【仕事】全部書いておく

ビジーかもしれないけど、逆にそれがよい。

全て事細かく書いてあるフレーム

最近異動して一緒になった人たちがいるのですが、会社の人向けにワークショップをしています。このご時世、リモートでワークショップを行っており、参加している人には色々言語化して出してもらうために、MiroやMicrosoft Whiteboardのようなオンラインホワイトボードのツールを使っています。

ワークショップをやるには考えを促すためのフレームが必要ですが、そのフレームは、ただ枠組みが書かれているだけではなく、ワークショップを進めるための流れや書き出す観点やコツ、ガイド的なものなど、ものすごく説明が書き込まれていました。もちろん、多少説明は書くものですし、自分もワークショップをやる立場だったりするのですが、想像以上に書き込まれていて、私自身の初見だと「ビジーだな…これ示された人ってやる気失いそう…」と感じてしまいました。

ビジーなフレームはあえてやっていた

そのビジーなフレームでワークショップが始まり、私はまだ異動したばかりだったので傍観者として観ていました。観ているうちに感じたのは、「あれ？意外とビジーに書き込まれているフレームもいいかも？」と思ったのです。

何故そう思ったかというと、ワークショップを行っている相手はそこまで”ワークショップ慣れ”している人たちではないので、何度もポイントをインプットしていく必要があります。その際、別紙でプレゼン資料で作っていると目が色んなところに飛んで集中できなくなりますし、画面上のアプリやウィンドウの切り替えも必要になります。みんながみんな、マルチでディスプレイを持っているわけでもなく、ノートパソコン一台の小さな画面でやっている人もいます。

自分の机でも手の届く範囲にいつも使う物がある方がよいのと同じで、画面上のマウスのポインタが自分の位置だとしたら、自分が求めているものが手の届く範囲にある方が嬉しいですよね。
同じオンラインホワイトボードのツールの画面の中で少し動かせば説明やポイントが見られるようになっているのは、ワークショップをまわすファシリテーターにとってもワークの時間を効率的にも使えます。

簡素なものも必要かもしれない

ただ、ビジー版のフレームは、そのワークショップに長けた人間がファシリテーターとなり一緒にワークの場にいるときなら効果的なのですが、それを支援する人がいなくなり自分たちで回すようにする場合には、なかなかお腹いっぱいになってしまいます。

私が初見でウウッと拒否感を感じたように、同じように初見でビジー過ぎて自分たちでやろうと思っている人が尻込みしてしまう可能性もあります。やってもらうためにワークショップを回せる人をつけてファシリテーションするにも、人数は限られていますし工数もかかるので、一つひとつ対応していたらリソース不足で社内での展開が制限されてしまいます。本来はみんなが普通にできるようになり、プロなファシリテーターがいなくても自分達で回してもらうのが理想ではあります。

そのためにも、お試し用だったり、簡易版だったりも必要かもしれません。ただ悩ましいのはあまり削りすぎるとそれはそれで説明不足過ぎてワークショップがまわせなくなり、本質を見失います。

どのくらいが良い塩梅なのか？それに日々向き合って、悩んで学んで工夫しての繰り返しです。でもそうしていくしかない、改善を続けるしかないと思います。