「進捗を確認して適切なタイミングでリマインドしたい。」任せてください、こいつでできます【タスク管理表】
こんにちは、「ものづくり王国にっぽん」運営者のトモ（@Japan_MFG_Tomo）です
現在は中国の工場で、ODM製品量産立ち上げ～量産後の対応まですべての工程における技術窓口をやっています。
基本的には中国人と同じように技術窓口、そして日本語の案件の場合は通訳をやる事もあります。
会社の中でチームとして仕事をしていると、きちんと日程通りに仕事を進めてくれる人、予定を全く無視する人、色んなタイプの人がいます。
チームで仕事をすると、同僚のアウトプットが自分のインプット情報になり、それを使って新たなアウトプットをする事になります。
しかし、「人のアウトプット待ち」を自分のタスクに入れると中々面倒くさい。
できればこんな作業、本人かアシスタントか、その人の上司がやってくれればいいのに。
そこで、こんな仕組みを思いつきました。
タスクの一覧表
担当する人が明確
締め切り日が明確
リードタイムとの関係で、取り掛かる日も決まってる
完了したら誰に提出すればいいのか明確
何がきっかけでその作業が必要になったのかが振り返れる
完了したものは一つの場所にアウトプットが保管されている
ガントチャートを作って、客先に綺麗に報告できる
担当者別に確認しやすいフィルタ機能がある
締切日別に、リマインド機能がある
一つのエクセルファイルにすべてを凝縮。タスク管理表の紹介
必要事項さえ記入してあれば、後は誰でも「いつ締め切りか」「何をしたら良いか」「当時の状況ってどんなんだったっけ」が自由に確認できる、そんなタスク管理表をリリースしました。
内容はこれだけ。これだけで、「何をやるのか」「いつまでにやるのか」「いつから取り掛かるべきなのか」を事前に把握することができます。
担当者別の日程表を組めるタスク管理表
担当者別にリマインド表を作成できる機能を付けました。
Aさんにはこのシートを見てもらって、Bさんにはこっちを、、、ってな感じで、各人が自分のリマインド表を見てくれれば、十分に作業内容を確認できます。
タスク表を作り終わったら、担当者の名前を入力してボタンを押すだけ。
これだけで担当者がやるべきタスクが上から順番に並びます。
締め切り順に並ぶので、担当者は上から順番にタスクをこなしてくれればOK。
担当者の代わりに仕事を管理することができます。
締切日が近いと教えてくれるタスク管理表
「締め切りまであと何日ですよー」って、マジで価値を生まないコミュニケーションですよね。
でもそれをしてあげないと忙しすぎて自分の仕事を管理しきれない人もいます。
そしたら誰が代わりに確認してあげますか？
自分？その人の部下？上司？
誰でもいいんですが、極力その人がカレンダーを見ながら「うーん」と頭を悩ませないでできると良いですよね。
例えばGoogleカレンダーにもリマインド機能があるし、できなかったタスクはずーっと表示し続けてくれる機能はあるんですが、スマホの通知って結構簡単に消しちゃって忘れるんですよね。
私は人の誕生日を忘れる大失態をしたので、これだけは声を大にして言えます。
Googleカレンダーに頼りっきりになるとリマインド機能があってもタスクが漏れる。
というわけでこんなのはいかがでしょうか？
ボタンを押すと更新されるので、あとは「これもうすぐ締め切りだよー」って伝えるだけでOK。
これは上司とかアシスタントが使うのにも割と便利なんじゃないかなと思っています。
締め切りが近いタスクがあるとこうやって表示してくれます。
私は毎週月曜日に更新ボタンを押して同僚にメールを送ってます。
動いてくれない人には直接上司に向かって「進捗確認ヨロ～」って言ってます。
大きくタスクが遅れることが無くなったので、今のところ良い感じです。
実際に私が仕事で使っているタスク管理表を、noteで販売します。
紹介してきたタスク管理表を、noteで販売します。
結構便利なので、タスク管理に困っている人はぜひ使ってみてください。
自分のタスクだけを管理するのにも使えるし、私のように他の部門が関わるタスクのリマインドにも使えます。
そのほかにも便利なツールを作成しています。
もし「こんなツールがあったら」という要望があれば、ぜひTwitterのDMやメール、LINEなどで相談してください。
私の協力できる部分で全力で相談に乗らせていただきます。
＜注意事項＞
商品の形式上、返品には対応できかねます。
重大な不具合の場合は修正を基本に対応させていただきます。
また、Microsoft EXCELのマクロ機能を使っています。マクロに対応していないバージョン、または古いバージョンをお使いの方は一部機能が使えない可能性があります。
古いバージョンをご使用の場合で、一部使えない機能がある場合はご相談ください、何か方法を考えます。
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