogleドライブはGoogleが作っているだけあり、検索性が非常に良いです。そして検索演算子を使うことで様々なことを検索できます。その中の1つがsharedwith:です。「sharedwith: tanaka@gmail.com」というように使用します。この他にも作成者で検索を行う「creator:」や、ファイルやフォルダのオーナー名で検索する「owner:」というような検索演算子があります。
Googleドライブで利用できる検索演算子
Googleドライブで利用できる検索演算子はGoogleドライブのヘルプページで確認ができます。下記のURLの「Advanced search in Google Drive」というセクションを参照してください。
Googleドライブなどの共有フォルダの利用方法をはじめ、情シスに関するお悩みの相談も承っております。少しでも興味をお持ちいただいた方は下記からお気軽にご連絡ください！
情シスに関わる悩みや課題のヒアリングやソフトウェアの検証等に使用させていただきます。