請求書に反映する期間を指定して請求書を作成する

前回は、マクロの作成は英文の作成に通じるものがある、という話をしました。

期間を指定して請求書を作るには？

請求書を作成するには、いくつか方法がありますが、請求書のデータに直接打ち込みをして、作成をする方法が一般的な作成方法です。

ただ、これは次のデータを作成するときには、一度データを消して、再度、別の会社の入力をする、そして、また次のデータを作成するには、再度データを消して、次のデータを作成する、この繰り返しです。

ヒューマンエラーとして、消す場所を間違える、消し忘れ、追加データの入力誤り、など様々な問題が考えられます。

これはどうやったら回避できるでしょうか？

もちろん、ベースとなるデータが間違えていたら、元も子もないですが・・・

元データが正しいものとして考えたときには、
・指定したセルの内容を消す
・宛名や請求内容を反映する
・すべての入力が完了したら印刷する
このような動作をさせることができます。

マクロで実行することで、機械的に作業がされるため、セルも宛名はA3、請求書内容はA10～E30に入れる、など具体的に指定するため、ミスが起こりません。

言い換えれば、人間が判断をしないといけない部分を除き、「この場所にこういう操作をしてほしい」という指示が与えられるものであれば、すべて作成が可能ということです。

期間を指定して請求書を作成する

期間を指定して請求書を作成するというのは、どのような場合か？というと、例えば納品タイミングが月に1回ではなく、2回、3回と複数回ある場合で、納品時には「納品書」を渡し、請求については、月末で締めて請求するという流れです。

このような流れの時には、今回は納品書を手書きでしていると想定した場合、それを打ち込むシートがいります。

そのため、Excelとしては、
・納品データシート
・請求書シート
この2つがあれば、できそうではないですか？

納品データには、日々納品する内容を打ち込んでいきます。
・納品日
・納品内容
・単価
・数量
このような内容を打ち込むのが一般的です。

そして、このデータがあれば、月に一回まとめることができます。

納品データの打ち込みは、手入力だとして、納品データを元に、なんとか、請求書データを作る方法を考えます。

その時、通常のExcelだとどのように操作しますか？

基本的な機能だと「納品データ」を「オートフィルタ」という絞り込みや、並べ替えができる機能を使って、絞り込みます。

たとえば、4月の請求をする場合、月の列は「4月」で絞り込み、取引先は「請求書を作成したい会社」を絞ります。

そうすると、4月に請求すべき内容が出てくるので、これを「請求書」シートにコピペして、宛名も入力すれば、あとは、合計金額などはSUM関数などを使って集計させれば完成です。

次の会社を作る際には、同様に、取引先を切り替えて、請求書に貼りつければ完成です。

このように何とか、手作業でももちろんできるのですが、大変ではないでしょうか？

マクロが使えないか？と考える基本はここにあると思っていて、どういうところで使えるか？を考える際に「この面倒な作業をなんとか自動化できないか？」ということを考えることが大切だと考えています。

私自身も非常にめんどくさがり屋で、めんどくさい！なんとか、自動化できないか？こうしたらできるのではないか？ということを繰り返したことによって、少しずつマクロが身につきました。

一度にマクロを身につけようとしても、急には身につきません。

一つずつ「自分がしたいこと」「めんどうなこと」を自動化するところから始めるのが、一番の近道だと考えています。

明日にはより具体的なマクロの話をしていきたいと思います。